Meeting online menjadi salah satu andalan pengusaha ataupun karyawan dalam berkomunikasi saat bekerja. Untuk itu, ada beberapa tips meeting online yang harus diperhatikan agar tercipta suasana yang kondusif.
Ketika sedang berada di tempat yang berbeda, meeting online dapat dilakukan guna menghemat waktu dan tentunya biaya.
Namun terkadang meeting online berjalan secara tidak kondusif dikarenakan tidak dilakukan secara tatap muka.
Lalu bagaimana sih tips supaya meeting online dapat berjalan secara kondusif? Nah, Glints akan memberikan tips-tipsnya.
1. Tentukan agenda yang jelas
© Unsplash
Jangan sekali-kali kamu mengadakan agenda meeting online tanpa agenda yang jelas. Pasalnya tanpa agenda yang jelas, orang yang akan mengikuti rapat akan kebingungan dan merasa waktunya terbuang percuma.
Usahakan selalu persiapkan poin-poin penting apa saja yang akan dibahas sebelum menggelar meeting online. Kirimkan agenda ini setidaknya 24 jam sebelum rapat virtual dilaksanakan.
Untuk mengatur agenda dan jadwal yang lebih teratur dengan peserta, kamu bisa menggunakan aplikasi seperti Google Calendar.
Di dalam Google Calendar, nantinya para peserta akan mendapatkan pemberitahuan terkait meeting online.
2. Pilih moderator rapat
© Unsplash
Menurut Business, rapat tanpa moderator sudah dipastikan akan keluar dari jalur pembicaraan.
Hal ini berbeda ketika ada moderator dalam sebuah rapat. Rapat tentu akan berjalan di bawah kendali dari moderator sehingga meeting online berjalan dengan tertib dan teratur.
Ketika ada yang hendak berbicara, maka moderator akan mengatur agar tak ada yang harus berebut.
Secara khusus, meeting online memiliki risiko tinggi dalam terjadinya miskomunikasi.
Hal itu bisa terjadi entah karena koneksi internet atau audio kurang jelas. Nantinya, moderator akan mengatur agar semua orang fokus pada topik pembicaraan.
3. Persiapkan peralatan rapat
© Unsplash
Tips meeting online selanjutnya adalah kamu harus mempersiapkan peralatan, termasuk komputer, koneksi internet, aplikasi meeting online, buku catatan, pulpen dan lain sebagainya.
Usahakan setidaknya 20 menit sebelum semua peserta meeting online harus memastikan komputer dalam keadaan baik agar tidak terjadi error saat meeting digelar.
Selain itu, pastikan koneksi internet kamu berjalan lancar tanpa hambatan. Ini sangat penting agar tidak mengganggu keberlangsungan meeting online nanti.
4. Atur waktu rapat
© Unsplash
Mengatur batas waktu rapat tentu dapat membuat suasana menjadi kondusif. Meeting online dapat dilakukan dalam waktu 30 menit ataupun lebih sesuai dengan kebijakan masing-masing.
Sebagai gambaran, ketika kamu sudah mengatur waktu selama 30 menit, maka atur lebih detail. Misalnya, atur 20 menit untuk membicarakan topik pembicaraan, lalu 10 menit untuk sesi pertanyaan.
Dengan cara seperti ini para peserta tidak akan keluar jalur dan tetap fokus kepada pembicaraan.
5. Jangan tergesa-gesa
© Freepik
Saat sedang meeting online, usahakan jangan terlihat tergesa-gesa karena akan membuat suasana tidak kondusif.
Hal ini sejalan dengan saran dari Susan Colaric, asisten wakil presiden Teknologi Instruksional di Saint Leo Univesity dalam Mindmeister.
“Meeting online seharusnya berjalan lebih lambat dibandingkan dengan rapat biasa karena komunikasi dapat tertunda dua hingga tiga detik akibat sistem internet,” ujar Colaric.
6. Meminimalisir gangguan
© Pixabay.com
Selanjutnya kamu harus dapat meminimalisir gangguan yang terjadi saat meeting online berlangsung.
Gangguan tersebut biasanya berupa latar peserta yang gelap ataupun suara audio yang kurang jelas dikarenakan suasana di tempat peserta berisik.
Pastikan semua peserta berada di dalam ruangan yang tidak berisik dan cahaya yang cukup agar tidak terlihat gelap.
Nah itu dia beberapa tips meeting online yang dapat kamu lakukan agar tetap berjalan produktif dan kondusif. Ingin mengetahui informasi lainnya? Yuk jangan lupa sign up dan dapatkan informasi bermanfaat lainnya!
