Rencana Komunikasi: Definisi, Cara Membuat, dan Template

Diperbarui 24 Mar 2023 - Dibaca 8 mnt

Isi Artikel

    Dalam dunia public relations, rencana komunikasi merupakan strategi yang dirancang untuk mengurangi risiko terjadinya krisis.

    Kumpulan taktik ini akan menjadi landasan perusahaan sebelum mereka meluncurkan pernyataan maupun kampanye pemasaran baru.

    Nah, apa sih yang dimaksud dengan rencana komunikasi? Apa saja langkah yang perlu diambil untuk membuatnya? Yuk, simak selengkapnya dalam rangkuman Glints berikut ini.

    Apa Itu Rencana Komunikasi?

    Menyadur Hubspot, rencana komunikasi atau communication plan, memungkinkan tim PR untuk menyampaikan informasi secara efektif kepada pemangku kepentingan dan user yang sesuai. 

    Rencana tersebut akan mengidentifikasi pesan yang perlu dipromosikan perusahaan kepada target audiens serta platform yang diharapkan.

    Communication plan dapat digunakan pada saat krisis, tetapi juga sering dimanfaatkan ketika perusahaan sedang meluncurkan inisiatif atau produk baru.

    Selain itu, communication plan dapat membantu tim PR untuk memperjelas tujuan peluncuran produk atau inisiatif baru mereka dan secara pasti menentukan pesan yang ingin disampaikan kepada audiens tertuju.

    Rencana komunikasi dapat membantu bisnis pada masa krisis saat pesan pemasaran atau keputusan bisnis sebelumnya merusak reputasi perusahaan di mata pemangku kepentingan internal maupun pelanggan.

    Jika perusahaan tidak memiliki communication plan, maka, mereka tidak akan siap saat risiko merugikan benar terjadi. 

    Baca Juga: Menyusun Strategi Public Relations yang Efektif

    Pentingnya Rencana Komunikasi

    Inilah beberapa alasan mengapa rencana komunikasi sangat penting untuk dibuat.

    1. Meminimalkan miskomunikasi

    Yang pertama tentunya adalah mencegah miskomunikasi yang pastinya cukup sering terjadi di dunia kerja.

    Meski tetap memerlukan upaya lain untuk mencegahnya, dokumen rencana komunikasi sangat mampu memperjelas beberapa hal utama yang harus diketahui semua orang.

    Terutama mengenai tujuan atau objektif yang harus dicapai dari suatu kegiatan.

    2. Memperjelas tugas setiap orang

    Di dalam communication plan, tidak hanya terdapat deskripsi mengenai apa yang harus dilakukan, tetapi juga siapa yang akan melakukan suatu tugas.

    Jadi, hal ini dapat mencegah konflik atau tugas yang tumpang tindih antara satu karyawan dengan karyawan lainnya.

    Mereka juga akhirnya dapat lebih sadar akan tanggung jawabnya meski berupa hal-hal kecil namun penting untuk diingat.

    3. Meningkatkan efektivitas komunikasi

    Alasan selanjutnya tentunya agar komunikasi yang terjalin bisa lebih efektif.

    Anggota tim langsung tahu apa yang harus mereka kerjakan dan siapa yang harus mereka hubungi ketika ada keperluan, tanpa harus bertanya dan mengganggu rekan kerjanya yang lain.

    Dokumen ini juga dapat menjadi sumber informasi yang jelas untuk hal-hal dasar mengenai komunikasi suatu project.

    4. Membuat semua anggota memiliki pemahaman yang sama

    Kamu mungkin mengira bahwa rapat A dilakukan untuk membahas masalah project, kemudian anggota tim lain ada yang mengira bahwa rapat tersebut sebenarnya bertujuan untuk diskusi santai dan informal.

    Kesalahpahaman ini tentu akan mudah dicegah jika ada dokumen rencana komunikasi yang dapat menunjukkan dengan jelas apa tujuan dari suatu komunikasi.

    Dengan begitu, semua orang juga dapat melakukan persiapan yang matang dan sesuai sebelum rapat dimulai.

    Baca Juga: 5 Strategi Menyusun CSR bagi Public Relations agar Tepat Sasaran

    Cara Membuat Rencana Komunikasi

    Membuat rencana komunikasi bisa menjadi suatu hal yang rumit. 

    Kendati demikian, perencanaan communication plan yang masak dapat menjadi sebuah keuntungan untuk jangka waktu yang panjang.

    Hal ini terutama untuk keperluan risk management yang menjamin kualitas reputasi perusahaan.

    Nah, berikut ini adalah langkah-langkah membuat communication plan yang perlu kalian ketahui.

    1. Lakukan analisis situasi

    Langkah pertama untuk membuat rencana komunikasi adalah untuk melakukan analisis terhadap situasi dalam perusahaan.

    Lakukan audit untuk mengevaluasi reputasi perusahaan menyangkut komunikasi. Kamu perlu mengumpulkan dan menganalisis semua informasi yang relevan di dalam perusahaan. 

    Untuk melakukan audit komunikasi, kamu perlu melakukan hal berikut:

    • Diskusikan dengan seluruh anggota tim komunikasi.
    • Lakukan survei dan FGD bersama pemangku kepentingan di perusahaan.
    • Bicaralah dengan departemen lain di perusahaan untuk menyaring feedback dan opini.

    2. Tentukan tujuan perusahaan

    Menurut Axiapr, setelah mengumpulkan dan mengevaluasi semua informasi, kamu harus menentukan tujuan dan pesan yang ingin disampaikan perusahaan.

    Kira-kira, seperti apa hasil yang ingin dicapai perusahaan? Apa yang diharapkan dengan menerapkan rencana komunikasi ini? 

    Tujuan yang telah dibentuk harus mengacu pada metode SMART, yakni specific (spesifik), measurable (terukur), achievable (dapat dicapai), relevant (relevan), dan time-focused (terjadwal).

    3. Identifikasi platform

    Langkah berikutnya dalam membuat rencana komunikasi adalah untuk merencanakan cara penyampaian pesan perusahaan pada berbagai platform yang telah dipilih. 

    Sebelumnya, kamu perlu mengidentifikasi tren pengguna masing-masing platform. Hal tersebut dilakukan agar kamu dan tim PR mengetahui sifat audiens pada platform.

    Kemudian, tentukan platform yang paling efektif untuk menyampaikan pesan kepada target audiens.

    4. Penyampaian pesan adalah tanggung jawab individual

    Melansir Hubspot, setelah menentukan audiens dan platform yang tepat, tentukan satu anggota yang bertanggung jawab untuk menyampaikan pesan perusahaan.

    Mengapa demikian? Sebab, pemikiran dan gaya bahasa masing-masing orang itu cukup variatif. 

    Jika sebuah pesan disampaikan oleh lebih dari satu orang, audiens akan mengetahuinya, dan hal tersebut dapat merusak citra perusahaan.

    5. Evaluasi hasil

    Melansir Community Toolbox University of Kansas, langkah terakhir dalam membuat rencana komunikasi adalah dengan mengevaluasi hasil.

    Jika perusahaan tidak puas dengan hasilnya, kamu dapat menciptakan penyesuaian agar rencana dapat bekerja lebih baik di masa mendatang. 

    Berikut adalah bentuk-bentuk evaluasi yang bisa kamu terapkan:

    • laporan tahunan (annual reports)
    • laporan bulanan (monthly reports)
    • laporan kemajuan (progress reports)
    • laporan dari departemen lain (reports from other departments)
    Baca Juga: Kiat Menyampaikan Key Message secara Efektif

    Template Rencana Komunikasi

    Mengembangkan communication plan yang efektif akan membutuhkan usaha. 

    Akan tetapi, bila rencana dapat diciptakan dengan baik, dijamin perusahaan akan terhindar dari krisis dan konflik yang tidak diinginkan.

    Nah, agar tidak repot membuat format communication plan dari awal, Glints sudah siapkan template gratis untukmu.

    Cara mendapatkannya juga sangat mudah. Cukup isi pertanyaan di bawah ini lalu klik tombol Download Template.

    Setelah itu, kamu akan diarahkan ke file yang berbentuk Excel. Silakan download kembali file tersebut untuk mulai menggunakannya.

    Ayo download template-nya sekarang juga!

    Seberapa bermanfaat artikel ini?

    Klik salah satu bintang untuk menilai.

    Nilai rata-rata 3.7 / 5. Jumlah vote: 3

    Belum ada penilaian, jadi yang pertama menilai artikel ini.

    We are sorry that this post was not useful for you!

    Let us improve this post!

    Tell us how we can improve this post?


    Comments are closed.

    Artikel Terkait