Timeboxing: Definisi, Tipe, Manfaat, dan Tips Penerapannya
Isi Artikel
Timeboxing adalah salah satu strategi untuk meningkatkan produktivitas dan time management skill.
Sudah mencoba berbagai tips manajemen waktu tetapi belum ada yang efektif?
Nah, kamu bisa simak pembahasan lengkap berikut ini lalu terapkan dalam kegiatan sehari-hari dan lihat hasilnya.
Tak perlu berlama lagi, ini dia penjelasan lengkap dari Glints untukmu!
Definisi Timeboxing
Dilansir dari Asana, timeboxing adalah strategi mengatur waktu dan tugas yang bersifat goal-oriented (berfokus pada tujuan/target).
Ketika membuat timebox, kamu perlu merencanakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.
Hal ini membuatmu lebih sadar akan waktu yang dihabiskan dan apa yang harus dikerjakan dalam periode tersebut.
Timeboxing sedikit berbeda dengan time blocking yang fokus utamanya adalah memblok waktu untuk berbagai aktivitas, baik yang berkaitan dengan pekerjaan maupun tidak.
Sementara itu, timeboxing memaksamu fokus pada tujuan menyelesaikan suatu pekerjaan dalam batas waktu tertentu.
Tak hanya bermanfaat sebagai alat time management pribadi, timeboxing juga sering digunakan oleh project manager untuk mengatur deadline project dan meeting.
Tipe Timeboxing
Setidaknya terdapat dua jenis timeboxing, yaitu hard timeboxing dan soft timeboxing.
Kedua tipe ini hadir bukan untuk memaksamu memilih salah satunya. Tentu kamu dapat menyesuaikaannya dengan tujuan, karakteristik tugas, dan ekspektasi pribadi dan tim.
1. Hard timeboxing
Hard timeboxing adalah strategi yang lebih kaku. Jika gagal menyelesaikan tugas sesuai dengan waktu yang telah dialokasikan, kamu harus berhenti mengerjakannya dan beralih ke tugas selanjutnya.
Begitu pun pada saat meeting. Mau tidak mau, kamu pasti akan mendorong diri sendiri untuk menyelesaikan semua agenda rapat secara tuntas.
Jenis strategi yang satu ini sangat cocok digunakan bagi kamu yang cenderung perfeksionis.
2. Soft timeboxing
Kebalikan dari tipe yang pertama, strategi soft timeboxing bersifat lebih fleksibel.
Waktu yang ditetapkan lebih berfungsi sebagai petunjuk atau estimasi saja. Namun, kamu tetap perlu berkomitmen penuh untuk menyelesaikan tugas tersebut sesuai dengan deadline.
Hanya saja, strategi ini memang lebih cocok ketika kamu belum tahu pasti berapa lama waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.
Manfaat Timeboxing
© Freepik.com
Beberapa manfaat timeboxing di antaranya adalah sebagai berikut.
1. Mengurangi kebiasaan menunda-nunda
Apakah kamu seorang procrastinator?
Jika ya, timeboxing merupakan salah satu solusi agar kamu tak lagi menunda pekerjaan.
Salah satu faktor mengapa kamu sering menunda adalah karena menyepelekan tingkat kemudahan suatu tugas.
Setelah menyadari bahwa satu tugas ternyata memerlukan waktu lama, pasti ada dorongan untuk segera mengerjakannya.
2. Meningkatkan konsentrasi
Dengan menyiapkan alokasi waktu untuk mengerjakan tugas A, kamu secara tidak langsung memberi tahu otak bahwa kini saatnya konsentrasi pada tugas A saja, bukan multitasking tugas B, C, dan D.
Sebaliknya, tanpa timeboxing, kamu pasti lebih mudah terdistraksi dengan beban kerja lain yang kerap menghantui.
3. Membentuk rutinitas kerja
Setelah terbiasa membuat timebox, kamu pun akan lebih mudah memprediksi bagaimana harimu akan berjalan, apa yang biasanya harus dilakukan, dan lain sebagainya.
Meski terdengar tak ada manfaatnya, sadarkah kamu berapa banyak waktu yang terbuang percuma karena kita terlalu lama bersiap-siap mengerjakan satu tugas?
Timeboxing ini juga akan meningkatkan kepercayaan dan keyakinan diri ketika harus menyelesaikan suatu pekerjaan.
Tips Menerapkan Timeboxing
Meski terdengar sederhana, ada berapa hal yang perlu diperhatikan agar strategi time management yang satu ini berjalan efektif.
Dilansir dari Timeular, tips menerapkan timeboxing di antaranya adalah:
1. Kelompokkan tugas sejenis
Misalnya, dalam satu hari kamu harus menyiapkan pitch deck dan email sales untuk beberapa prospek yang sama.
Nah, letakkanlah kedua tugas tersebut dalam waktu yang berdekatan.
Berganti dari satu tugas ke tugas lain sangatlah menguras energi. Cara yang satu ini dapat membantu otakmu agar tidak terlalu lelah karena masih ‘memikirkan’ pekerjaan yang sama.
2. Gunakan timer
Timer ini sangat berguna agar kamu tidak terlalu terkejut karena harus berhenti bekerja secara tiba-tiba.
Atur timer pada beberapa titik waktu, misal 10 menit sebelum dan ketika waktu habis.
Tanpa adanya timer, kemungkinan besar kamu akan menyepelekan batasan waktu dan akhirnya gagal berkomitmen dengan planning yang sudah ada.
3. Jangan lupa beri jeda
Kesalahan umum saat menerapkan timeboxing adalah tidak meluangkan waktu untuk istirahat sama sekali. Padahal, tak ada teknik time management yang memiliki tujuan untuk membuat seseorang burnout.
Jadi, tak apa untuk memberi jeda misalnya selama 5 menit setiap 20-30 menit sekali agar kamu tak mudah stres dan overwhelmed.
Selain itu, jeda ini juga berguna untuk mengistirahatkan mata dari layar komputer.
4. Jangan gunakan timebox untuk semua meeting
Apabila kamu ingin menggunakan timebox untuk meeting, ingatlah bahwa belum tentu semua jenis meeting cocok dengan strategi pengaturan waktu seperti ini.
Ada beberapa meeting yang justru akan lebih produktif jika berjalan secara natural tanpa dihantui oleh batasan-batasan waktu, seperti sesi one-on-one maupun brainstorming.
Kendati demikian, efektivitas waktu tetaplah nomor satu. Jadi, tetap perhatikan durasi meeting dan jangan biarkan bahasan menjadi tidak terarah.
Demikian pembahasan Glints mengenai timeboxing. Hal yang perlu diingat ketika meningkatkan kemampuan time management adalah tidak memaksakan satu teknik pada diri sendiri.
Jika menurutmu timeboxing adalah strategi yang kurang cocok diterapkan untukmu, tak apa untuk mencoba strategi lain yang lebih efektif.
Nah, untuk membantumu menemukan alternatif lain, Glints punya banyak artikel terkait time management yang bisa kamu akses secara gratis di Glints Blog!
Dengan mempelajarinya, kamu dapat mencoba banyak opsi strategi dan memutuskan mana yang paling tepat untukmu.
Langsung saja klik link ini untuk temukan kumpulan artikelnya, ya!
