Resource Management Plan: Definisi, Pentingnya, dan Tips Membuat
Isi Artikel
Apa itu resource management plan? Bagi kamu yang berkarier di bidang project management, dokumen yang satu ini memang wajib dipelajari.
Sama seperti manajemen keuangan, manajemen sumber daya juga tak kalah pentingnya dalam melaksanakan sebuah project.
Bahkan, dokumen yang satu ini juga sangat mempengaruhi kesuksesan dan efisiensi project.
Untuk mempelajarinya lebih dalam, yuk, simak rangkuman dari Glints berikut ini!
Definisi Resource Management Plan
Dilansir dari Project Risk Coach, resource management plan adalah bagian dari project management plan yang mendeskripsikan bagaimana suatu sumber daya didapatkan, dialokasikan, diawasi, dan dikontrol.
Jadi, semua tahap pengelolaan sumber daya dalam sebuah project harus tertuang dalam dokumen perencanaan ini.
Sumber daya yang dimaksud tentu tidak hanya terbatas pada sumber daya manusia atau SDM saja, tetapi juga jenis sumber daya yang lain.
Mulai dari dana, mesin, peralatan, ruang, dan lain sebagainya.
Dengan adanya perencanaan ini, diharapkan project yang sedang dikerjakan juga bisa diselesaikan dengan lebih efisien.
Pentingnya Resource Management Plan
Lebih lanjut lagi, berikut beberapa alasan mengapa resource management plan harus dibuat.
1. Menghindari potensi kendala
Saat project sudah mulai berjalan, pasti akan ada beberapa kendala yang akan terjadi.
Kamu pasti tidak bisa memprediksi semuanya secara akurat. Namun, setidaknya, perencanaan ini dapat membantumu lebih siap mengatasi beberapa hambatan yang ada.
Sebaliknya, jika tak ada persiapan sama sekali, kemungkinan tim akan memerlukan lebih banyak waktu untuk menanganinya.
2. Mencegah burnout
Siapa sangka dokumen perencanaan sumber daya ternyata bisa membantu karyawan mencegah burnout juga.
Dilansir dari Bit.ai, hal ini terjadi karena resource management plan dapat mencegah alokasi sumber daya yang tidak merata dan scope project yang tidak masuk akal.
Salah satu hal yang dapat meringankan pekerjaanmu tentunya adalah sumber daya yang cukup.
Nah, perencanaan ini membantu memastikan bahwa semua orang mendapatkan alokasi sumber daya yang mereka butuhkan.
3. Membangun transparansi
Mengapa transparansi sangat penting dalam sebuah project?
Kepercayaan tim merupakan salah satu kunci kesuksesan. Jika anggota tim saling curiga, yang ada malah perpecahan dan konflik, bukan kolaborasi dan kerja sama.
Dengan adanya perencanaan ini, semua orang bisa mengecek sendiri alokasi sumber daya yang direncanakan dan yang benar-benar mereka dapatkan di lapangan.
4. Mengukur efisiensi
Dokumen perencanaan ini juga bisa menjadi salah satu alat ukur efisiensi, lho.
Di akhir project, kita pasti harus mengevaluasi apakah proses eksekusi sesuai dengan perencanaan awal atau tidak.
Jika tidak, apa alasan dan juga penyebabnya? Nah, proses inilah yang memungkinkan timmu untuk mengukur efisiensi kerja sama selama ini.
Tips Membuat Resource Management Plan
Lantas, bagaimanakah cara menyusun resource management plan ini? Berikut beberapa tips pentingnya.
1. Lengkapi komponen resource management plan
Setidaknya, dokumen perencanaanmu perlu berisi beberapa informasi berikut ini:
- Daftar sumber daya. Tulis semua jenis sumber daya yang tim butuhkan untuk memperlancar project. Semakin lengkap maka semakin baik.
- Jumlah sumber daya. Berapa banyak SDM yang dibutuhkan? Berapa banyak biaya yang diperlukan? Cari informasi seakurat mungkin mengenai kuantitas sumber daya terkait.
- Timeframe. Kapan sumber daya ini mulai dibutuhkan, apakah dari awal project, di pertengahan, atau akhir project?
- Cara memperoleh. Apakah sumber daya ini berasal dari internal atau eksternal perusahaan? Bagaimana cara mendapatkannya?
- Proses penggunaan. Adakah prosedur tertentu yang harus dilalui oleh anggota tim yang ingin memanfaatkan sumber daya tersebut?
Kamu dapat menambahkan komponen selain yang sudah disebutkan di atas. Yang terpenting, informasi di dalamnya benar-benar dapat memudahkan pengelolaan sumber daya.
2. Review beberapa dokumen terkait
Bagaimana caranya supaya kamu tidak melewatkan daftar sumber daya penting?
Dilansir dari Northeastern University, salah satu langkah yang bisa ditempuh adalah melihat kembali beberapa dokumen project management plan yang ada, seperti:
- Project charter, dokumen yang berisi informasi tentang objektif, ruang lingkup, dan informasi detail mengenai project.
- Work Breakdown Structure (WBS), sebuah tools yang berisi rincian langkah untuk menyelesaikan suatu tugas besar ke dalam komponen yang lebih kecil.
- Jadwal project, agar kamu bisa tahu keperluan sumber daya berdasarkan deadline tugas atau milestone tertentu.
- Project quality standards, sebuah dokumen untuk memperlancar proses quality control. Perlu ditinjau agar kamu tahu sumber daya apa yang dibutuhkan untuk memenuhi suatu standar project.
3. Pahami kebijakan perusahaan terkait pengadaan sumber daya
Langkah selanjutnya dalam membuat resource management plan adalah memahami kebijakan perusahaan. Misalnya tim perlu merekrut beberapa staf baru untuk kelancaran project.
Maka, kamu perlu mengetahui bagaimana ketentuan perusahaan mengenai rekrutmen posisi baru dengan cara berkonsultasi dengan departemen HR.
Hal yang sama juga berlaku pada pengadaan jenis sumber daya yang lain, seperti pengadaan barang.
Kamu perlu berkonsultasi dengan departemen procurement dan finance untuk mengetahui prosedur dan ketentuannya.
4. Konsultasi dengan tim project management
Setelah 3 langkah di atas dilakukan, kamu bisa mulai menyusun perencanaan di sebuah dokumen, baik dengan format Excel maupun Word.
Langkah terakhir sebelum finalisasi adalah kembali berkonsultasi dengan project management team, terutama para pengambil keputusan.
Siapa tahu masih ada informasi penting yang terlewat dalam perencanaan yang sudah dibuat.
Saran dan masukan dari mereka dapat menyempurnakan perencanaan manajemen sumber daya sehingga project pun menjadi lancar.
Demikian pembahasan mengenai resource management plan. Semoga pembahasan di atas dapat mempermudahmu dalam menyusun dokumen perencanaannya, ya.
Mau tahu tips penting lain terkait project management? Glints punya kumpulan artikel terkait yang juga bisa memperkaya pengetahuan dan skill manajemen proyek.
Selain itu, insight di dalamnya juga bisa membantu melancarkan project-mu.
Yuk, baca beberapa rekomendasi artikelnya di bawah ini:
