8 Cara Profesional Minta Maaf ke Konsumen dan Klien
Isi Artikel
Sebagai manusia, melakukan kesalahan adalah hal yang wajar, terlebih ke konsumen dan klien. Tentu, ketika terjadi, kamu harus minta maaf ke konsumen.
Namun, kamu tidak bisa meminta maaf dengan sembarangan. Sebab, jika salah, ada risiko kamu akan kehilangan konsumen atau klien tersebut.
Namun jangan khawatir, ada beberapa cara meminta maaf dengan benar yang bisa memastikan hubunganmu dengan konsumen atau klien tetap baik.
Berikut Glints berikan beberapa cara meminta maaf yang bisa kamu lakukan di artikel ini. Yuk, simak!
Cara Minta Maaf ke Konsumen atau Klien
1. Jangan menyalahkan rekan kerja
Melansir The Muse, saat minta maaf ke konsumen atau klien, hindari untuk menyalahkan rekan kerjamu.
Mungkin kamu menganggap bahwa hal itu bisa menjaga hubungan baik dengan klien atau konsumen. Namun ternyata, malah berakibat sebaliknya.
Justru, konsumen atau klien akan beranggapan bahwa ada hal yang salah dari timmu dan membuat mereka kehilangan kepercayaan pada perusahaan.
Sehingga, akan lebih baik bagimu untuk menunjukkan ke konsumen atau klien bahwa kamu mampu bekerja sama dengan tim dalam menyelesaikan masalah mereka.
Dengan begitu, kamu dapat menjaga hubungan baik dengan klien juga rekan kerja.
2. Segera akui kesalahan yang dibuat
Cara terbaik selanjutnya untuk minta maaf ke konsumen atau klien adalah dengan mengakui kesalahan yang telah dibuat.
Sehingga, menurut Help Scout ada baiknya bagimu untuk mendengarkan keluhan dan rasa frustrasi konsumen serta menunjukkan empati.
Tidak hanya itu, ketika meminta maaf juga kamu perlu mengucapkannya secara eksplisit dan melakukannya dengan sungguh-sungguh.
Setelah itu, kamu bisa melanjutkannya dengan alasan dari permintaan maaf tersebut. Contohnya seperti ini:
- “Saya meminta maaf atas ketidaknyamanannya.”
- “Kami mohon maaf untuk kendala yang Anda alami.”
3. Berikan penjelasan tentang apa yang terjadi
Setelah mengucapkan atau menuliskan permintaan maaf, kamu juga harus memberikan penjelasan tentang apa yang terjadi ke konsumen dan klien.
Menurut Nicereply, terkadang konsumen hanya ingin tahu apa yang terjadi. Sehingga, ada baiknya kamu menjelaskannya ke mereka.
Hal ini juga merupakan salah satu bentuk transparansimu ke konsumen atau klien.
Meski begitu, jangan sampai kamu memberikan penjelasan hanya untuk melempar alasan saja tanpa ingin bertanggung jawab, ya.
4. Berikan solusi
Salah satu cara terbaik untuk minta maaf ke konsumen atau klien adalah dengan memberikan solusi terhadap masalah yang dialami.
Meski begitu, jangan melakukannya secara terburu-buru. Luangkan waktu untuk memikirkan bagaimana kamu bisa memberikan solusi terbaik bagi konsumen atau klien.
Karena jika kamu terburu-buru, hal tersebut berisiko membuat solusi yang ditawarkan tidak matang.
Justru hal tersebut membuat masalah semakin rumit.
Selain itu, terburu-buru juga membuatmu berisiko memberikan janji yang sulit ditepati ke konsumen atau klien.
5. Bicarakan secara langsung
Memang, mengirimkan email merupakan cara yang lebih mudah untuk minta maaf ke konsumen atau klien.
Namun, jika lewat email terkadang tidak dapat menyampaikan empati yang kamu rasakan.
Selain itu, dengan meminta maaf secara langsung dan membicarakannya juga merupakan tanda bahwa kamu menghargai konsumen atau klien.
Apabila kamu tidak bisa langsung bertemu dengan mereka, kamu bisa mengirimkan email atau meninggalkan voicemail.
6. Jika tidak bisa secara langsung, hubungi lewat email
© Pexels.com
Apabila meminta maaf secara langsung tidak bisa dilakukan karena beberapa hal seperti deadline pekerjaan, maka tidak ada salahnya untuk meminta maaf melalui email.
Dalam email, jelaskan secara jujur apa yang terjadi dan sampaikan permintaan maaf dengan sungguh-sungguh.
Hal ini merupakan bentuk dari tanggung jawabmu terhadap konsumen atau klien.
Meski begitu, kamu tetap perlu berbicara secara langsung ke klien atau konsumen ketika sudah ada waktu dan dapat membuat janji dengan mereka.
7. Berikan follow-up
Setelah meminta maaf, lakukan follow up dengan memberitahu konsumen bagaimana kamu mengerjakan solusi atas masalahnya.
Tidak hanya itu, di sini juga kamu meyakinkan konsumen atau klien bahwa mereka adalah prioritasmu.
Berikan kesempatan bagi mereka untuk memberi masukan atau pertanyaan dan ucapkan terima kasih karena telah bersabar.
Kamu juga bisa melakukan follow up dengan anggota tim untuk mencegah hal serupa terjadi di kemudian hari.
8. Pastikan untuk tidak mengulanginya
© Pexels.com
Menurut Indeed, ketika masalah sudah terselesaikan, berjanji dan pastikan bahwa hal tersebut tidak akan terjadi lagi.
Hal ini menunjukkan ketulusanmu kepada mereka dan juga menunjukkan bahwa kamu berkomitmen untuk menjaga hubungan profesional tetap terjalin dengan baik.
Nah, itu adalah beberapa cara meminta maaf ke klien atau konsumen yang bisa kamu contoh.
Intinya, berikan permintaan maaf dengan tulus dan pastikan bahwa kamu tidak akan mengulanginya lagi.
Dengan begitu, hubunganmu dengan konsumen bisa tetap baik.
Selain cara meminta maaf, masih ada informasi lain terkait menghadapi klien atau konsumen yang perlu kamu ketahui.
Kamu bisa temukan dan membaca ragam artikel yang sudah Glints siapkan dengan klik di sini.
