Ingin Proyek Minim Kendala? Susun Project Plan sebelum Memulainya
Isi Artikel
Sebuah proyek khususnya proyek bisnis merupakanhal penting yang butuh perencanaan matang. Oleh karena itu, project plan adalah hal yang dibutuhkan sebagai langkah awal memulainya.
Apa, sih, project plan itu? Apa saja manfaatnya? Bagaimana menyusunnya?
Semua pertanyaan tersebut akan terjawab dalam artikel yang Glints susun ini.
Yuk, baca lebih lanjut untuk mengetahuinya!
Baca Juga: Kenalan dengan 11 Pilihan Metode Manajemen Proyek di Sini, Yuk!
Apa Itu Project Plan?
© Freepik.com
Jika diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia, project plan adalah rencana proyek.
Menurut Technopedia, project plan merupakan dokumen formal yang khusus disusun untuk mengarahkan kendali dan eksekusi sebuah proyek, biasanya proyek bisnis.
Oleh karena itu, perannya sangat penting dan sifatnya wajib untuk dibuat sebelum sebuah proyek dijalankan.
Sebelum proyek dimulai, manajer ataupun project auditor harus meninjau project plan terlebih dahulu untuk mengetahui memastikan kesiapan para stakeholder sebuah bisnis menjalankan suatu proyek.
Dilansir dari Teamwork, ada baseline atau dasar-dasar project plan yang kamu susun.
Memulai project plan dengan baseline dapat mempermudah penilaian performa proyek ketika nantinya sudah dimulai.
Ada tiga komponen baseline project plan, yaitu jadwal, biaya, dan cakupannya.
Ketiga komponen ini wajib ada dalam sebuah project plan untuk memastikan penyusunan rencana yang efektif, efisien, serta minim kendala.
Manfaat Menyusun Project Plan
© Freepik.com
1. Memberikan gambaran tujuan yang jelas
Tanpa memiliki tujuan yang jelas, akan sulit untuk memiliki motivasi dalam menyelesaikan suatu proyek.
Nah, dengan menyusun project plan, tim bisa memiliki gambaran jelas mengenai tujuan yang harus dicapai dan lebih tergerak untuk bekerja dan memastikan hal-hal tersebut terwujud.
Selain itu, memiliki tujuan yang jelas juga mempermudah menentukan kegiatan apa saja yang perlu dilakukan untuk mencapai kesuksesan yang telah ditentukan.
2. Meningkatkan kemungkinan mencapai target
Salah satu bagian dari project plan adalah ukuran-ukuran tertentu untuk memantau keberhasilan perkembangan suatu proyek.
Oleh karena itu, dengan menyusun project plan, kemungkinan untuk mencapai milestone atau titik-titik pencapaian akan menjadi semakin besar berkat perencanaan yang matang.
3. Penilaian risiko dan penyusunan rencana mitigasi
Risiko adalah salah satu hal yang ditinjau dalam project plan.
Penyusunan rencana proyek membuat para stakeholder bisnis mengetahui risiko-risiko potensial yang mungkin terjadi ketika proyek dijalankan.
Dengan memiliki gambaran risiko ini, tim bisa mempersiapkan diri dengan baik untuk menghadapi segala kendala yang mungkin dihadapi.
4. Alokasi sumber daya yang lebih efisien
Project plan adalah dokumen yang juga mencakup alokasi sumber daya
Hal itu membuat tim bisa benar-benar mengetahui apa saja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek dan bagaimana mengaturnya agar dapat dikerahkan secara efisien.
Tentunya, penyusunan project plan mampu mencegah kelebihan atau kekurangan sumber daya.
5. Mengidentifikasi dependensi tugas
Manajer proyek dapat mengetahui tugas-tugas apa saja yang memiliki dependensi terhadap tugas lainnya.
Dengan begitu, ia dapat menjadwalkan mereka dengan baik agar prosesnya dapat dilakukan tanpa hambatan sehingga tidak mengganggu proses lainnya.
Tentunya, aspek ini dalam sebuah project plan adalah salah satu cara untuk menghindari kegagalan proyek.
6. Mendukung komunikasi yang lancar
Project plan adalah hal yang penting untuk disusun karena tidak hanya memastikan proyek terencana dengan baik, tetapi dokumen ini pun memastikan komunikasi yang lancar.
Rencana proyek memberikan deskripsi apa saja yang perlu dilakukan setiap anggota tim, sehingga arah komunikasi dapat dipahami dengan jelas ketika dibutuhkan.
Selain itu, project plan juga mempermudah semua anggota tim untuk memahami tanggung jawabnya.
Baca Juga: Kupas Tuntas TOR dan Fungsinya untuk Project Management
Tahap-Tahap Menyusun Project Plan
© Freepik.com
1. Menyusun garis besar proyek
Langkah pertama untuk menyusun project plan adalah menentukan business case, yaitu alasan mengapa proyek tersebut harus dijalankan.
Tak hanya latar belakang proyek, business case juga mencakup manfaat dan return of investment (ROI) dari proyek tersebut.
Selain itu, permasalahan yang harus diselesaikan pun dideskripsikan dalam tahap ini.
Kemudian, business case akan dipresentasikan pada pembuat keputusan bisnis untuk disetujui.
2. Diskusi dengan para stakeholder
Langkah selanjutnya dalam penyusunan project plan adalah bertemu dengan para stakeholder yang berkepentingan dalam proyek.
Hal ini penting untuk identifikasi tujuan akhir proyek sesuai dengan kebutuhan para stakeholder tersebut.
3. Menentukan cakupan proyek
Setelah memiliki gambaran proyek yang lebih baik, hal selanjutnya yang perlu dilakukan dalam pembuatan project plan adalah menentukan cakupan proyek tersebut.
Hal ini merupakan salah satu pilar penting sebuah rencana proyek.
Cakupan proyek meliputi apa saja yang perlu dilakukan dalam proyek tersebut sehingga kamu bisa mengetahui apa yang tidak penting dan perlu dihindari.
Hal itu bermanfaat agar sumber daya bisa digunakan seefisien mungkin.
4. Menetapkan tujuan dan sasaran
Tujuan dan sasaran atau objektif proyek merupakan dua hal yang berbeda.
Tujuan adalah hasil yang ingin dicapai, biasanya lebih luas dibanding tujuan.
Sementara itu, sasaran adalah hal yang lebih spesifik. Sasaran meliputi kegiatan yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut.
5. Merencanakan hasil
Sebuah project plan harus mendeskripsikan hasil, yaitu merupakan produk akhir sebuah proyek.
Deskripsi hasil yang jelas adalah hal penting dalam project plan agar bisa dipastikan sesuai dengan keinginan dan kebutuhan para stakeholder.
6. Buat jadwal proyek
Tentunya, sebuah proyek harus terjadwal dengan baik.
Oleh karena itu, project plan juga perlu mencakup jadwal proyek yang mempertimbangkan kegiatan-kegiatan yang perlu dilakukan, sumber daya, keuangan, dan lain-lain.
Untuk penjadwalan yang sukses, pecah jadwal menjadi beberapa fase agar lebih mudah dicapai dan diukur keberhasilannya.
7. Bagikan tugas
Setelah jadwal disusun, hal selanjutnya yang perlu dilakukan adalah membagikan tugas dalam project plan.
Para anggota tim harus memiliki kemampuan dan pengalaman yang sesuai dengan proyek yang direncanakan agar bisa menjalankan tugasnya masing-masing dengan baik sesuai jadwal dan deskripsi tanggung jawabnya.
8. Tinjau dan nilai risiko
Risiko selalu ada dalam proyek apa pun.
Oleh karena itu, perkiraan dan penilaian risiko adalah hal penting yang juga perlu didefinisikan dalam sebuah project plan.
Rencana proyek harus fleksibel untuk menghadapi risiko-risiko yang mungkin terjadi agar pada akhirnya tujuan tetap bisa tercapai dan proyek bisa membuahkan hasil yang memuaskan.
9. Laporkan perkembangan
Ketika proyek sudah dijalankan, penting untuk meninjau dan melaporkan perkembangannya.
Tentukan waktu untuk melakukan pertemuan mengenai proyek tersebut agar jika ada perubahan rencana yang perlu dilakukan, pelaksanaannya dapat direncanakan dengan tim pelaksana.
Baca Juga: Project Management Tools Terbaik untuk Memudahkan Pekerjaanmu
Nah, sekian penjelasan Glints mengenai project plan dan cara menyusunnya.
Project plan adalah rencana yang penting untuk disusun karena tanpanya sebuah proyek akan sulit untuk berjalan dengan lancar.
Dalam manajemen proyek, project plan hanyalah salah satu bagian dari keseluruhan kegiatan yang perlu dilakukan agar keberhasilan tercapai.
Jika tertarik untuk mempelajari banyak hal lainnya terkait pengelolaan suatu proyek, kamu bisa menemukan banyak informasi lainnya di Glints, lho.
Untuk itu, disarankan untuk berlangganan newsletter blog Glints agar tidak ketinggalan artikel seru dan bermanfaat lainnya.
Kalau kamu berlangganan, Glints akan mengirimkan artikel langsung ke inbox emailmu. Praktis, ya?
Oleh karena itu, yuk, buat akun dulu di sini dan mulai berlangganan!
