Project Scope Management: Arti, Manfaat, dan Tahapannya
Isi Artikel
Ada banyak tahapan yang harus dilakukan dalam manajemen proyek. Salah satunya adalah menentukan project scope management atau manajemen ruang lingkup.
Project scope management membantu project manager untuk menentukan berbagai kebutuhan dalam sebuah proyek.
Nah, ketahui lebih detail apa itu project scope management, serta apa saja tahapan dalam membuat manajemen ruang lingkup di bawah ini.
Apa Itu Project Scope Management?
© Freepik.com
Project scope management adalah proses dalam menentukan semua cakupan, ruang lingkup, dan kegiatan yang diperlukan ketika melakukan sebuah proyek besar.
Misalnya target-target proyek seperti jumlah budget, apa saja alat yang dibutuhkan, sampai tenggat waktu untuk menyelesaikan proyek.
Selain itu, ada banyak hal dan kendala yang dapat terjadi ketika melaksanakan sebuah proyek. B
Menurut PMI, sebuah project scope management dapat memengaruhi sebuah proyek hingga 52%.
Ya, meski sudah ada ruang lingkup yang jelas, sebuah proyek bisa saja terkendala dan tak berjalan mulus.
Oleh karena itu, penting untuk memikirkan, merancang, hingga menyepakati ruang lingkup sebelum memulai suatu proyek.
Manfaat Project Scope Management
© Freepik.com
Tujuan dan manfaat utama dari membuat project scope management adalah untuk memudahkan tim dalam menjalankan sebuah proyek besar.
Namun, dengan adanya ruang lingkup dalam sebuah manajemen proyek, hal ini akan mencegah beberapa masalah seperti:
- Kebutuhan dan persyaratan yang berubah terus-menerus di tengah proyek.
- Perubahan target dan goals ketika proyek sudah berlangsung.
- Melebihi batas anggaran yang sudah ditentukan.
- Proyek meleset jauh dari tenggat waktu (project timeline) yang ditentukan.
Semakin detail sebuah manajemen ruang lingkup, akan semakin memudahkan tim dalam melakukan sebuah proyek.
Dengan begitu, semua orang tahu apa saja kebutuhan, berapa banyak anggaran yang dimiliki, serta waktu untuk menyelesaikan semua pekerjaan.
Merencanakan scope dalam sebuah proyek juga akan memudahkan kamu dalam mengendalikan dan mengontrol hal-hal yang bisa menjadi penghambat.
Tahapan dalam Project Scope Management
© Freepik.com
Melansir Northeastern University Graduates Program, untuk membuat project scope management, berikut langkah yang harus kamu lakukan.
1. Merencanakan proyek
Langkah pertama dalam membuat project scope management adalah membuat rancangan segala hal yang dibutuhkan dalam menjalankan proyek.
Hal ini termasuk:
- rincian persyaratan proyek, dari peralatan, budget, hingga tenaga yang dibutuhkan
- target dan hasil yang diharapkan dari proyek
- proses kerja dan kontrol dari sebuah proyek
2. Mengumpulkan semua kebutuhan
Nah, setelah merancang draft proyek, seorang project manager harus berkoordinasi dan berdiskusi dengan para stakeholder terkait.
Hal ini untuk menentukan dan menyamakan tujuan, target, anggaran, hingga batasan waktu.
3. Menentukan cakupan dan ruang lingkup
Jika sudah mengumpulkan semua kebutuhan dari seluruh tim terkait, selanjutnya mengolah draft tersebut menjadi perencanaan yang rapi.
Dalam tahap ini kamu harus memastikan bahwa semua persyaratan dan kebutuhan tim sudah ada dalam rancanganmu.
Dari cara kerja, waktu kerja, anggaran, hingga siapa yang harus bertanggung jawab.
4. Membuat struktur detail terkait proyek
Dalam tahap ini kamu harus membuat work breakdown structure.
Artinya, kamu perlu menentukan siapa saja yang terlibat dan tugas detail ketika proyek berlangsung.
Jangan lupa untuk memberikan tenggat waktu untuk masing-masing proses, sehingga kamu dapat memperkirakan kapan proyek akan selesai.
Jika nanti ada kendala atau proyek jadi molor, kamu bisa mengetahui mana proses yang mengalami hambatan dan siapa yang bertanggung jawab.
5. Memvalidasi ruang lingkup
Selanjutnya, semua rencana ruang lingkup ini dapat kamu bagikan ke para stakeholder terkait dan para pemegang tanggung jawab dalam proyek.
Minta mereka untuk memeriksa ulang apakah ada kebutuhan yang terlewatkan atau tidak. Jika semua sudah setuju, baru proyek bisa dimulai.
6. Memonitor ruang lingkup dan cakupan yang telah ditentukan
Terakhir, sebagai project manager kamu harus memastikan bahwa proyek berjalan sesuai dengan scope yang sudah dibuat dan disepakati.
Mungkin tetap ada kendala yang menghambat proyek dan membuat proses kerja berubah.
Nah, project scope yang kamu telah buat bisa menjadi acuan dalam menentukan seberapa besar perubahan perlu dilakukan.
Tips Agar Project Scope Management Berjalan Efektif
© Pexels.com
Supaya semua hal yang dilakukan dalam sebuah proyek berjalan efektif serta mencapai target, sebaiknya ikuti tips berikut ini.
- Membuat hirarki tim dengan bagan sistem kerja yang jelas. Hal ini untuk memudahkan koordinasi antar tim.
- Membuat ruang lingkup dan cakupan yang jelas. Semakin mendetail sebuah project scope, maka akan semakin baik sebuah proyek berjalan.
- Gunakan beragam project management tools untuk membantu kamu merancang dan melaksanakan proyek, termasuk dalam membuat scope.
- Konsultasi, diskusi, dan komunikasi dengan para stakeholder terkait saat membuat project scope. Buat kesepakatan yang jelas, sehingga scope tidak berubah ketika proyek berjalan.
Itulah serba-sebir project scope management yang wajib kamu ketahui.
Terlebih jika kamu terpilih menjadi project manager dalam sebuah proyek besar di kantormu.
Nah, supaya kamu lebih paham dan bisa jadi project manager andal, yuk, pelajar lebih jauh soal project management dalam artikel Glints.
Ada ragam artikel terkait, mulai dari tips hingga metode-metode untuk menjaga kelancaran proyekmu di Glints Blog.
Yuk, temukan dan ragam artikelnya di sini!
