Quotation: Pengertian, Jenis, Komponen, dan Tips Membuatnya
Isi Artikel
Tak hanya invoice, quotation adalah sebuah dokumen atau surat yang juga berfungsi untuk memastikan bahwa pembeli dapat membayar harga secara akurat.
Bagi kamu yang bekerja di bidang sales seharusnya sudah tidak asing lagi dengan dokumen ini.
Namun jika kamu belum terlalu memahami apa itu quotation, tak perlu khawatir karena di dalam artikel ini, kamu bisa pelajari pengertian hingga tips membuatnya.
Yuk, langsung saja simak pembahasan dari Glints berikut!
Pengertian Quotation
Menurut Sum Up, quotation adalah sebuah dokumen yang diberikan oleh penjual untuk calon pembeli yang berisi penawaran harga untuk barang atau jasa, serta beberapa syarat dan ketentuannya.
Quotation ini dibuat agar calon pembeli tahu harga barang atau jasa sebelum mereka benar-benar memutuskan untuk membelinya.
Secara umum, dapat dikatakan bahwa apabila konsumen menerima quotation ini, artinya mereka telah berkomitmen untuk membeli barang tersebut berdasarkan penawaran yang tercantum.
Quotation juga dikenal dengan sebutan quote, sales quote, atau sales quotation.
Sales quote tidak berfungsi sebagai kontrak yang mengikat secara hukum, melainkan hanya pemberitahuan formal saja mengenai perkiraan harga.
Dilansir dari Clear Tax, sales quote biasanya berlaku hanya untuk periode tertentu saja. Lalu, industri seperti apa yang umumnya menggunakan sales quote?
Sales quote paling banyak digunakan di industri jasa dan manufaktur, serta industri yang banyak melibatkan proses ekspor dan impor.
Jenis-Jenis Quotation
© Freepik.com
Setidaknya ada tiga jenis quotation yang perlu kamu ketahui, sebagaimana dikutip dari Adobe.
Berikut penjelasan singkatnya.
1. Estimate quotation
Jenis quotation ini adalah sebuah dokumen yang hanya berisi perkiraan harga sebagai informasi untuk klien, tanpa berisi ketetapan apapun.
Jadi, seller atau supplier masih bisa mengubahnya sesuai dengan kebutuhan klien atau proyek yang dijalankan.
Jenis yang satu ini memungkinkan adanya fleksibilitas sekaligus tetap memberi tahu klien tentang kisaran harga awal yang ingin kamu tawarkan.
2. Fixed price breakdown
Quotation jenis selanjutnya merupakan kebalikan dari estimate, di mana harga yang tercantum di dalam dokumen merupakan harga tetap yang tidak bisa diubah.
Klien dapat mengetahui harga pasti yang harus mereka bayarkan.
Gunakanlah jenis sales quote yang ini apabila kamu memang sudah memutuskan dengan bulat harga yang harus ditetapkan.
3. Request for quotation
Request for quotation, atau yang biasa disingkat RFQ, merupakan respons yang dibuat oleh penjual dari RFQ calon pembeli.
Penjual akan membantu calon pembeli menemukan provider yang bisa memberikan penawaran terbaik untuk mereka, berdasarkan request yang mereka buat di awal.
Komponen dalam Quotation
Seperti yang dijelaskan sebelumnya, quotation adalah dokumen yang berisi penawaran harga dan bukan sebuah kontrak resmi yang mengikat secara hukum.
Meskipun begitu, informasi di dalamnya harus sangat jelas agar calon pembeli benar-benar mengerti penawaran yang kamu berikan.
Setidaknya quotation yang kamu buat perlu memuat komponen di bawah ini.
1. Harga
Template sales quote yang kamu buat harus memuat informasi harga dari masing-masing produk atau jasa, hingga total keseluruhan pesanan klien.
Jika kamu mau, kamu juga bisa uraikan secara detail tambahan biaya yang ada, seperti pajak pertambahan nilai, biaya tenaga kerja, dan lain-lain.
2. Periode berlakunya quotation
Setiap quote yang kamu kirimkan harus memiliki expired date atau tanggal kedaluwarsa.
Mengapa ini penting? Agar calon konsumen tahu berapa banyak waktu yang mereka miliki untuk mempertimbangkan penawaran dari penjual.
3. Informasi detail perusahaan
Jangan lupa juga untuk masukkan informasi detail perusahaan, mulai dari:
- nama perusahaan
- alamat
- alamat email
- nomor telepon
- business registration number
4. Informasi detail konsumen
Kamu juga perlu menulis informasi konsumen secara detail, di antaranya:
- nama konsumen
- alamat
- alamat email
- nomor telepon
5. Ketentuan pembayaran dan jadwal
Selain informasi harga, quotation adalah dokumen yang juga memuat beberapa ketentuan tertentu.
Nah, apabila kamu memiliki ketentuan pembayaran atau diskon untuk barang yang ditawarkan, uraikan dalam sales quote.
Selain itu, apabila barang ini memerlukan waktu untuk diproses hingga dikirim, kamu juga bisa jelaskan informasi timeline-nya sehingga klien bisa mempunyai perkiraan.
Perbedaan Quotation dengan Invoice
Sales quote dan invoice sangat membantu untuk memastikan bahwa pembeli dapat melakukan pembayaran dengan benar dan tepat waktu. Apa perbedaan di antara keduanya?
Menurut Tipalti, perbedaan utama keduanya terletak pada waktu dan informasi di dalamnya.
Kamu perlu tahu kapan harus memberi quotation dan kapan kamu harus menggunakan invoice.
Sales quote diberikan kepada pembeli sebelum pengiriman barang, jasa, atau sebelum project dimulai. Sementara, invoice diterbitkan setelah semua barang atau jasa dikirimkan dan ketika project sudah selesai.
Oleh karena itu, informasi di dalamnya juga pasti ada perbedaan. Quote dapat memuat estimasi penawaran harga dan jadwal, sedangkan invoice berisi tagihan yang sudah pasti harus dibayar oleh klien.
Dari sini, dapat terlihat bahwa fungsi keduanya juga berbeda. Sales quote berfungsi sebagai informasi penawaran, sedangkan invoice berfungsi untuk mendokumentasikan sebuah transaksi.
Tips Penting Membuat Quotation
Sales quote yang kamu kirim belum tentu otomatis diterima oleh calon buyer.
Oleh karena itu, sangat penting untuk bisa membuat quote yang personalized agar sesuai dengan kebutuhan mereka.
Berikut tips membuat sales quote yang lebih optimal.
1. Tambahkan opsi pembelian
Sering kali, konsumen merasa bimbang mengenai jumlah barang atau jasa yang harus mereka pilih.
Untuk kasus seperti ini, kamu bisa kirimkan beberapa opsi atau paket pembelian agar quotation yang dikirim bisa lebih interaktif.
Opsi ini sangat berguna untuk mencegah konsumenmu agar tidak langsung menghubungi kompetitor untuk mencari pertimbangan lain.
2. Gunakan software CRM
Tips mengoptimalkan quotation selanjutnya adalah dengan memanfaatkan software customer relationship management.
Yuk, hemat lebih banyak waktu dengan menggunakan software CRM yang memungkinkanmu untuk membuat sejumlah sales quote dalam waktu yang bersamaan.
Selain untuk efisiensi waktu, cara ini juga bisa meningkatkan customer satisfaction karena pelayananmu akhirnya bisa lebih cepat dibandingkan dengan membuat quote secara manual.
3. Kirim quotation dalam 24 jam
Biasanya, konsumen tidak hanya menunggu dari 1 supplier, tetapi juga ingin membandingkan penawaran dari supplier lain.
Apabila telat mengirim sales quote, kamu bisa kehilangan kesempatan untuk membuat kesepakatan pembelian dengan calon konsumen.
4. Bertanya pada konsumen
Apabila mereka menolak penawaranmu, kamu bisa coba tanyakan apa alasan mereka menolaknya.
Dengan begitu, kamu bisa belajar dari kekurangan tersebut agar penawaran selanjutnya bisa lebih baik dan sesuai dengan kebutuhan konsumenmu.
Demikian penjelasan tentang quotation. Pada dasarnya, quotation adalah surat penawaran yang tidak hanya informatif tetapi juga harus persuasif agar calon pembeli mau menerima tawaran tersebut.
Apabila kamu ingin belajar lebih banyak tentang dunia sales, Glints punya banyak artikel bermanfaat lainnya untukmu!
Yuk, belajar lebih banyak tentang strategi penjualan, invoicing, strategi penetapan harga, dan topik terkait sales lainnya yang bisa membantumu menguasai bidang ini lebih dalam.
Baca kumpulan artikelnya lewat link ini, ya!
