14 Tips Meeting Online Agar Kondusif dan Produktif
Isi Artikel
Meeting online menjadi salah satu andalan pengusaha ataupun karyawan dalam berkomunikasi saat bekerja. Untuk itu, ada beberapa tips meeting online yang harus diperhatikan agar tercipta suasana yang kondusif.
Ketika sedang berada di tempat yang berbeda, meeting online dapat dilakukan guna menghemat waktu dan tentunya biaya.
Namun terkadang meeting online berjalan secara tidak kondusif dikarenakan tidak dilakukan secara tatap muka.
Lalu bagaimana sih tips supaya meeting online dapat berjalan secara kondusif? Nah, Glints akan memberikan tips-tipsnya.
1. Tentukan agenda yang jelas
Jangan sekali-kali kamu mengadakan agenda meeting online tanpa agenda yang jelas. Pasalnya tanpa agenda yang jelas, orang yang akan mengikuti rapat akan kebingungan dan merasa waktunya terbuang percuma.
Usahakan selalu persiapkan poin-poin penting apa saja yang akan dibahas sebelum menggelar meeting online. Kirimkan agenda ini setidaknya 24 jam sebelum rapat virtual dilaksanakan.
Untuk mengatur agenda dan jadwal yang lebih teratur dengan peserta, kamu bisa menggunakan aplikasi seperti Google Calendar.
Di dalam Google Calendar, nantinya para peserta akan mendapatkan pemberitahuan terkait meeting online.
2. Pilih moderator rapat
Menurut Business, rapat tanpa moderator sudah dipastikan akan keluar dari jalur pembicaraan.
Hal ini berbeda ketika ada moderator dalam sebuah rapat. Rapat tentu akan berjalan di bawah kendali dari moderator sehingga meeting online berjalan dengan tertib dan teratur.
Ketika ada yang hendak berbicara, maka moderator akan mengatur agar tak ada yang harus berebut.
Secara khusus, meeting online memiliki risiko tinggi dalam terjadinya miskomunikasi.
Hal itu bisa terjadi entah karena koneksi internet atau audio kurang jelas. Nantinya, moderator akan mengatur agar semua orang fokus pada topik pembicaraan.
3. Persiapkan peralatan rapat
Tips meeting online selanjutnya adalah kamu harus mempersiapkan peralatan, termasuk komputer, koneksi internet, aplikasi meeting online, buku catatan, pulpen dan lain sebagainya.
Usahakan setidaknya 20 menit sebelum semua peserta meeting online harus memastikan komputer dalam keadaan baik agar tidak terjadi error saat meeting digelar.
Selain itu, pastikan koneksi internet kamu berjalan lancar tanpa hambatan. Ini sangat penting agar tidak mengganggu keberlangsungan meeting online nanti.
4. Atur waktu rapat
Mengatur batas waktu rapat tentu dapat membuat suasana menjadi kondusif. Meeting online dapat dilakukan dalam waktu 30 menit ataupun lebih sesuai dengan kebijakan masing-masing.
Sebagai gambaran, ketika kamu sudah mengatur waktu selama 30 menit, maka atur lebih detail. Misalnya, atur 20 menit untuk membicarakan topik pembicaraan, lalu 10 menit untuk sesi pertanyaan.
Dengan cara seperti ini para peserta tidak akan keluar jalur dan tetap fokus kepada pembicaraan.
5. Jangan tergesa-gesa
Tips lainnya saat sedang meeting online adalah dengan tidak terlihat tergesa-gesa. Karena, hal tersebut akan membuat suasana tidak kondusif.
Hal ini sejalan dengan saran dari Susan Colaric, asisten wakil presiden Teknologi Instruksional di Saint Leo Univesity dalam Mindmeister.
“Meeting online seharusnya berjalan lebih lambat dibandingkan dengan rapat biasa karena komunikasi dapat tertunda dua hingga tiga detik akibat sistem internet,” ujar Colaric.
6. Meminimalisir gangguan
Selanjutnya kamu harus dapat meminimalisir gangguan yang terjadi saat meeting online berlangsung.
Gangguan tersebut biasanya berupa latar peserta yang gelap ataupun suara audio yang kurang jelas dikarenakan suasana di tempat peserta berisik.
Pastikan semua peserta berada di dalam ruangan yang tidak berisik dan cahaya yang cukup agar tidak terlihat gelap.
7. Tentukan peraturan meeting
Apabila kamu ingin rapat online berjalan secara produktif dan kondusif, pastikan untuk menentukan peraturannya terlebih dahulu.
Jika kamu ditunjuk untuk jadi pemimpin rapat, maka menentukan peraturan adalah sebuah keharusan. Karena, peraturan memberi gambaran bagaimana rapat akan berjalan.
Sehingga, kirimkan peraturan meeting di jauh-jauh hari supaya peserta rapat tahu bagaimana rapat akan dilaksanakan.
8. Nyalakan kamera
Tips selanjutnya ketika melakukan meeting online adalah dengan menyalakan kamera.
Mengutip Indeed, menyalakan kamera membuat interaksi terasa lebih ‘nyata’. Sehingga, berkomunikasi ketika rapat online terasa lebih nyaman.
Tidak hanya itu, interaksi tersebut juga dapat membangun hubungan baik antara setiap peserta rapat.
© Pexels.com
9. Atur penggunaan mikrofon
Berkaitan dengan poin ketujuh, tips selanjutnya supaya meeting online berjalan efektif dan produktif adalah dengan mengatur penggunaan mikrofon bagi peserta rapat.
Livestorm menyarankan untuk mematikan mikrofon ketika rapat berlangsung kecuali jika peserta ingin menyampaikan sesuatu.
Dengan begitu, penyampaian materi ketika rapat tidak akan terganggu oleh suara berisik yang mungkin dihasilkan oleh peserta.
10. Jelaskan tujuan meeting
Ketika meeting online berlangsung, jangan lupa untuk menjelaskan tujuan rapat ke peserta.
Tujuan tersebut antara lain melakukan brainstorming ide, membuat jadwal campaign selanjutnya, atau mendiskusikan keputusan bisnis yang penting.
Mengidentifikasi dan menyampaikan tujuan rapat membantu peserta untuk bisa fokus memenuhinya ketika rapat online berakhir.
11. Rekam sesi meeting
Merekam sesi meeting online menjadi tips selanjutnya yang bisa dilakukan. Hal ini supaya sesi rapat bisa dijadikan referensi bagi setiap orang yang membutuhkannya.
Karena, bisa saja ada ide dan strategi yang dibagikan ketika sesi rapat yang dapat digunakan oleh anggota tim di lain waktu.
Merekam sesi meeting juga dapat membantu anggota tim yang berhalangan hadir ketika rapat online berlangsung. Sehingga, tidak ada anggota tim yang ketinggalan informasi apa pun.
12. Gunakan visual yang menarik
Menggunakan visual yang menarik juga menjadi tips selanjutnya ketika menjalankan rapat secara online.
Visual yang menarik membuat penyampaian data atau ide lebih mudah dipahami peserta rapat.
Kamu bisa menggunakan tabel, grafik, atau gambar yang relevan dengan pesan ketika menyampaikan data atau idemu.
Tidak hanya itu, visual yang menarik juga membuat peserta rapat lebih tertarik untuk memerhatikan informasi yang kamu sampaikan.
13. Review rapat yang telah dijalankan
Tips selanjutnya ketika melakukan meeting online adalah dengan melakukan review. Terutama ketika rapat akan berakhir.
Minta setiap peserta me-review apa saja yang harus mereka lakukan (action items) di akhir sesi.
Hal ini supaya setiap orang tahu apa tanggung jawab yang harus dikerjakan. Dengan begitu, akuntabilitas setiap orang pun akan tetap terjaga.
© Pexels.com
14. Bagikan catatan yang dibuat ketika meeting
Selain rekaman meeting online, jangan lupa untuk membagikan catatan yang berisi hal-hal penting terkait rapat.
Melakukan ini membuat setiap peserta rapat memiliki pemahaman serupa mengenai hal-hal yang dibagikan saat meeting.
Sehingga meminimalisir terjadinya miskomunikasi dalam pekerjaan.
Nah itu dia beberapa tips meeting online yang dapat kamu lakukan agar tetap berjalan produktif dan kondusif.
Ingin mengetahui informasi lainnya? Yuk baca kumpulan artikel Tips Tempat Kerja Glints Blog!
Di Glints Blog, ada kumpulan artikel tips dan trik yang bisa kamu terapkan supaya pekerjaanmu bisa dikerjakan secara efektif.
Yuk, klik di sini sekarang untuk baca ragam artikelnya!
