15 Etika dalam Mengirim Email Bisnis agar Terlihat Profesional

Diperbarui 24 Jul 2023 - Dibaca 8 mnt

Isi Artikel

    Sebelum mengirim email bisnis, kamu harus tahu etika apa saja yang harus diperhatikan supaya orang yang menerima dapat membacanya dengan nyaman.

    Email menjadi salah satu alat komunikasi tertulis yang sering dipakai dalam bisnis.

    Sering kali, kita menggunakannya untuk mengirimkan surat undangan atau hanya sekadar memberitahukan informasi terkini seputar perusahaan.

    Meski sudah banyak yang menggunakan email untuk bisnis, tetapi masih saja ada yang belum memahami etika dalam mengirimnya.

    Nah, supaya terlihat profesional, kamu harus menyimak etika dalam mengirim email bisnis dari Glints dalam artikel ini.

    Yuk, simak pembahasannya di bawah ini!

    1. Memperhatikan subjek email

    Mengutip Indeed, subjek adalah bagian terpenting dalam sebuah email. Pasalnya, subjek jadi salah satu hal yang pertama kali dilihat oleh penerima.

    Pada dasarnya, subjek berisi tentang tujuan atau pokok pembahasan yang ingin kamu sampaikan dalam email.

    Pastikan subjek yang kamu tulis mempunyai tingkat relevansi yang tinggi dengan isi email.

    Jangan sampai, kolom subjek dibiarkan kosong begitu saja. Itu akan membuatmu terlihat tidak profesional.

    Usahakan menggunakan kata atau diksi yang mudah dipahami oleh orang saat menuliskan subjek email.

    Menurut Business Insider, sebaiknya tulis subjek email dalam enam sampai delapan kata.

    Sebagai contoh, kamu bisa menggunakan subjek email seperti ini;

    • “Undangan rapat editorial mingguan”
    • Reminder: Follow-up on client needed

    2. Gunakan alamat email yang profesional

    Etika selanjutnya yang harus diperhatikan saat mengirim email bisnis adalah alamat email yang digunakan.

    Pastikan, kamu memakai alamat email yang profesional. Jangan gunakan alamat email yang namanya tidak ada sangkut-pautnya sama sekali dengan bisnismu.

    Dipetik dari Inc, apabila kamu bekerja pada suatu perusahaan, sebaiknya gunakan alamat email perusahaan.

    Selain terlihat profesional, menggunakan alamat email perusahaan juga akan meningkatkan tingkat kepercayaan dari penerima.

    Jika kamu tidak bekerja dalam suatu perusahaan, sebaiknya gunakan alamat pribadi yang sesuai dengan nama aslimu agar terlihat profesional.

    Jangan sampai menambahkan unsur-unsur yang aneh dan tidak terlihat profesional, seperti [email protected] atau nama-nama aneh lainnya.

    Kamu bisa menggunakan email profesional seperti;

    3. Pakai font standar

    Supaya mudah dibaca oleh penerima, sebaiknya kamu menggunakan font yang sering dipakai untuk menuliskan email.

    Jangan sampai kamu berinisiatif untuk menggunakan font yang bagus, tetapi susah dibaca oleh orang lain. Alhasil, si penerima pun tidak dapat mencerna maksud yang kamu sampaikan.

    Font-font standar yang sering dipakai dalam email dan mudah dibacanya adalah Arial, Calibri, atau Times New Roman.

    4. Gunakan salam profesional

    Hal yang harus diperhatikan dengan saksama saat mengirimkan email bisnis adalah kalimat pembukanya.

    Etika yang baik saat mengirim bisnis adalah menggunakan sapaan atau salam yang terdengar profesional di awal paragraf.

    Nah, mengutip Inc, jangan sampai kamu gunakan salam yang sering dipakai dalam sehari-hari seperti “Hi” atau “Yo”.

    Sebaiknya, gunakan kata salam yang terlihat profesional seperti;

    • Dear Mr. atau Mrs.”
    • Hello Mr. atau Mrs.”
    • “Selamat pagi, Pak/Bu”

    5. Pakai kalimat pengantar

    Pada praktiknya, memperkenalkan diri dan bercerita mengenai latar belakang pengiriman adalah hal utama sebelum mengirimkan email bisnis.

    Pola ini telah dipraktikkan oleh pelaku bisnis di negara-negara maju seperti Amerika Serikat dan China.

    Tanpa melupakan budaya negara-negara maju yang tak berbicara basa-basi, membuka email bisnis dengan cara di atas bisa digunakan.

    Dengan cara ini pula, relasi kamu jadi tahu dengan siapa ia akan berbicara atau berhubungan.

    Contoh kalimat pengantar email di antaranya sebagai berikut;

    • “Ibu Aurelie yang terhormat: nama saya Rani Suryani, Head of Marketing dari Tulip Corporation, ingin mengajak Anda untuk menjajaki kemungkinan bisnis di bidang …”.
    • I am writing this email to follow up on the previous meeting …“.

    Baca Juga: Email Menumpuk di Inbox? Gunakan 5 Cara Ini untuk Merapikannya

    6. Gunakan tata bahasa yang baik dan sesuai

    Mengutip dari HubSpot, walaupun kamu sudah sering mengirim email, tidak ada yang bisa memastikan kamu tidak membuat kesalahan dalam tata bahasa.

    Untuk email bisnis dan profesional terutama, penting untuk memperhatikan tata bahasa dan penggunaan kalimat yang sesuai dengan peraturan, jika di Indonesia harus sesuai dengan KBBI.

    Jika menulis dalam bahasa Inggris, pastikan bahwa grammar sudah benar. Kalau ingin lebih jelas, bisa juga menggunakan aplikasi untuk membantu seperti Grammarly.

    7. Sebutkan jika ada lampiran

    Saat mengirim email yang disertai dengan lampiran, kalimat sederhana yang menyebutkan dokumen apa yang kamu lampirkan akan sangat membantu.

    Salah satu etika terkait lampiran dalam email selain harus menyebutkannya yaitu dengan tidak melampirkan file dalam ukuran terlalu besar.

    Cara yang paling baik adalah dengan memberikan link Dropbox atau Google Drive yang bisa diakses oleh semua penerima email. Sebagai contoh;

    • “Berikut adalah lampiran dokumen seperti yang diminta.”
    • I have attached the requested documents below.

    8. Susun bagian email dengan jelas

    Pada dasarnya, email dan surat bisnis biasanya berisi tiga bagian, yaitu kalimat pembuka, isi, serta kalimat penutup.

    Nah, agar mudah dibaca oleh penerima, sebaiknya susun bagian email dengan jelas berdasarkan tiga bagian tersebut.

    Misalnya, pada paragraf pertama kamu menulis kalimat pembuka yang berisi perkenalan diri serta maksud dan tujuan mengirim email.

    Lalu, paragraf selanjutnya berisi pokok pembahasan yang ingin disampaikan dalam email.

    Di paragraf terakhir, tuliskan ucapan terima kasih karena telah meluangkan waktunya untuk membaca email tersebut.

    Kemudian, sertakan juga kontak yang bisa dihubungi untuk follow up mengenai emailmu.

    9. Baca ulang email

    Setelah semuanya sudah ditulis dan disusun dengan rapi, jangan lupa untuk membaca ulang emailmu.

    Etika ini penting diperhatikan sebelum mengirim email bisnis untuk mengurangi kesalahan demi kesalahan dalam penulisan email, baik tanda baca atau typo.

    Ketika ada yang salah, segera perbaiki sebelum menekan tombol kirim.

    10. Lakukan triple-check penerima email

    Triple-check mungkin terdengar berlebihan, tapi hal ini merupakan salah satu etika dasar untuk mencegah terjadinya kesalahan dalam pengiriman email.

    Kamu harus memastikan penerima email sudah benar dengan memperhatikan nama setiap penerima. Selain itu, hal ini juga berguna untuk menulis salam pembuka yang tepat.

    Baca Juga: Ingin Mengirim Email Profesional? Ketahui Dulu Cara Membuat Signature di Gmail!

    11. Pendekkan atau sembunyikan URL

    Memendekkan atau menyembunyikan URL adalah etika saat mengirim email bisnis lainnya yang perlu kamu perhatikan.

    Hal ini untuk menjaga pesan yang kamu tulis di email tetap singkat dan padat.

    Kamu bisa menggunakan tools di internet yang dapat mempersingkat URL dari berbagai website.

    Kamu juga bisa menggunakan fitur hyperlink untuk menempatkan URL di kata yang ada dalam pesan emailmu.

    12. Minimalisir penggunaan emoji

    Sebisa mungkin minimalisir atau hindari penggunaan emoji dalam emailmu. Hal tersebut akan membuat pesanmu tidak terlihat profesional.

    Jika ingin membuat emailmu terlihat ramah, kamu bisa menggunakan frasa seperti;

    • “Saya harap Anda sehat …”
    • I wish you all the best …

    Hanya gunakan emoji ketika berkomunikasi dengan rekan kerja atau saat membuat newsletter. Meski begitu dalam konteks newsletter, sesuaikan dengan brand image-mu.

    13. Kirim email di waktu kerja

    Selalu kirim email di waktu kerja. Hal ini adalah salah satu etika mengirim email bisnis yang paling mendasar.

    Jika kamu menulis email di luar jam kerja, pastikan untuk menjadwalkan pengirimannya di esok hari kerja.

    14. Kontrol emosi terlebih dahulu sebelum membalas email

    Apabila kamu menerima email yang membuatmu cemas atau marah, pastikan untuk meredakan emosimu terlebih dahulu.

    Jangan langsung membalas email terlebih saat sedang emosi karena hal tersebut dapat membuatmu menulis pesan yang mungkin akan kamu sesali di lain waktu.

    Ambil waktu sebentar untuk memproses emosimu. Dengan begitu, kamu bisa membuat email yang objektif dan baik.

    15. Jangan terlalu lama membalas email

    Etika lainnya saat mengirim email bisnis adalah dengan tidak terlalu lama membalasnya.

    Cobalah untuk menyortir email yang masuk sesuai prioritas.

    Sehingga, kamu bisa tahu email mana yang harus direspons dengan cepat.

    Baca Juga: Pentingnya Menulis Subject Email Lamaran Kerja dan Cara Menulisnya

    Itu dia etika yang harus diperhatikan sebelum mengirim email bisnis supaya terlihat profesional di mata orang lain.

    Selain etika-etika di atas, masih ada beberapa hal yang perlu kamu ketahui mengenai email bisnis, seperti cara menulis subjek dengan benar dan bagaimana cara menyusun kalimat di email dengan rapi.

    Nah, selain informasi mengenai etika mengirim email di atas, Glints sudah siapkan berbagai artikel seputar tips menulis email lainnya untuk kamu, lho!

    Jika kamu ingin mulai belajar menulis email dengan baik dan benar, mulai pelajari sekarang dengan klik di sini.

    Seberapa bermanfaat artikel ini?

    Klik salah satu bintang untuk menilai.

    Nilai rata-rata 4.3 / 5. Jumlah vote: 10

    Belum ada penilaian, jadi yang pertama menilai artikel ini.

    We are sorry that this post was not useful for you!

    Let us improve this post!

    Tell us how we can improve this post?


    Comments are closed.

    Artikel Terkait