Membagi Tugas Tim dengan Rapi Lewat Work Breakdown Structure
Isi Artikel
Mengerjakan sebuah proyek dalam perusahaan dinilai menjadi pekerjaan yang cukup berat. Salah satu bentuk yang tepat untuk membuatnya terasa ringan adalah dengan membuat work breakdown structure (WBS).
Dalam project management, work breakdown structure memegang peranan penting dalam menciptakan kolaborasi yang efisien di antara anggota atau karyawan.
Nah, sebenarnya apa, sih, pengertian dari work breakdown structure itu sendiri? Apa saja komponen di dalamnya dan bagaimana cara membuatnya?
Menanggapi hal tersebut, dalam artikel ini Glints akan menjelaskannya kepadamu secara detail.
Yuk, simak bersama-sama!
Apa Itu Work Breakdown Structure?
© Freepik.com
Dilansir dari Project Manager, work breakdown structure (WBS), adalah struktur garis besar hierarki yang membantumu dalam menyelesaikan proyek.
Lalu, menurut Project Management Institute, work breakdown structure adalah dasar dalam sebuah perencanaan, pelaksanaan, dan pengelolaan sebuah proyek.
Dalam pembuatannya, biasanya WBS membagi satu tugas menjadi beberapa subtugas sehingga menyerupai segitiga hierarki.
Kenapa struktur ini harus dibuat terlebih dahulu pada saat perencanaan proyek? Sebab, WBS membantumu untuk membagi tugas-tugas yang harus dikerjakan dalam pembuatan satu proyek.
Secara garis besar, melalui WBS kamu dapat membuat jadwal, budgeting, hingga aktivitas apa saja yang harus dilakukan serta ruang lingkup di dalamnya.
Dalam praktiknya, tentu ini akan membuat pekerjaanmu dapat berjalan dengan efisien.
Pasalnya, kamu telah mengetahui berbagai pertimbangan di awal dengan membuat WBS sebelum menjalankan sebuah proyek.
Seperti yang disebutkan di awal, dalam project management, WBS sangat penting untuk dibuat karena dapat menciptakan kolaborasi yang harmonis antar tim.
Sebab, kamu dan semua rekan kerjamu dapat berkolaborasi dalam menentukan apa saja prioritas tugas yang harus dikerjakan.
Tipe-Tipe Work Breakdown Structure
© Freepik.com
Seperti yang sudah Glints paparkan, WBS adalah sebuah metode yang dapat digunakan pekerja untuk keperluan pengelolaan proyek.
Namun, struktur kerja ini tidak dapat dimanfaatkan secara sembarangan.
Supaya hasilnya bisa maksimal, perusahaan perlu menggunakan salah satu dari 2 tipe work breakdown structure yang paling sesuai dengan keperluan mereka.
Nah, memangnya, seperti apa kedua jenis work breakdown structure yang bisa dimanfaatkan oleh perusahaan? Berikut adalah daftarnya.
1. Deliverable-Based Work Breakdown Structure
Menurut Project Manager, salah satu jenis WBS yang dapat dimanfaatkan perusahaan adalah deliverable-based work breakdown structure.
Dalam tips WBS ini, pertama-tama perusahaan didorong untuk memecah proyek menjadi area-area utamasebagai akun pemegang kontrol.
Kemudian, mereka perlu membaginya menjadi hasil proyek dan paket kerja.
Tujuan dari work breakdown structure ini adalah untuk membuat proses kerja dalam proyek tampak lebih transparan, sehingga menjadi lebih mudah untuk dipantau.
2. Phase-Based Work Breakdown Structure
Jenis WBS berikutnya yang bisa digunakan oleh perusahaan dan para project manager adalah phase-based work breakdown structure.
Sistem WBS ini menampilkan hasil akhir di atas, dengan level-level WBS yang berada di bawah menunjukkan lima fase proyek, termasuk inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, kontrol, dan penutupan.
Sama seperti pada WBS deliverable-based, fase proyek juga dibagi menjadi hasil-hasil proyek dan paket pekerjaan.
Tujuan dari jenis WBS ini ialah untuk menguraikan setiap fase dengan detail, sehingga manajer proyek dapat dengan mudah menyarankan strategi untuk mengatasi risiko kegagalan.
Komponen Work Breakdown Structure
© Freepik.com
Nah, dari penjelasan di atas kita sudah tahu bahwa WBS adalah teknik hierarki secara visual dalam membagi tugas dalam proyek.
Kira-kira apa saja, ya, komponen yang ada di dalamnya?
1. Deskripsi tugas
Salah satu komponen penting yang terdapat di dalam WBS adalah deskripsi tugas.
Membuat deskripsi tugas akan memudahkan project manager dalam membagikan tugas kepada timnya serta melacaknya.
Selain itu, deskripsi tugas juga akan memberikan gambaran kepada tim mengenai tugasnya dan estimasi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya.
2. Status tugas
Dalam sebuah proyek biasanya terdapat banyak sekali tugas dan itu dikerjakan melalui kolaborasi tim.
Nah, agar memudahkanmu dalam melacak tugas demi tugas, penting untuk membuat status pada setiap tugas.
Jadi, nantinya dalam satu tugas dibuatkan status baru mulai, sedang dikerjakan atau sudah selesai.
Hal tersebut otomatis akan memudahkan semua tim dalam menyelesaikan tugas.
Sebagai contoh, tim B baru bisa menyelesaikan tugas jika tugas dari tim A sudah selesai.
Nah, adanya status tugas akan membantu tim B untuk terus melakukan tracking tugas yang sedang dikerjakan tim A.
3. Biaya
Biaya adalah komponen penting yang harus dimasukkan dalam WBS untuk menghemat pengeluaran.
Dalam setiap tugas, pastikan kamu membuat anggaran pengeluaran yang jelas.
Dari situ, nanti saat proyek sudah selesai kamu dapat melacak berapa anggaran biaya dalam menyelesaikan satu proyek.
Ini juga bisa menjadi bahan evaluasi ke depannya.
4. Project deliverables
Komponen berikutnya yang harus dicantumkan di dalam WBS adalah project deliverables.
Istilah ini mengacu pada adalah hasil yang ingin diraih perusahaan dari proyek dan setiap pekerjaan yang mereka laksanakan.
Tujuan dari disertakannya project deliverables sebenarnya cukup simpel, yakni sebagai parameter keberhasilan sebuah proyek.
5. Paket kerja
Elemen terakhir yang perlu disediakan di dalam sebuah WBS adalah paket kerja.
Melansir laman PMI, paket kerja adalah level terendah dari WBS. Ia merupakan sekelompok tugas kecil yang ditugaskan ke anggota tim atau departemen.
Project manager dapat memperkirakan biaya dan durasi paket pekerjaan ini sebagai pedoman kepada seluruh karyawan dalam proyek.
Tips Membuat Work Breakdown Structure
© Freepik.com
Sampai saat ini kamu tentu sepakat bahwa WBS adalah salah satu hal penting yang harus dibuat dalam pelaksanaan proyek.
Lalu, bagaimana, ya, tips membuatnya agar berjalan lancar?
Tenang, Glints akan memberikan caranya untukmu di bawah ini:
1. Catat tujuanmu
Melansir dari Lucidchart, catat terlebih dahulu apa tujuanmu dalam proyek tersebut. Tentukan apakah ingin mengembangkan fitur suatu produk atau justru menciptakan produk baru.
Nah, dari sini kamu dapat membuat deskripsi tugas secara detail dan membagikannya kepada tim.
2. Melakukan brainstorming
Dilansir dari Smartsheet, penting juga untuk melakukan brainstorming antar tim yang terlibat dalam pembuatan proyek.
Dari sini, akan ada banyak sekali ide-ide yang muncul untuk membuat suatu proyek jadi lebih bagus.
Selain itu, brainstorming juga ditujukan untuk menyatukan visi dan misi antartim.
3. Gunakan ringkasan sebagai pedoman aktivitas
Tips berikutnya untuk membuat WBS yang efektif adalah dengan menyediakan ringkasan proyek.
Ringkasan ini nantinya dapat digunakan sebagai pedoman aktivitas karyawan, karena ia bisa menunjukkan setiap rincian tugas secara detail.
Ringkasan proyek ini juga baiknya mengandung rinci kegiatan dan kesimpulan proyek.
Bagi kamu yang belum tahu, kesimpulan proyek merupakan aktivitas yang dirinci lebih lanjut sehingga dapat menerangkan outcome sebuah project.
4. Pilih task owners
Langkah terakhir agar WBS bisa bekerja secara maksimal adalah dengan menentukan task owners.
Istilah tersebut mengacu pada penanggung jawab paket kerja yang terdiri dari pemimpin, pekerja, serta supervisor.
Project manager juga harus memberikan task owners alat manajemen kerja, sumber daya, dan otoritas yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan baik.
Manfaat Work Breakdown Structure
© M.muffingtonpost.jp
Setelah membaca definisi dan berbagai komponennya, jelas bahwa WBS adalah sebuah metode yang sangat bermanfaat.
Ia dapat digunakan dalam berbagai proyek, program, dan inisiatif lainnya untuk memahami target yang harus dicapai perusahaan.
Selain itu, metode kerja satu ini memiliki sejumlah manfaat lainnya yang dapat menguntungkan pekerja. Berikut adalah pemaparannya dikutip dari laman resmi University of Waterloo:
- mampu mendefinisikan dan mengelola pekerjaan setiap karyawan
- dapat membantu mengembangkan jadwal kegiatan dengan mengalokasikan perkiraan durasi kerja
- bisa digunakan untuk mengidentifikasi risiko potensial jika kegiatan memiliki cabang kerja yang tidak terdefinisikan dengan baik
- dapat memberikan gambaran visual yang baik terkait keseluruhan ruang lingkup kegiatan
Demikian penjelasan singkat mengenai work breakdown structure beserta komponen-komponen di dalamnya.
Intinya, jika ingin sukses dalam menjalankan proyek, sangat disarankan bagimu untuk membuat WBS terlebih dahulu.
Agar proses membuatnya lebih mudah, jangan lupa untuk baca dan catat tips-tips yang Glints paparkan di atas, ya!
Nah, selain WBS, masih ada metode lainnya yang dapat kamu gunakan untuk tingkatkan produktivitas project management.
Kamu bisa simak dan pelajari semuanya dengan mengunjungi kanal Produktivitas Glints Blog.
Di dalamnya, Glints sudah siapkan banyak artikel seputar meningkatkan produktivitas hanya buat kamu.
Menarik bukan? Jangan sampai ketinggalan informasi. Yuk, langsung baca kumpulan artikelnya sekarang juga!
