5 Tips Menulis Email Follow Up ke Klien yang Profesional dan Contoh
Isi Artikel
Buatmu yang bekerja di bidang sales, penting mengetahui bagaimana cara profesional menulis email follow up ke klien.
Apalagi jika kamu sudah mengirimkan proposal, quotation, atau bahkan invoice kepada klien, tapi mereka tak kunjung memberikan kabar.
Pastinya hal itu bisa menimbulkan keresahan karena bisa kehilangan klien potensial atau bahkan project kerja sama akan batal.
Nah, supaya bisa menghindari hal tersebut, kamu harus tahu cara efektif mengirimkan email follow up ke klien agar mereka segera membalas pesanmu.
Yuk, cari tahu tipsnya di bawah ini!
Alasan Penting Mengirim Email Follow Up ke Klien
Menurut Flowrite email follow up ke klien dapat bertindak sebagai pengingat yang menghubungkan kembali antara bisnis dengan pelanggan atau calon pelanggan.
Ada beberapa kondisi yang membuatmu perlu mengirimkan email follow up ke klien, misalnya:
- Menunggu respon setelah mengirim proposal.
- Masih belum ada kabar lagi dari klien setelah mengirim quotation.
- Mengingatkan klien untuk segera melakukan pembayaran.
- Meminta feedback setelah meeting.
Saat klien tak kunjung memberikan balasan, kemungkinan mereka sangat sibuk dan belum bisa membaca semua email yang ada di kotak masuk.
Nah, email follow up sangat berguna karena akan menjadi pengingat pada klien. Namun, pastikan isi email tidak boleh terlalu memaksa, ya.
Kapan harus mengirim email follow up?
Terdapat dua jenis email follow up yaitu yang dibatasi oleh waktu dan yang tidak. Kamu bisa mengirim email follow up berdasarkan situasi yang sedang dihadapi.
Email follow up yang dibatasi oleh waktu
Misalnya, kamu telah mengirimkan proposal dan membutuhkan data dari klien, tapi ia tak kunjung memberikan respons.
Pastinya kamu tidak bisa membuat kemajuan dalam project karena harus menunggu kabar darinya.
Berarti kamu bisa mengirim email follow up yang dibatasi dengan waktu karena project kerja sama tersebut tak akan bisa terlaksana jika klien belum merespon.
Apalagi jika project tersebut bersifat mendesak, tentu tidak masalah jika kamu segera mengirimkan email follow up ke klien.
Email follow up yang tidak dibatasi waktu
Nah, apabila urusan dengan klien bersifat tidak mendesak, kamu juga tidak perlu terburu-buru mengirimkan email follow up.
Sebaiknya tunggu dua hingga tiga hari sebelum mengirimkan email follow up.
Tips Menulis Email Follow Up ke Klien
Supaya lebih profesional dan sopan, cek dulu tips menulis email follow up ke klien berikut ini:
1. Tulis pesan dengan spesifik
Hal utama yang harus diperhatikan saat mengirim email untuk follow up klien adalah menulis pesan dengan spesifik.
Menurut Wordstream, penting untuk membantu klien mengingat bahwa masih ada hal yang belum diresponnya.
Karena itu, jelaskan apa feedback yang kamu butuhkan. Apakah meminta klien untuk segera membayar invoice, memberikan respons proposal, atau hal lainnya.
2. Pastikan pesan tetap singkat
Isi email yang terlalu panjang akan membuat klien tidak nyaman membacanya.
Ingatlah, bahwa mereka memiliki kesibukan sehingga pasti akan capek jika membaca pesan yang terlalu panjang.
Maka, sebaiknya tulis pesan dengan singkat yang langsung menjelaskan keperluanmu dan respons yang diharapkan.
3. Perhatikan waktu saat mengirim email
Kirimkan email follow up di hari dan jam kerja. Sebaiknya hindari mengirimkan pesan setelah jam kerja atau di saat weekend karena kurang sopan.
Apabila berada dalam situasi yang mendesak, kamu bisa mengirimkan email follow up secepatnya. Namun, pastikan tetap di jam kerja, ya.
4. Tetap personal
Menulis email follow up memang harus menggunakan bahasa yang profesional. Akan tetapi, tak ada salahnya kamu menggunakan tone yang personal agar isi pesan tidak terlalu kaku.
Personalisasi isi pesanmu dan sesuaikan dengan tujuan dan persona dari klien. Dengan begitu, tentunya koneksi bisa terjalin lebih kuat.
5. Gunakan subject email yang menarik
Melansir HubSpot, subject email juga sangat penting disiapkan. Pasalnya, subject adalah hal pertama yang akan dibaca oleh klien.
Beberapa contoh subject email yang bisa kamu gunakan antara lain:
- Apakah Anda membutuhkan informasi lebih lanjut?
- Apa ada kendala dalam proses pembayaran?
- Follow up kerja sama (nama brand) x (nama brand)
- Any updates for us?
- Discussing your future goals today
- How can we improve your business?
Contoh Email Follow Up Klien
Coba cek dulu contoh isi pesan email untuk follow up klien berikut ini:
1. Bahasa Indonesia
——————
Nah, yuk pakai template yang sudah Glints siapkan di bawah ini:
Hai (nama klien),
Semoga saat ini Anda dalam keadaan sehat.
Setelah mengirim (jenis dokumen) pada (tanggal mengirim) lalu, saya masih belum mendengar respon dari (nama klien). Karena itu, saya ingin melakukan follow up dan mengetahui apakah Anda mengalami kendala.
Saya kembali mencantumkan (jenis dokumen) yang sudah saya kirim agar memudahkan (nama klien) untuk meninjaunya.
Apabila masih ada kebingungan, (nama klien) bisa segera menghubungi saya untuk menjadwalkan pertemuan lagi.
Besar harapan saya untuk berdiskusi lebih jauh dengan Anda.
Terima kasih,
(namamu)
——————
2. Bahasa Inggris
——————
Edit sesuai kebutuhanmu dengan template yang sudah Glints siapkan di bawah ini!
Dear (client’s name),
I am contacting you about the invoice (invoice number) I sent to you on (date). The invoice is currently overdue for payment.
Please can you advise me when we can expect to receive payment? If you are experiencing problems with paying this invoice, please get in touch with me immediately.
I await your reply.
Sincerely,
(Your name)
——————
Demikianlah informasi mengenai tips menulis email follow up ke klien dan contohnya yang bisa kamu jadikan referensi.
Glints memiliki beragam info lain soal cara menghadapi klien seperti:
- Baca 6 Tips Ini, Dijamin Sukses Meeting dengan Klien!
- Memahami Apa Itu Pitching Klien dan 11 Tips Melakukannya
- Lakukan 5 Tips Berikut Ini untuk Menjaga Hubungan Baik dengan Klien
- 8 Cara Profesional Minta Maaf ke Konsumen dan Klien
- 6 Cara Menghadapi Klien Baru agar Mereka Nyaman Denganmu
Tak hanya itu, masih ada banyak artikel menarik lainnya yang membahas serba-serbi bidang sales yang bisa kamu baca di Glints Blog.
Yuk, klik tombol di bawah ini untuk mencari artikel yang kamu butuhkan!
