11 Tips Memimpin Meeting agar Lancar dan Efektif
Isi Artikel
Memimpin jalannya rapat agar efektif memang tak mudah. Tenang, Glints punya beberapa tips memimpin meeting untuk membantumu.
Kalau ini kali pertamamu dalam memimpin meeting dan merasa grogi memikirkannya, tenanglah.
Janganlah juga bersedih jika kamu selama ini merasa sulit memimpin meeting agar berjalan lancar dan sesuai dengan target-targetmu.
Yuk, langsung saja simak tips-tipsnya di bawah ini!
1. Tentukan tujuan sebelum mulai
© Pexels.com
Tips pertama yang perlu kamu catat untuk memimpin meeting dengan baik adalah menetapkan tujuan sebelum mulai meeting.
Tanpa tujuan yang jelas, kamu tidak akan tahu apa kesimpulan atau kesepakatan yang ingin dicapai dari sebuah meeting.
Menurut Learn G2, kamu bisa menyusun tujuan meeting dengan metode SMART.
Jadi, tujuan yang kamu tetapkan harus specific (spesifik), measurable (dapat diukur), attainable (dapat diraih), relevant (relevan), dan time-bound (punya batas waktu tertentu).
Pahami tentang konsep SMART untuk suatu goal di artikel berikut ini, ya.
2. Susun agenda
Setelah menyusun apa saja tujuan yang ingin dicapai dari sebuah meeting, selanjutnya kamu harus membuat agenda.
Dalam agenda, tuliskan apa saja hal yang akan dibahas, siapa yang akan membahasnya, dan seperti apa urutan pembahasan tersebut.
Tak peduli seberapa santai sebuah meeting, sebaiknya agenda selalu dibuat agar pertemuanmu terstruktur dengan rapi.
Jangan lupa juga berikan agenda ini pada para peserta meeting nantinya agar mereka bisa bersiap dengan baik.
3. Buat action dan takeaway yang jelas
Menetapkan action item dan takeaway dalam meeting adalah tips yang tidak boleh terlewatkan jika kamu harus memimpin.
Bahkan, menurut Fellow, action item adalah salah satu hal yang terpenting dalam sebuah rapat.
Pasalnya, action item dapat membantumu memastikan bahwa rapat tersebut menghasilkan diskusi, ide, dan keputusan yang bermakna.
4. Undang orang yang tepat
© Pexels.com
Agar rapat dapat berjalan secara efektif, kamu harus memastikan bahwa orang-orang yang hadir benar-benar punya peran dan kepentingan.
Kamu tak perlu mengundang semua orang hanya untuk mendengarkan hal yang mungkin tidak memahami pembahasannya.
Topik dan konten sebuah rapat harus dapat dipahami setiap orang yang terlibat.
Jika mengundang orang yang tidak relevan, kamu juga hanya akan membuang-buang waktunya.
5. Sampaikan agenda dan tujuan terlebih dulu
Saat mulai memimpin sebuah meeting, tips yang perlu kamu ingat pertama kali adalah memberi tahu agenda dan tujuannya pada semua partisipan.
Dengan begitu, mereka akan lebih fokus dan paham apa yang akan mereka diskusikan dalam pertemuan hari itu.
6. Buat catatan
Dengarkanlah setiap pertanyaan dan pendapat orang-orang yang mendengarkanmu dalam rapat.
Lalu, catat poin-poin yang disampaikan.
Hal ini dapat membantu membuat kesimpulan setelah selesai mempresentasikan suatu topik.
Selain itu, kamu juga menunjukkan bahwa kamu memperhatikan rekan kerja dengan baik.
7. Hargai peserta rapat
© Freepik.com
Saat meeting, tentu ada pendapat dan sanggahan yang bisa saja disampaikan setelah kamu mempresentasikan sesuatu.
Nah, apa pun itu, pastikan kamu mendengarkan orang dengan baik.
Perhatikan apa yang mereka katakan dan catat.
Jika rekan-rekan kerjamu tahu bahwa kamu bisa menghargai orang lain, mungkin saja mereka akan memperlakukanmu dengan lebih positif.
8. Tepat waktu
Selain menghargai orang dengan mendengarkan pendapatnya baik-baik, tips selanjutnya agar bisa memimpin meeting dengan baik adalah tepat waktu.
Mulai dan akhiri rapat pada waktu yang tepat sehingga kamu pun dihargai oleh rekan kerja lainnya.
9. Hindari distraksi gadget
Saat memimpin meeting, tips yang sangat penting untuk diingat adalah jangan memainkan gadget yang tidak penting pada hari itu.
Hal ini juga berhubungan dengan poin sebelumnya tentang menghargai orang.
Jika kamu bisa memberikan perhatian yang menyeluruh pada rekan-rekan kerja tanpa distraksi smartphone dan sejenisnya, mereka akan lebih ramah padamu.
10. Terbuka pada pertanyaan
© Pexels.com
Masukan adalah salah satu tips agar kamu bisa memimpin sebuah meeting dengan baik.
Yakinkan pada peserta rapat yang kamu pimpin bahwa mereka bebas bertanya apa pun dan tidak perlu malu.
11. Tunjukkan fleksibilitas
Memimpin meeting yang tepat waktu dan sesuai topik memang tips yang bagus.
Akan tetapi, ini bukan berarti bahwa kamu tidak bisa menunjukkan fleksibilitas sedikit pun.
Saat meeting sedikit berkembang ke arah yang tidak terduga, cobalah perhatikan dan simak dengan baik terlebih dahulu.
Ini juga berlaku jika diskusi dalam sebuah rapat berlanjut sedikit lebih lama dari jadwal.
Bisa saja ada pembahasan menarik dari hal ini.
Selanjutnya, kamu bisa menjadwalkan followup meeting jika ada konflik yang terjadi.
Itulah dia 11 tips memimpin meeting dari Glints untukmu.
Butuh waktu untuk bisa benar-benar menjadi pemimpin rapat yang ideal.
Jadi, catatlah poin-poin tersebut dengan baik, berlatih, dan sedikit demi sedikit aplikasikan di dunia nyata agar kamu semakin cakap, ya.
Untuk menemukan tips-tips leadership lainnya, baca artikel-artikel yang membahas hal tersebut di Glints, yuk!
