Project Management: Arti, Jenis, Pendekatan, dan Tahap Kerjanya
Isi Artikel
Di dalam lingkungan profesional, project management atau manajemen proyek adalah salah satu aspek yang cukup penting, terutama ketika perusahaan sedang mengurus proyek-proyek besar.
Metode ini dibutuhkan agar badan usaha mampu melaksanakan proyek dengan lancar tanpa perlu menghamburkan banyak biaya.
Oleh karena itu, perusahaan tak dapat mengabaikannya. Bahkan, di era modern ini, kandidat dengan pemahaman yang kuat tentang project management akan diunggulkan oleh rekruter.
Nah, kali ini, Glints sudah menyiapkan serba-serbi project management yang perlu kamu ketahui, mulai dari definisi hingga tahap kerjanya. Yuk, simak lebih lanjut di bawah ini!
Apa Itu Project Management?
Dilansir dari Investopedia, project management adalah metode perencanaan dan pengelolaan sumber daya yang bisa digunakan perusahaan untuk menyelesaikan sebuah proyek.
Di dalamnya, terdapat berbagai proses yang dimulai dari inisiasi, pembentukan strategi, pelaksanaan, pengawasan, hingga penutupan.
Perbedaan project management dengan manajemen pada umumnya terletak pada rentang waktu yang dijalankan.
Pasalnya, project management dibutuhkan ketika perusahaan ingin menjalankan sebuah proyek atau acara tertentu.
Sementara, manajemen konvensional meliputi aspek yang lebih luas dan rentang waktunya tidak dapat ditentukan oleh pihak penyelenggara.
Orang yang bertanggung jawab terhadap keberlangsungan proyek dan semua rincian di dalamnya biasa disebut sebagai project manager atau manajer proyek.
Mereka adalah pemegang tanggung jawab yang harus memiliki banyak keahlian seperti komunikasi, negosiasi, dan pengetahuan bisnis yang memadai.
Aspek yang Perlu Diperhatikan
Nah, seperti yang sudah Glints jelaskan, project management adalah sebuah metode yang dapat melancarkan kegiatan sebuah proyek.
Di dalamnya, terdapat berbagai aspek yang harus diperhatikan penyelenggara agar proyek dapat berjalan sesuai dengan rencana.
Menurut Project Management Institute, berikut 10 aspek yang harus diperhatikan dalam project management.
- integrasi
- ruang lingkup proyek
- waktu
- biaya
- kualitas
- procurement
- sumber daya manusia
- komunikasi
- manajemen risiko
- manajemen stakeholder
Nah, aspek paling penting dari kesepuluh aspek project management di atas adalah ruang lingkup proyek yang merupakan inti dari keseluruhan acara.
Jika ada perubahan dari ruang lingkup proyek, biaya, waktu, dan aspek lainnya juga akan ikut berubah.
Manajemen risiko juga sangat penting, karena perusahaan tetap harus memikirkan aspek bisnis seperti return on investment dari proyek yang dijalankan.
Pendekatan dalam Project Management
Dilansir dari Wrike, project management adalah sebuah strategi yang terbagi menjadi dua pendekatan utama. Berikut pemaparannya.
Tradisional
Pertama adalah pendekatan tradisional, di mana ia memiliki sifat yang lebih mendasar dan dikembangkan untuk beberapa industri seperti manufaktur.
Biasanya industri yang menggunakan pendekatan manajemen proyek ini menghasilkan produk fisik seperti mobil, komputer, bangunan, atau produk lainnya.
Nah, jenis pendekatan ini pun dibagi menjadi 3 kategori yang berbeda. Berikut penjelasan singkatnya.
1. Waterfall
Ketika menggunakan pendekatan ini, setiap tugas yang ada di dalam proyek harus diselesaikan satu persatu sebelum memulai tugas selanjutnya.
2. Critical path method
Metode ini kurang lebih sama dengan Waterfall, di mana ia menggunakan pendekatan yang sequential.
Tugas penyelenggara yang menggunakan pendekatan project management ini adalah untuk memprioritaskan sumber daya yang dibutuhkan.
Selain itu, ia juga memprioritas tugas atau pekerjaan lain yang lebih penting untuk dilakukan terlebih dahulu.
Pekerjaan lain yang mungkin dapat menghambat jalannya proyek akan dilakukan terakhir.
3. Critical chain project management (CCPM)
Pendekatan manajemen proyek CCPM berfokus kepada sumber daya yang dibutuhkan untuk masing-masing tugas dan pekerjaan yang ada di dalam proyek.
Project manager akan mengidentifikasi tugas dengan prioritas paling tinggi, lalu membuat jadwal di sekitar prioritas tersebut.
Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa fokus utama dari proyek dapat benar-benar terlaksana.
4. Agile
Agile dalam project management adalah sebuah pendekatan yang berfokus kepada kolaborasi tim, dibandingkan dengan struktur hierarki.
Pendekatan ini dikembangkan untuk software development pada tahun 2001.
Serupa dengan pendekatan tradiosional, agile juga dikategorikan menjadi 4 jenis yang berbeda. Berikut pemaparannya.
5. Scrum
Berbeda dengan pendekatan tradisional, pendekatan Scrum memungkinkan anggota tim untuk memiliki beban tanggung jawab yang biasa diemban oleh project manager.
Jabatan pemimpin dan fasilitator dalam pendekatan ini dipegang oleh “Scrum Master”.
6. Kanban
Kanban dalam project management adalah sebuah pendekatan yang kurang lebih sama dengan Scrum.
Akan tetapi, ia hadir dengan periode kerja yang bersifat lebih kontinyu.
7. Extreme programming (XP)
Nah, pendekatan XP dikembangkan khusus untuk software engineering.
Pendekatan ini cocok untuk proyek dengan klien yang belum mengetahui apa yang dibutuhkan dari hasil akhir nantinya.
Hal ini dikarenakan dengan menggunakan XP, project manager dapat melakukan percobaan dan memberi feedback terhadap klien.
8. Adaptive project framework (APF)
Pendekatan APF juga cocok untuk proyek berbasis teknologi dan informasi yang membutuhkan fleksibilitas dan juga tingkat adaptasi yang tinggi.
Tahapan dalam Project Management
Ketika ingin melaksanakan sebuah proyek, tentu saja terdapat proses di dalamnya. Proses-proses ini akan dipimpin oleh orang yang ditunjuk sebagai project manager (manajer proyek).
Tahapan yang terdapat dalam project management adalah:
1. Permulaan (initiating)
Proses yang pertama dilakukan adalah inisiasi proyek. Di dalam proses ini, banyak variabel yang harus ditentukan.
Beberapa di antaranya adalah:
- tujuan proyek
- ruang lingkup proyek
- memilih manajer proyek
- risiko yang berpotensi muncul
- budget yang dibutuhkan
- perkiraan timeline besar
Poin paling penting dalam perencanaan adalah menentukan tujuan proyek dan hal apa saja yang ingin dicapai, serta ruang lingkup proyek.
Pasalnya, inti dari project management adalah memastikan bahwa semua proses yang dilakukan akhirnya dapat sesuai dengan tujuan awal.
2. Perencanaan (planning)
Setelah menjabarkan berbagai macam variabel yang penting dalam proyek, proses selanjutnya adalah perencanaan.
Di dalam proses ini, manajer proyek harus membuat rancangan mengenai keseluruhan proyek mulai dari permulaan sampai akhir secara lebih rinci.
Beberapa contohnya adalah:
- berapa sumber daya manusia yang dibutuhkan
- sumber daya eksternal yang dibutuhkan (vendor, supplier)
- membuat perencanaan dana (optimis, realistis, dan pesimis)
- timeline yang spesifik
- rencana pelaksanaan
Nah, saat merencanakan sebuah proyek, stakeholder juga masuk dalam pertimbangan.
Pasalnya, mereka perlu dilibatkan agar dapat mengetahui hal-hal penting seperti risiko dan juga progres saat proyek sedang berlangsung.
3. Pelaksanaan (executing)
Ketika rincian perencanaan sudah dibuat dan disetujui oleh project manager dan juga stakeholder, maka proyek dapat dilaksanakan.
Dalam pelaksanaannya, project manager memiliki tanggung jawab untuk memastikan semua hal berjalan sesuai dengan timeline dan anggaran dana yang sudah ditentukan.
Mulai dari memilih sumber daya yang akan mengerjakan proyek, memilih team leader, membuat kontrak dengan vendor, supplier, dan pihak-pihak eksternal lainnya.
Ia juga harus memastikan pekerjaan di lapangan berjalan lancar dengan memilih tim yang sesuai, dan juga menjaga komunikasi yang baik dengan anggota tim serta stakeholder.
Dengan banyaknya hal yang dipertanggungjawabkan, seorang project manager diharapkan memiliki kapasitas yang mencukupi.
Hal itu seperti profesional, teratur, dapat berkomunikasi dan memimpin dengan baik.
4. Pengawasan (control and monitoring)
Saat mengawasi jalannya proyek, seorang project manager harus mengukur setiap progres yang ada agar sesuai dengan perencanaan.
Tak hanya mengukur progres, pengawasan juga dilakukan agar mengetahui ketika terjadi kesalahan atau kegiatan yang keluar dari jalur.
Jika diperlukan perubahan atau pembenaran baik dari segi kinerja ataupun pelaksanaan sistem, biasanya itu semua dapat ditemukan di tahapan ini.
Intinya, pengawasan sangat dibutuhkan agar semua hal dapat terlaksana sesuai dengan rencana.
5. Penutupan (closing)
Ketika semua proses telah dilaksanakan dan disetujui oleh stakeholder, maka proyek dinyatakan selesai.
Saat penutupan berlangsung, project manager akan menyelesaikan kontrak dengan pihak eksternal yang dilibatkan, membuat arsip dokumen-dokumen penting, dan juga membuat laporan proyek.
Meskipun begitu, manajemen proyek belum bisa dibilang rampung.
Pasalnya, terdapat proses kelanjutan seperti maintenance dan juga penyelesaian masalah-masalah yang ada.
Proses lanjutan tersebut tetap masuk ke dalam ruang lingkup kerja project management.
Itu dia serba-serbi project management atau manajemen proyek yang perlu kamu pahami sebelum masuk ke dunia profesional.
Nah, kamu bisa membekali diri agar lebih jago hal tersebut dengan ikut Glints ExpertClass.
Di sana, kamu bisa menemukan ragam kelas pengembangan diri dan skill yang dibawakan oleh para ahli.
Dengan mengikutinya, kamu akan mendapatkan insight penting dari praktisi berpengalaman yang bisa diterapkan untuk proyekmu.
Tunggu apa lagi? Yuk, cek kelasnya sekarang!
