Ingin Terlihat Profesional? Yuk, Pelajari Surat Bisnis dan Bagian-bagian di Dalamnya

Diperbarui 21 Jul 2023 - Dibaca 8 mnt

Isi Artikel

    Dalam dunia bisnis, seseorang atau perusahaan akan terlihat lebih profesional jika mereka menggunakan surat bisnis sebagai salah satu alat untuk berkomunikasi.

    Sering kali kita dianggap tidak sopan jika mengundang atau mengadakan sesuatu tanpa mengirimkan surat kepada pihak-pihak yang bersangkutan.

    Nah, hal ini juga berlaku pada surat bisnis. Kehadirannya memegang peran penting untuk menjaga kredibilitas individu atau perusahaan.

    Lalu, apa, sih, manfaatnya? Kira-kira bagian apa saja yang harus dimasukkan di dalamnya?

    Daripada semakin penasaran, yuk, simak pembahasan dari Glints di bawah ini!

    Apa Itu Surat Bisnis?

    © Freepik.com

    Dilansir dari Target Study, surat bisnis adalah jenis surat yang memiliki fungsi sebagai alat komunikasi tertulis untuk berbagai tujuan bisnis dan dunia kerja.

    Tujuannya pun bermacam-macam, mulai dari undangan, kesepakatan, informasi, pernyataan, dan lain-lain.

    Nah, biasanya surat ini dibuat oleh perusahaan dan dikirimkan oleh perusahaan lain, investor ataupun klien dan pemangku kepentingan.

    Selain itu, surat bisnis juga dapat digunakan oleh sesama individu untuk korespondensi dan memperlihatkan profesionalitas dalam dunia bisnis ataupun dunia kerja, sesuai kebutuhan masing-masing.

    Melansir The Business Communication, salah satu manfaat yang diberikan dari surat ini adalah mampu mempererat hubungan dengan perusahaan lain atau bahkan pemangku kepentingan, seperti investor atau klien.

    Bahkan, melalui surat ini kamu juga dapat menjaga hubungan dengan pelanggan.

    Meski terkadang surat bisnis dapat dibuat melalui email, tidak jarang masih ada perusahaan yang membuatnya di atas secarik kertas untuk hal yang sangat penting. Hal itu seperti verifikasi, surat pernyataan, referensi, dan lain-lain.

    Tak jarang juga, surat ini dapat digunakan saat melamar pekerjaan ataupun meminta referensi kerja kepada pihak yang bersangkutan.

    Baca Juga: Ingin Menulis Surat Rekomendasi Kerja untuk Temanmu? Perhatikan 7 Hal Ini

    Jenis-Jenis Surat Bisnis

    surat bisnis

    © Freepik.com

    Melansir dari Target Study, pada dasarnya, surat bisnis terbagi menjadi dua bagian, yaitu formal dan informal.

    1. Formal

    Jenis surat yang satu ini biasanya memang ditujukan untuk keperluan atau korespondensi yang bersifat formal.

    Sebagai contoh, saat kamu ingin membuat perjanjian dengan investor, klien, atau perusahaan lain.

    Selain itu, surat bisnis formal juga biasanya digunakan saat meminta laporan penjualan atau bahkan menyelesaikan perselisihan.

    Jika merujuk kepada hal-hal di atas atau hal yang serupa, sebaiknya kamu harus membuat suratnya dengan formal, mulai dari bahasa, kop surat, dan lain-lain.

    2. Informal

    Kebalikan dari surat formal, informal justru adalah jenis surat bisnis yang terlihat kasual dan tidak terlalu kaku.

    Biasanya, jenis surat ini dapat digunakan untuk meminta referensi kerja, penilaian karyawan, ucapan terima kasih, dan lain-lain.

    Meski begitu, kamu tetap harus memperhatikan gaya bahasa beserta bagian-bagian di dalam suratnya.

    Bahkan, surat informal juga biasanya dapat dikirimkan melalui email.

    Bagian yang Harus Dimasukkan dalam Surat Bisnis

    surat bisnis

    © Freepik.com

    Nah, pasti kamu penasaran, kira-kira apa saja, sih, bagian yang harus dimasukkan?

    Perihal bagian-bagiannya, penting untuk memahaminya dengan detail supaya kamu dapat menulis surat dengan baik dan benar.

    Agar mengurangi kesalahan dalam penulisan, di bawah ini Glints akan memberikan beberapa bagian yang harus dimasukkan:

    1. Kop surat

    Kop surat wajib dimasukkan di dalam bagian surat bisnis. Tujuannya untuk mengidentifikasi siapa pengirim surat tersebut.

    Seperti yang kita ketahui, setiap perusahaan memiliki kop surat yang berbeda-beda. 

    Meski demikian, informasi yang tertuang di dalamnya tidak jauh berbeda, seperti nama perusahaan, alamat email, logo bisnis, nomor kontak, nomor kantor pos, dan lain-lain.

    2. Tanggal

    Jangan lupa untuk memasukkan tanggal kamu menuliskan surat tersebut. Biasanya, tanggal diletakkan di bawah judul, tepatnya di pojok kanan atas surat.

    Baca Juga: Pelajari Etika saat Minta Surat Rekomendasi ke Perusahaan

    3. Informasi penerima

    Penting untuk mencantumkan informasi penerima dalam surat bisnis. Pasalnya, jika tidak ada informasinya sama sekali, otomatis surat tersebut tidak akan terkirim.

    Nah, apa saja kira-kira informasi yang harus dicantumkan? Dilansir dari The Balance Careers, setidaknya harus ada nama penerima, jabatan, perusahaan, dan alamat perusahaan mereka.

    4. Salam

    Ucapan salam pada dasarnya dapat dijadikan sebagai pembuka surat. 

    Kamu bisa menggunakan salam sapaan seperti Dear Mr/Mrs. (nama penerima) atau menggunakan sapaan lainnya.

    5. Body atau isi surat

    Dalam surat bisnis, kamu bisa membuat paragraf dengan membaginya menjadi tiga bagian, yaitu paragraf pembuka, isi, dan paragraf penutup.

    Paragraf pembuka bisa kamu mulai dengan penjelasan mengenai alasan kamu mengirim surat tersebut.

    Lalu, pada bagian isi jelaskan informasi penunjang, misalnya tempat undangan, tanggal, jam, dan lain-lain.

    Kemudian, di paragraf terakhir adalah bagian penutup. Kamu bisa memberikan kata-kata untuk menunggu pihak dari penerima dan mengucapkan terima kasih.

    6. Tanda tangan

    Pada bagian akhir surat bisnis, jangan lupa untuk membubuhkan tanda tangan beserta nama jelas pengirim.

    Selain itu, jika membutuhkan catatan khusus, kamu bisa menambahkan post script atau P.S di bawahnya.

    Contoh Surat Bisnis

    © Glints

     

    © Glints

    Baca Juga: 6 Contoh Surat Rekomendasi Kerja untuk Beragam Kebutuhan

    Itu dia penjelasan mengenai surat bisnis beserta bagian apa saja yang harus dimasukkan di dalamnya.

    Pada dasarnya, menulis surat tidak bisa sembarangan. Sebab, itu akan membuat kredibilitasmu berkurang di mata orang lain.

    Selain informasi ini, kamu juga bisa tahu lebih banyak seputar hal-hal yang berkaitan dengan komunikasi dengan membaca beragam artikel dari Glints Blog.

    Di sana, ada artikel yang memberi penjelasan, tips, dan trik seputar ilmu komunikasi di tempat kerja. Sehingga, kamu bisa mengimplementasikannya ketika di tempat kerja nanti.

    Menarik bukan? Yuk, klik di sini sekarang untuk temukan dan baca beragam artikelnya!

    Seberapa bermanfaat artikel ini?

    Klik salah satu bintang untuk menilai.

    Nilai rata-rata 4.1 / 5. Jumlah vote: 7

    Belum ada penilaian, jadi yang pertama menilai artikel ini.

    We are sorry that this post was not useful for you!

    Let us improve this post!

    Tell us how we can improve this post?


    Leave a Reply

    Your email address will not be published. Required fields are marked *

    Artikel Terkait