Komunikasi Tertulis: Arti, Manfaat, Contoh, dan Cara Meningkatkannya
Isi Artikel
Komunikasi tertulis atau written communication adalah salah satu keterampilan yang penting dimiliki dalam dunia kerja.
Mungkin, sebagian besar dari kamu masih menganggap enteng keterampilan yang satu ini.
Saat sedang menuliskan email ataupun hal-hal lainnya yang bersifat penulisan kepada rekan kerja atau atasan, keterampilan ini harus dimaksimalkan dengan sebaik mungkin.
Lantas, apa sih pengertiannya? Seberapa penting perannya untuk diterapkan dalam dunia kerja? Nah, tanpa basa-basi, berikut Glints telah merangkumnya untukmu secara detail.
Arti Komunikasi Tertulis
© Freepik.com
Dilansir dari Indeed, komunikasi tertulis atau written communication adalah keterampilan yang diperlukan saat memiliki tujuan untuk menyampaikan maksud secara tertulis.
Berbeda dengan komunikasi pada umumnya yang mengandalkan lisan dan nada, komunikasi tertulis cenderung mengarah pada gaya kepenulisan.
Secara sederhana, written communication mengandalkan pada tata bahasa, tanda baca, serta pemilihan kata saat menyampaikan informasi kepada orang lain.
Dalam dunia kerja, keterampilan ini dapat kamu gunakan saat mengirim email kepada atasan, mulai dari email berisi permintaan cuti, permohonan perpanjangan deadline, dan lain-lain.
Tidak hanya mengirim email, keterampilan ini juga dimaksimalkan dalam menulis memo, menyusun laporan, dan sebagainya.
Dengan keterampilan komunikasi tertulis, kamu bisa memilih kata yang tepat untuk disampaikan agar dapat dibaca dengan enak oleh orang yang bersangkutan.
Seperti keterampilan pada umumnya, written communication juga dapat diasah secara tekun dan baik.
Contoh Komunikasi Tertulis di Dunia Kerja
© Pexels.com
Dalam dunia kerja terdapat beragam bentuk komunikasi tertulis dengan tujuan yang berbeda-beda.
Menurut Indeed, berikut adalah beberapa contoh bentuk komunikasi tertulis yang perlu kamu tahu.
- pesan teks
- blog post
- surat bisnis
- laporan
- proposal
- kontrak
- deskripsi pekerjaan
- panduan karyawan
- memo
- buletin
- pesan faksimile
- iklan
- brosur
- berita
Pentingnya Komunikasi Tertulis dalam Kerja
© Blog.resolutefp.com
1. Menunjukkan profesionalitas
Tak bisa dimungkiri, kelebihan dari komunikasi tertulis yang bagus kamu dapat menunjukkan sisi profesionalitasmu.
Menurut Career Addict, menulis dengan tata bahasa dan kalimat yang mudah dipahami akan membuatmu terlihat profesional di mata orang lain dalam kantor.
Hal ini tentu sangat penting. Sebab, jika struktur tulisanmu tidak tertata rapi, dipastikan orang kantor melihat profesionalitasmu kurang dalam bekerja.
2. Mengirimkan informasi dengan jelas
Selain berbagi informasi melalui lisan, dalam dunia kerja atau bisnis berbagi lewat tulisan juga menjadi hal yang sangat penting di zaman sekarang.
Menurut Inc, di era digital yang saat ini sudah mudah mendapatkan informasi, keterampilan komunikasi tertulis sangat penting untuk dikembangkan.
Sebagai contoh, saat ini kamu dapat mengirimkan informasi mengenai produk atau perusahaanmu lewat newsletter kepada pelangganmu.
Nah, dari situ, penting untuk menggunakan kata-kata yang tepat supaya pembaca tertarik untuk memakai produkmu.
Intinya, kunci dari komunikasi tertulis adalah menyampaikan informasi secara akurat dan penuh makna.
3. Memberikan kesan pertama yang baik
Salah satu kelebihan jika memiliki kemampuan komunikasi tertulis adalah memberikan kesan pertama yang baik.
Kesan pertama dalam dunia kerja penting untuk didapatkan semaksimal mungkin.
Nah, ketika kamu baru masuk kerja, keterampilan komunikasi tertulis sangat penting untuk diterapkan saat hendak mengirim email, membuat memo, dan lain-lain kepada rekan kerja atau atasan.
Dilansir dari Small Business, jika kamu menulis dengan tatanan bahasa yang tidak rapi, orang akan memberikan kesan pertama yang buruk terhadapmu.
Oleh karena itu, penting untuk menguasai komunikasi tertulis terlebih dahulu sebelum benar-benar terjun ke dalam dunia kerja.
Kunci dari Komunikasi Tertulis
© Freepik.com
Menurut Indeed, dalam dunia profesional, skill komunikasi tertulis yang bagus harus punya lima kunci di bawah ini:
1. Jelas
Menulis dengan jelas tanpa basa-basi adalah kunci dalam mempraktikkan skill written communication.
Saat menyampaikan informasi kepada pembaca, pastikan kamu menuliskannya dengan jelas agar mudah dipahami.
Gunakan kalimat yang enak serta pastikan kalimatmu sudah sesuai dengan tujuan pesan yang ingin disampaikan.
2. Ringkas dan padat
Selain jelas, penting juga untuk menyampaikan maksudmu secara ringkas dan padat. Jangan terlalu bertele-tele sehingga membuat pembaca sulit memahaminya.
Sebagai contoh, saat kamu memberikan informasi kepada rekan kerja tentang deadline-mu yang belum selesai, cukup tuliskan dengan ringkas dan padat seperti ini:
“Maaf, untuk pekerjaan tulisan yang satu ini saya rasa deadline-nya akan mundur satu hari karena saat ini sedang ada banyak pekerjaan dari proyek lain”.
Dari contoh di atas, terlihat ringkas bahwa kamu ingin meminta pengunduran deadline serta tidak terlalu bertele-tele.
Di sisi lain, kamu juga menyampaikan faktor yang menyebabkan kamu harus melakukan hal tersebut secara padat.
3. Gaya bahasa
Gaya dalam tulisan juga harus diperhatikan saat mempraktikkan komunikasi tertulis.
Dalam dunia profesional, penting untuk mencampurkan gaya bahasa yang formal dengan keramahan yang sopan agar tidak terlihat kaku.
Terlepas dari semua itu, gunakan gaya bahasa sesuai tingkatan orang, mulai dari atasan, rekan kerja, hingga HRD.
4. Kalimat aktif
Kalimat aktif membantu kalimatmu mengalir dengan baik sehingga mudah saat dibaca oleh orang yang bersangkutan.
Menurut Indeed, biasanya kalimat pasif lebih sulit dicerna oleh pembaca daripada kalimat aktif. Oleh karena itu, usahakan untuk menghindari kalimat pasif.
5. Tata bahasa dan tanda baca
Dua unsur ini menjadi fondasi utama dalam menyampaikan informasi melalui tulisan.
Perhatikan peletakkan tanda baca seperti koma, titik, tanda seru, tanda tanya, dan lain-lain dengan tepat.
Jangan sampai salah penempatan karena bisa berakibat fatal.
Sebab, pembaca akan sulit mengartikan tulisanmu jika tata bahasa dan tanda bacanya terlihat tidak rapi.
Cara Meningkatkan Komunikasi Tertulis
© Freepik.com
1. Baca ulang
Setelah menulis, bacalah semuanya dari awal untuk melakukan pengeditan mengenai tata bahasa, tanda baca, dan lain-lain.
Cari tahu apakah ada kalimat yang tidak masuk akal atau sulit dimengerti. Jika ada, segera perbaiki.
Idealnya, kamu bisa baca ulang tulisanmu sebanyak dua sampai tiga kali.
Dari sini, kamu akan mengetahui kesalahan tulisanmu di mana dan pelan-pelan akan meningkatkan skill keterampilan tertulis.
2. Pahami tujuan sebelum menulis
Tentukan tujuanmu terlebih dahulu sebelum menuliskan sesuatu.
Kamu mungkin memiliki tujuan untuk meminta izin kepada atasan, meminta bantuan kepada rekan kerja, atau tujuan yang lainnya.
Itu akan mempermudah kamu dalam menyusun kalimat.
3. Jaga profesionalitas
Meskipun hanya mengirim email ringan kepada rekan kerja, pastikan untuk tetap menjaga profesionalitas.
Hal ini berguna untuk tetap mempertahankan keterampilan komunikasi tertulis agar semakin berkembang ke depannya.
Nah, itu adalah penjelasan mengenai komunikasi tertulis atau written communication beserta cara meningkatkannya dalam dunia kerja.
Semoga setelah membaca artikel ini kamu jadi lebih sadar ya pentingnya written communication dalam dunia kerja.
Selain informasi mengenai skill written communication, masih ada banyak lagi, lho, informasi lainnya seputar keterampilan dalam dunia kerja dari Glints.
Kamu bisa mendapatkannya secara gratis dengan mendaftarkan diri ke newsletter blog Glints sekarang juga.
Jadi, tak usah berlama-lama lagi, yuk, segera sign up dan dapatkan informasi menarik lainnya!
