4 Contoh Signature Email dan Cara Membuatnya
Ditulis oleh : Lita Prasetyo
Masih bingung contoh signature email yang cocok buat kamu? Apakah kamu justru masih bingung apa itu signature email?
Artikel kali ini akan membahas mengenai signature email, dari arti, contohnya baik untuk yang sudah bekerja maupun fresh graduate, hingga cara membuat signature email yang sederhana.
Simak pembahasannya, yuk!
Isi Artikel
Apa Itu Signature Email?
Pernah melihat informasi kontak pengirim di bagian akhir email? Itulah yang dinamakan signature email.
Mailbird menjelaskan bahwa signature email adalah teks yang terletak pada bagian akhir email.
Biasanya, signature email terdiri dari identitas pengirim berupa nama lengkap, jabatan atau posisi, nama perusahaan tempat bekerja, nomor telepon, alamat perusahaan, dan sebagainya.
Tidak hanya untuk kebutuhan email pribadi, perusahaan juga banyak yang menggunakan signature sebagai identitas penutup dari email yang dikirim.
Mengapa Kamu Butuh Signature Email?
Signature email memang terlihat sepele namun ternyata penting karena memberi dampak yang signifikan.
Baik personal maupun perusahaan, penggunaan signature pada email ini penting, lho!
Berikut alasan mengapa kamu butuh signature email:
1. Terlihat profesional
Dilansir dari Mailbird, ketika menghubungi seseorang pertama kali melalui email, mereka tidak akan mengetahui identitasmu.
Nah, menggunakan signature email yang berisi informasi kontak yang lengkap akan membuatmu lebih dilirik oleh penerima email.
Memang sederhana, tapi signature email memberikan kesan bahwa kamu seorang profesional.
2. Membangun kepercayaan
Statista melaporkan ada sekitar 300 miliar email yang dikirim setiap harinya di seluruh dunia.
Bayangkan, di antara miliaran email tersebut, jika salah satunya berisi identitas yang jelas, pasti akan lebih terpercaya, bukan?
Kepercayaan ini bisa didapatkan dengan menyertakan signature email di setiap email yang kamu kirim.
3. Lebih efisien memberikan informasi kontak
Selain terlihat lebih profesional dan terpercaya, signature email juga menjadi sarana yang efisien untuk memberikan informasi kontak yang bisa dihubungi.
Biasanya, signature email yang menarik berbentuk banner yang telah didesain dengan ikon media sosial atau kalimat CTA.
Jika diklik, ikon logo media sosial tersebut akan membawa penerima kepada akun media sosial dari perusahaan atau pribadi si pengirim email.
Selanjutnya, kalimat CTA juga biasanya digunakan oleh perusahaan. Tujuannya untuk ajakan bekerja sama atau bertanya informasi lebih lanjut.
Biasanya, jika diklik, kalimat CTA akan membawa penerima pada nomor telepon pengirim.
Nah, dengan signature ini, penerima email tidak perlu sulit mencari informasi kontak pada platform yang berbeda secara manual.
Informasi yang Bisa Disertakan
Signature email digunakan sesuai dengan tujuannya. Untuk yang sudah bekerja, akan membantu jika menyertakan informasi mengenai perusahaan tempat bekerja.
Sementara itu, jika ingin melamar pekerjaan lewat email, kamu tidak perlu menuliskan jabatan, nama perusahaan, atau alamat perusahaan.
Alih-alih demikian, kamu bisa mengganti alamat perusahaan dengan domisili tempat tinggalmu. Selain itu, kamu juga bisa menyertakan link menuju portofolio.
Berikut adalah komponen yang biasanya ada pada signature email:
- nama lengkap
- jabatan
- nama perusahaan
- nomor telepon
- website
- domisili atau alamat
- media sosial (Instagram, YouTube, dsb.)
- link menuju portofolio
Ingat bahwa kamu tidak perlu menuliskan semuanya pada signature email. Pastikan tetap menyesuaikan dengan kebutuhanmu.
Tips Menulis Signature Email
Selanjutnya, setelah mengetahui mengenai apa saja komponen yang biasanya ada dalam signature, Glints punya tips menulis signature email yang baik.
1. Buat sesederhana mungkin
Tips pertama, yaitu buat signature email yang sederhana. Tidak perlu menyertakan informasi yang tidak relevan.
Pilih komponen yang penting-penting saja sesuai kebutuhan. Dalam hal ini, komponen yang penting adalah nama, jabatan dan perusahaan, dan nomor telepon.
Tidak perlu mencantumkan email jika kamu mengirimkan pesan lewat email pribadi.
2. Gunakan triangle hierarchy
Kedua, masih berhubungan dengan tips sebelumnya, gunakan triangle hierarchy untuk menentukan informasi terpenting.
Setelah menentukan informasi apa saja yang ingin ditulis, kamu bisa menentukan informasi mana yang paling penting dan yang akan paling menonjol.
Susunan dari atas bisa saja seperti nama lengkap, jabatan/posisi, nama perusahaan, nomor telepon, dan yang terakhir adalah alamat perusahaan.
3. Desain seperlunya
Ketiga, kamu tidak perlu desain grafis yang mencolok. Gunakan font yang mudah dibaca, kombinasi warna yang nyaman untuk mata, dan desain yang sederhana.
Jika ingin mendesain signature email yang membawa identitas perusahaan, desainlah sesuai dengan ciri khas perusahaan.
4. Buat desain yang mobile-friendly
Terakhir, jika memang kamu menggunakan desain tertentu untuk signature email, pastikan desain tersebut mobile-friendly.
Menurut Truelist, 7 dari 10 pengguna menghapus email yang tidak tampil dengan benar di layar handphone mereka.
Jadi, penting untuk memastikan bahwa desain signature email-mu tampil dan berfungsi dengan baik jika dibuka dengan aplikasi maupun desktop.
Contoh Signature Email
Menurut Yesware, signature email yang kuat adalah signature email yang menarik namun tetap profesional.
Untuk membuatnya lebih menarik, kamu bisa menggunakan desain grafis dengan tools gratis seperti Canva.
Di sini, Glints akan menunjukkan contoh signature email untuk fresh graduate dan pekerja agar kamu memiliki bayangan saat membuat signature email-mu sendiri.
1. Signature email untuk fresh graduate
Kalau kamu fresh graduate yang sedang mencari kerja, buat emailmu terlihat lebih profesional dengan signature email.
Selain informasi dasar, kamu juga bisa mencantumkan link menuju portofolio online-mu.
Berikut contoh signature email yang bisa menjadi referensi fresh graduate:
Signature email fresh graduate 1
Signature email fresh graduate 2
2. Signature email jika sudah bekerja
Signature email juga penting buat kamu yang sudah bekerja, lho! Khususnya, jika kamu banyak berinteraksi dengan orang lain seperti klien atau partner perusahaan menggunakan email.
Berbeda dengan fresh graduate, contoh signature email buat pekerja cenderung membawakan identitas perusahaannya.
Artinya, kamu perlu mencantumkan posisimu di perusahaan, nama perusahaan, nomor telepon, alamat perusahaan, hingga logo perusahaan.
Berikut contoh signature email jika kamu seorang pekerja:
Signature email pekerja 1
Signature email pekerja 2
Cara Membuat Signature di Email
Ingin membuat signature email tapi belum paham cara menggunakan signature generator? Jangan khawatir! Glints punya solusinya.
Tahukah kamu? Gmail memiliki fitur membuat signature email dengan sederhana. Cara membuatnya juga sangat mudah dan tidak membutuhkan software pendukung.
Selama memiliki akun Gmail, kamu bisa langsung membuatnya di sana. Simak langkah-langkahnya pada tutorial berikut ini:
1. Buka setelan Gmail dan pilih “Lihat semua setelan”
2. Scroll ke bawah dan temukan “Tanda tangan”
3. Klik “+ Buat baru” dan masukkan nama signature
Kamu bebas memberikan nama signature yang kamu inginkan. Pemberian nama hanya untuk memudahkan jika kamu memiliki beberapa signature.
4. Tulis informasi yang ingin ditampilkan
Kamu bisa langsung menuliskan informasi yang ingin ditampilkan pada signature.
Dengan fitur Gmail, kamu juga bisa menyesuaikan ukuran dan jenis font, menyisipkan link, dan sebagainya.
5. Ubah setelan default dan simpan perubahan
Kamu bisa mengubah setelan agar signature yang telah kamu buat selalu ada saat mengirimkan email baru maupun balasan.
Mudah, bukan? Kamu juga bisa menggunakan desain grafis seperti contoh sebelumnya agar lebih menarik!
Selain signature, istilah lain yang perlu kamu ketahui saat mengirim email adalah Cc dan Bcc.
Terkadang, kamu akan diminta menggunakan fitur ini saat mengirim email, termasuk saat melamar kerja.
Mau tahu apa maksudnya dan bagaimana cara menggunakannya? Yuk, cek penjelasannya di sini!
