×

Etika Dalam Mengirim Email Bisnis

February 13, 2019 | No Comments

Menulis email bisnis dengan baik dan benar adalah hal wajib yang perlu diperhatikan. Dengan memperhatikan setiap email yang dikirim, secara tidak langsung, kita mengetahui, bagaimana kita atau lawan bicara kita berkomunikasi. Meski demikian, tak sedikit orang yang paham bagaimana mengirimkan email yang baik dan benar.

Email menjadi pilihan utama pelaku bisnis untuk mempermudah tugasnya. Melalui email, mereka tak hanya berhasil memotong jarak dan waktu, tapi juga uang. Menurut Business Insider, hampir setengah karyawan di Amerika Serikat menerima atau mengirim email bisnis per hari.

Namun demikian, seperti yang sudah dijelaskan di atas, konsultan karier terkenal, Barbara Pachter, mengatakan bahwa banyak karyawan yang masih belum tahu cara mengirim email dengan baik dan benar. Menurut Pachter, hal tersebut memiliki dampak besar, di antaranya sampai merusak interaksi antarperusahaan.

Yuk, simak beberapa tips terkait etika dalam mengirimkan email bisnis. Berikut di antaranya:

Baca juga: Sudahkah Kamu Menguasai 6 Strategi Negosiasi Sales ini?

Memperhatikan Subyek Pengiriman

Hal pertama yang akan dilihat orang dari email yang akan kamu kirim adalah subjek yang ditulis. Karena hal pertama dari email yang bakal dilihat adalah subyek, maka penerima akan selalu memperhatikan tujuan maupun topik dari email yang ditulis.

Menurut Pachter, jangan menulis subyek dengan kata atau kalimat yang tidak relevan. Tulis subyek dengan kata atau kalimat yang sesuai dengan tujuan kamu. Apabila kamu mengirimkan email bisnis, buat subyek dengan memasukkan tujuan serta gunakan kata atau kalimat yang dipahami oleh penerima.

Gunakan Alamat Email yang Resmi

Jika kamu ingin mengirimkan email bisnis, gunakan alamat email yang menunjukkan bahwa kamu benar-benar pelaku bisnis. Hindari semua hal yang berakhir pada persepsi penerima di mana kamu hanya akan mengirimkan email bisnis yang berisi tipuan atau bualan.

Salah satu cara untuk meyakinkan penerima adalah menggunakan alamat email perusahaan, misalnya anitarahma@pujicatering.com. Selain bakal terlihat sopan dan meyakinkan, hal ini akan membuat penerima berpikir bahwa perusahaan kamu memang layak dijadikan partner untuk melakukan bisnis.

Buka Email dengan Pembukaan yang Layak

Menurut Inc.com, keyakinan orang untuk melakukan komunikasi via email bisa dimulai dengan kalimat pembuka. Dengan kalimat pembuka yang meyakinkan, mereka secara tidak langsung akan terstimulus untuk memberikan kepercayaan. Contoh tersebut bisa dipraktikkan dalam upaya untuk mengirimkan email bisnis.

Contoh pembuka email bisnis yang tidak disarankan adalah “Hai” atau “Halo”. Menurut Inc.com, menggunakan kata tersebut hanya akan menyiratkan bahwa kamu kurang profesional. Cobalah untuk mengirimkan email dengan frasa seperti “Selamat Pagi”, “Selamat Siang”, atau “Selamat Malam”.

Pakai Kalimat Pengantar

Pada praktiknya, memperkenalkan diri dan bercerita mengenai latar belakang pengiriman adalah hal utama sebelum mengirimkan email bisnis. Contohnya misal, “Nona Aurelie yang terhormat: Nama saya Sasha Baron, Head of Marketing dari Tulip Corporation, ingin mengajak kamu untuk menjajaki kemungkinan bisnis di bidang …”.

Pola ini telah dipraktikkan oleh pelaku bisnis di negara-negara maju seperti Amerika Serikat dan China. Tanpa melupakan budaya negara-negara maju yang tak berbicara ngalor-ngidul, membuka email bisnis dengan cara di atas bisa digunakan. Dengan cara ini pula, relasi kamu jadi tahu dengan siapa yang mengajak mereka berbicara.

Ketahui Budaya Tiap Perusahaan

Cobalah untuk mencari tahu cara mengirimkan email bisnis ke orang-orang dari kultur perusahaan berbeda. Misalnya, perusahaan asal Jepang dan Amerika Serikat. Perusahaan asal Jepang cenderung hanya menerima email yang sopan dan tepat, sementara perusahaan dari Amerika Serikat hanya akan membalas email yang tegas dan tidak basa-basi.

Mengetahui kultur menjadi penting karena beberapa perusahaan menggunakan mesin yang yang secara tidak langsung akan memblokir email yang dianggap tak sesuai budaya. Kamu tentu tak ingin email bisnis yang kamu kirimkan tak dibaca lantaran ditandai sebagai sampah atau gagal terkirim karena tidak lolos filtrasi perusahaan.

Perhatikan Tanda Baca

Selain memperhatikan kata demi kata dan kalimat dan kalimat, kamu juga harus memperhatikan penggunaan tanda baca. Ingat selalu bahwa makna dari kalimat dalam email bisnis yang kamu tulis akan menjadi berbeda akibat ketidaktelitian atau bahkan salah ketika memilih dan menempatkan tanda baca.

Selain itu, kurangi penggunaan tanda seru dalam penulisan email bisnis. Akhiri setiap kalimat dengan tanda baca ‘titik’ dan jangan lupa gunakan ‘tanda koma’ atau kata hubung untuk menyambungkan setiap kalimat. Dengan memperhatikan tanda baca, penerima akan lebih mudah memahami maksud dari email yang kamu buat.

Kurangi Penggunaan Kata yang Tidak Umum

Seringkali kesalahpahaman dalam berkomunikasi via email terjadi karena perbedaan budaya adalah penyebabnya. Salah satunya adalah pemilihan kata. Patut diingat bahwa kamu perlu memilih kata-kata umum yang sering dibaca atau dipahami oleh setiap orang.

Sebelum mengirimkan email bisnis, cari referensi mengenai tata cara penulisan email yang baik dan benar. Jangan pernah lupa untuk menggunakan bahasa formal agar tak ada kesalah pahaman. Terakhir, koreksi setiap kalimat agar maknanya sesuai dengan apa yang kamu harapkan.

Tutup Email dengan Penutup

Dalam setiap pengiriman email bisnis, penting bagi kamu untuk memperhatikan penutup. Entah itu yang hanya berupa informasi kontak atau hingga yang ditutup dengan paragraf penutup. Menggunakan penutup memperlihatkan bahwa kamu serius dengan orang yang kamu ajak bicara.

Biasanya, email bisnis ditutup dengan “Terima kasih”, “Saya menunggu tanggapan Anda”, dan “Tolong beri tahu saya jika Anda membutuhkan atau memiliki pertanyaan lebih lanjut”. Di luar itu, kamu bisa menggunakan“Salam”, “Hormat” atau frasa lain yang sesuai kaidah.

Baca juga: Yuk, Latih Kemampuan Negosiasi Bisnismu dengan Cara Ini!

Di atas adalah beberapa tips yang bisa kamu terapkan sebelum mengirimkan email bisnis. Kamubisa mencari tips-tips lain di dunia kerja di Glints! Yuk, sign up dan simak beberapa tips lain yang tentunya bakal mendukung karir kamu di dunia kerja.

YOU MAY ALSO LIKE

Scroll Up