Cara Menulis Email Reschedule Meeting Beserta Contohnya
Isi Artikel
Mengajukan perubahan jadwal rapat adalah hal yang mungkin dapat terjadi saat bekerja. Oleh karena itu, kamu harus mempelajari cara menulis email reschedule meeting yang baik.
Email reschedule meeting adalah pesan yang sopan dan formal untuk memberi tahu para peserta rapat bahwa terdapat perubahan pada penjadwalan.
Menurut Indeed, sangatlah penting bagi karyawan untuk dapat menulis email mengganti jadwal meeting dengan cara yang profesional.
Pada artikel ini, kamu akan mempelajari cara menulis email permohonan perubahan jadwal serta contohnya dalam Bahasa Indonesia maupun Inggris. Yuk, disimak!
Cara Menulis Email Reschedule Meeting
Membuat sebuah perubahan jadwal rapat melalui email tentu tidak bisa dilakukan dengan sembarangan.
Berikut adalah hal-hal yang perlu diperhatikan ketika meminta perubahan jadwal rapat:
1. Tulis subject email dengan jelas
Pertama-tama, ingatlah untuk mengisi kolom subject email dengan jelas. Kamu bisa menuliskan tujuan dari email ini pada kolom tersebut.
Sebagai contoh, kamu bisa menuliskan:
- Perubahan pada Jadwal Rapat Evaluasi Tim Marketing
- Reschedule Request for Marketing Evaluation Meeting
2. Masukkan salam pembuka
Pada bagian awal isi email, kamu harus menulis salam pembuka layaknya surat formal. Kamu bisa gunakan sapaan seperti “Selamat pagi, Bpk./Bu. X” atau “Dear, Mr./Ms.X”
Jika si penerima pesan adalah rekan kerja atau setara, kamu bisa menggunakan sapaan yang lebih informal seperti “Selamat pagi, Jeremy” atau “Dear, Jeremy”
3. Sertakan alasan di balik reschedule
Dilansir Glassdoor, kamu harus bisa memberikan alasan yang kredibel saat menulis email reschedule meeting.
Ketika menjelaskan alasan reschedule rapat, gunakanlah kalimat yang singkat dan padat agar dapat mudah dimengerti penerima.
Selanjutnya, untuk menunjukkan etika kerja yang baik, ucapkan juga permohonan maaf atas perubahan jadwal tersebut.
Contoh menulis alasan pada email reschedule meeting dengan sopan bisa kamu cek di bawah.
4. Berikan tanggal dan jam yang baru
Pada paragraf berikutnya, kamu dapat memberikan informasi mengenai tanggal dan jam meeting yang baru.
Jika sudah mengetahui waktu tetapnya, tanyakan kepada penerima email apakah mereka dapat menghadiri rapat pada tanggal dan jam tersebut.
Jika belum, kamu dapat menanyakan kepada penerima email kapan mereka memiliki waktu luang untuk rapat.
5. Tutup dengan salam penutup
Pada salam penutup, ungkapkan rasa terima kasih dan sekali lagi minta maaf atas ketidaknyamanan yang mungkin dialami karena perubahan jadwal.
Dengan mengucapkan kedua hal ini di akhir email reschedule meeting, kamu akan terlihat lebih profesional dan beretika.
6. Kirimkan email di waktu yang tepat
Selain memperhatikan cara penulisan email, satu hal lagi yang perlu kamu diingat adalah mengenai waktu pengiriman.
Pada umumnya, kamu harus untuk sesegera mungkin memberitahu peserta rapat jika terdapat perubahan pada jadwal meeting.
Dengan begitu, peserta rapat juga dapat menyesuaikan waktu mereka dengan jadwal meeting yang baru.
Namun, jika terjadi perubahan jadwal rapat yang sangat mendadak, kamu bisa mengirimkan email dan juga mengabari peserta rapat melalui media lainnya.
Contoh Menulis Email Reschedule Meeting
Setelah membaca hal-hal yang perlu diperhatikan ketika menulis email reschedule meeting, berikut Glints juga memberikan contohnya dalam dua bahasa.
Dalam bahasa Indonesia
Supaya mudah, kamu bisa copy paste template untuk email reschedule meeting dalam bahasa Indonesia berikut ini. Sesuaikan dengan kebutuhanmu, ya!
Subject: Perubahan Pada Jadwal Rapat (nama rapat)
Selamat pagi/siang/sore (nama peserta rapat),
Melalui email ini, saya hendak menginformasikan bahwa karena adanya urusan yang tak bisa ditinggal (atau penyebab lain rapat ditunda), saya tidak dapat menghadiri rapat (nama rapat) pada (tanggal/waktu awal rapat). Saya meminta maaf atas ketidaknyamanan itu.
Oleh karena itu, saya ingin mengajukan perubahan jadwal rapat pada (usulan jadwal rapat baru). Apabila pada tanggal ataupun jam tersebut juga tidak memungkinkan, mohon kabari saya. Saya akan berusaha untuk menyesuaikan jadwal.
Sekali lagi, saya minta maaf untuk ketidaknyamanan yang ditimbulkan. Saya mengharapkan konfirmasi dari Bapak/Ibu secepatnya,
Atas perhatiannya, saya ucapkan terima kasih banyak.
Hormat saya,
(Namamu)
(Email)
(Nomor handphone)
Dalam bahasa Inggris
Berikut ini Glints juga sudah menyiapkan template email reschedule meeting yang bisa kamu gunakan sesuai kebutuhanmu.
Subject: Reschedule Request for (Meeting’s Topic)
Dear (meeting’s participant)
Through this email, I want to inform you that unfortunately, due to some sudden personal business (or other reasons for rescheduling), I will be unable to attend the (meeting’s name) on (initial meeting schedule). I apologize for the inconvenience.
Because of this, I would like to suggest rescheduling the meeting to (new meeting’s schedule) or (other option of meeting’s schedule). However, if those dates or times do not work for you, please let me know when you will be available. I am willing to work around your schedule.
Once again, I’m very sorry for any inconvenience this may cause you. I look forward to hearing your confirmation as soon as possible.
Thank you.
Sincerely,
(Your Name)
(Email)
(Contact number)
Nah, itulah penjelasan Glints mengenai cara menulis email reschedule meeting dan juga contohnya.
Selain informasi ini, kamu bisa menemukan ragam artikel penting seputar meeting di Glints Blog.
Beragam infonya akan membuatmu tahu bagaimana cara menjalani meeting, mulai dari persiapan hingga etikanya.
Yuk, cek berbagai artikelnya di sini!
