Invoice: Apa Itu, Fungsi, Contoh, dan Cara Membuat

Bagi para freelancer atau yang bekerja di finansial atau purchasing, mungkin kamu tidak asing dengan apa itu invoice. Sebab, invoice adalah salah satu hal penting yang harus diperhatikan agar upahmu berjalan dengan lancar.

Umumnya, freelancer membutuhkan invoice supaya perusahaan yang telah menggunakan jasanya dapat membayar  dengan tepat waktu dan sesuai dengan harga yang disepakati.

Pada dasarnya, invoice memang memiliki fungsi yang sama seperti nota. Namun, kedua hal tersebut saling berbeda satu sama lain.

Di zaman sekarang, invoice terdengar lebih modern jika dibandingkan dengan nota. Biasanya, badan usaha konvensional masih memilih nota sebagai bukti pembayaran.

Lantas sebenarnya apa itu invoice? Jangan khawatir, dalam hal ini berikut Glints akan menjelaskannya kepadamu.

Apa Itu Invoice?

Umumnya, invoice adalah bukti pembelian kepada pelanggan yang telah membeli barang atau jasa kita. Dengan demikian, pelanggan tersebut akan membayar jumlah harga sesuai yang tertera di dalam invoice.

Dilansir dari Investopedia, invoice adalah dokumen komersial yang berisi catatan data-data transaksi secara terperinci antara penjual dan pembeli.

Jenis-jenis invoice ada berbagai macam, seperti tanda terima, tagihan penjualan, catatan debit, ataupun sales invoice.

Biasanya, di dalam invoice juga tertera tenggat waktu atau deadline yang harus dibayarkan serta metode pembayaran yang harus digunakan.

Invoice pada umumnya ditulis di atas kertas dan sering kali dibuat beberapa salinan sehingga penjual dan pembeli memiliki catatan masing-masing.

Namun, tak jarang juga invoice berupa elektronik atau digital sehingga hanya perlu dikirim melalui email sebagai bentuk transaksi.

Dengan bentuk elektronik, hal tersebut akan memudahkan perusahaan dalam pencarian invoice.

Hal-Hal yang Harus Dicantumkan di Dalam Invoice

Nah, setelah memahami apa itu invoice, sekarang kita akan coba memahami hal-hal apa saja yang harus dicantumkan di dalam invoice.

Seperti yang sudah dijelaskan di atas, invoice hampir mirip seperti nota. Oleh karena itu, ada beberapa catatan yang harus dicantumkan supaya pembelian tersebut sah.

Selain itu, catatan-catatan ini penting agar invoice mudah dimengerti oleh penjual dan pembeli.

Berikut ada beberapa bagian yang harus ada di dalam invoice:

1. Tanggal pembuatan

Sudah jelas, hal ini jangan sampai lupa untuk dicantumkan di dalam invoice.

Dilansir dari The Balance SMB, apabila kamu mempunyai persyaratan untuk batas waktu pembayaran, tulis juga di dalam invoice. Dengan begitu, orang yang menerima invoice mengetahui deadline pembayaran.

2. Nama dan alamat

Selain tanggal, masukkan juga nama dan alamat orang yang menerima invoice.

Sebagai contoh, seorang freelancer yang hendak mengirimkan invoice kepada perusahaan harus mencantumkan nama perusahaan serta alamatnya. Hal ini ditujukan supaya invoice-nya jelas mengarah ke mana.

Namun, apabila menggunakan invoice elektronik, kamu hanya membutuhkan alamat email dari perusahaan yang bersangkutan.

3. Nomor invoice

Nomor invoice penting untuk dicantumkan supaya mudah dicari oleh perusahaan. Dilansir dari Invoicely, biasanya nomor invoice dimulai dari angka 1 atau 001 dan seterusnya.

Apabila khawatir terlalu panjang, kamu bisa mengombinasikan nomor invoice dengan tanggal pembuatannya. Sebagai contoh, 2020-06-24-002.

Jangan pernah mencantumkan nomor invoice hanya berupa tanggal karena itu akan membingungkan pihak yang menerima.

4. Deskripsi produk atau jasa yang dipakai

Penting untuk menuliskan deskripsi produk atau jasa yang sudah dipakai supaya lebih memahami rincian yang ada dari transaksi pembelian.

Tuliskan apa saja jasa yang telah digunakan oleh perusahaan, seperti penulisan artikel, pembuatan desain logo, dan sebagainya.

5. Terms of payment

Jangan lupa untuk mencantumkan terms of payment atau syarat pembayaran untuk menetapkan jatuh tempo pembayaran, misalnya dalam waktu 30 hari.

Bagaimana Cara Menindaklanjuti Invoice?

Setelah kamu mengirimkan invoice ke klien atau perusahaan yang telah memakai jasamu, pasti kamu merasa sangat senang karena akan menerima bayaran.

Sayangnya, hal tersebut biasanya tidak berlangsung dalam waktu cepat. Klien atau perusahaan yang bersangkutan sering kali telat atau bahkan lupa dalam membayar .

Hal ini tentu membuatmu merasa sangat rugi dan bahkan berpotensi mengganggu jalannya bisnismu.

Namun, terkadang justru kamu merasa sungkan untuk menghubungi klien terkait invoice yang sudah kamu kirim sebelumnya.

Untuk menanggapi hal tersebut, berikut ada beberapa cara untuk menindaklanjuti invoice yang sudah kamu kirim ke klien:

1. Jangan menunggu terlalu lama

Hal pertama yang harus kamu perhatikan setelah mengirimkan invoice adalah jangan sampai invoice-mu dibiarkan dalam waktu yang lama.

Di sisi lain, jangan sampai kamu terlalu cepat dalam menindaklanjuti invoice karena bisa saja dianggap tidak profesional.

Oleh karena itu, tindak lanjuti segera setelah invoice yang kamu ajukan belum dibayar juga setelah melebihi batas deadline pembayaran.

Namun ingat, jangan sampai kamu menagihnya dengan penuh emosi. Tetap bersikap bijak dan sopan dalam menindaklanjuti invoice tersebut.

2. Tetap bersikap profesional

Meskipun klien telat dalam waktu yang sangat lama dalam memberikan bayaran terhadapmu, hal yang harus ditekankan adalah sikap profesionalmu sebagai seorang freelancer.

Jangan sampai mengeluarkan amarah kepada klien karena bisa saja proyek setelahnya klien tidak akan memanggilmu lagi.

3. Hubungi klien jika email tidak dibalas

Apabila emailmu dalam menindaklanjuti invoice tidak dibalas dalam waktu satu atau dua minggu, kamu bisa menghubungi klien langsung.

Mungkin saja, email yang kamu kirimkan tidak terbaca oleh klien karena banyaknya email yang masuk.

Oleh karena itu, penting untuk mengetahui nomor handphone klien yang bisa dihubungi untuk melakukan follow up invoice.

Itu dia penjelasan singkat mengenai invoice yang perlu kamu tahu. Kalau kamu masih bingung harus seperti apa membuat invoice, Glints juga punya beberapa contoh template invoice yang bisa kamu download secara gratis.

Dengan begitu, kamu jadi bisa lebih mudah juga membuatnya tanpa bingung.

Yuk, baca artikel dan download template-nya di sini!