Cara Melamar Kerja Lewat Email yang Benar (Plus Contohnya)
Isi Artikel
Ketika ingin melamar kerja, tentu ada etika yang harus diperhatikan. Sama halnya dengan cara melamar kerja lewat email.
Hal penting yang harus diperhatikan adalah mulai dari bahasa yang digunakan, dokumen yang perlu disiapkan, dan masih banyak lagi.
Untungnya, Glints sudah menyiapkan cara melamar pekerjaan lewat email yang baik dan benar untuk kamu yang sedang mencari pekerjaan.
Yuk, simak lebih lanjut!
Cara Melamar Kerja Melalui Email
Berikut adalah hal-hal yang harus kamu perhatikan dan lakukan ketika melamar kerja melalui email.
1. Pastikan email sudah benar
Pasti tidak sedikit di antara kamu yang memiliki beberapa akun email, bukan?
Nah, ketika ingin melamar kerja lewat email, pastikan bahwa kamu sudah menggunakan alamat email yang dikhususkan untuk kegiatan profesional.
Usahakan untuk menggunakan nama lengkap saja, tanpa tambahan apa-apa.
Jika kamu menggunakan email pribadi dengan nama yang kurang profesional, mungkin saja rekruter akan menilai bahwa kamu tidak terlalu serius dalam menginginkan pekerjaan ini.
Selain itu, hindari penggunaan nama email yang terlalu rumit dan memiliki kesan tidak formal. Sebab, hal ini akan menjadi pertimbangan khusus bagi pihak HRD atau rekruter.
Terakhir, pastikan juga bahwa alamat email yang dituju sudah sesuai dengan yang tertera di dalam job posting.
Beberapa perusahaan biasanya akan meminta kamu untuk mengirim ke email HRD, lalu mengirimkan CC (carbon copy) ke manajer atau orang yang bersangkutan lainnya.
Agar tidak bingung, berikut contohnya yang bisa kamu simak.
- Nama lengkap: Andika Prananto
- Alamat email yang harus dihindari: [email protected]
- Alamat email yang bisa digunakan: [email protected]
2. Siapkan dokumen yang dibutuhkan dengan rapi
Cara melamar pekerjaan lewat email berikutnya yang wajib kamu perhatikan adalah untuk menyiapkan seluruh dokumen yang dibutuhkan.
Setelah melihat job posting baik itu dari sosial media ataupun situs pencarian kerja, perhatikan benar-benar dokumen apa yang dibutuhkan ketika mengirim email.
Pasalnya, tidak semua perusahaan mewajibkan kamu untuk langsung mengirimkan dokumen seperti ijazah, fotokopi KTP, pas foto dan lainnya melalui email lamaran kerja.
Dua dokumen yang hampir selalu diminta adalah CV (Curriculum Vitae) dan juga cover letter.
Namun, apabila perusahaan mengharuskanmu untuk melampirkan semua berkas tersebut, usahakan untuk menggabungkan semuanya menjadi satu rangkap yang rapi.
Selain itu, sama halnya seperti alamat email, pastikan kamu menamai file secara profesional dengan format yang diminta oleh rekruter.
Sebagai contoh, kamu bisa ikuti cara penulisan file lamaran di email yang benar berikut ini:
“(Nama)-Curriculum Vitae.pdf” dan juga “(nama)-Cover Letter.doc”.
Jangan sampai kamu menuliskannya seperti ini “(Nama)-Curriculum Vitae-terbaru 2020” atau penanda lainnya, karena hal tersebut akan terkesan kurang formal.
Biasanya, banyak HRD yang berakhir tidak melihat isi dari CV tersebut karena nama file-nya kurang profesional.
Nah, untuk format file yang diminta umumnya adalah .pdf, .doc, atau .jpeg. Maka dari itu, jangan sampai kamu menggunakan format rip atau rar.
Pasalnya, meskipun format zip atau rar dapat mengecilkan dokumen, pihak rekruter akan sulit untuk mengaksesnya.
Selain itu, jangan sampai kamu mengirim dokumen yang memiliki besar kapasitas lebih dari 1 MB. Bila memang kelebihan, kamu bisa kompres file terlebih dahulu.
Hal ini cukup penting. Sebab, dokumen lamaran yang kurang dari 1 MB akan memudahkan pihak rekruter untuk download seluruh file lamaranmu.
Hasilnya, tahap rekrutmen pun takkan memakan waktu yang lama karena pihak rekruter dapat memproses semua berkasmu dengan cepat.
3. Tulis subject dengan jelas
Saat melamar kerja lewat email, pastikan kamu menulis subject dengan singkat, padat, dan jelas.
Mengapa demikian? Melansir Resume Writer, subject merupakan sebuah bagian yang mudah untuk dikenali karena terletak pada kepala email.
Bahkan, ketika rekruter membuka lamaran email, bagian yang pertama kali mereka lihat sudah pasti kepala email yang salah satunya adalah subject.
Tanpa penulisan yang jelas, pihak HRD takkan mengenali intensimu dan bahkan bisa saja melihatmu sebagai kandidat yang kurang profesional.
Nah, biasanya perusahaan akan memberi arahan berupa ketentuan dalam penulisan subject email. Hal ini mereka sediakan supaya kandidat dapat menghindari kerumitan saat menulis subject lamaran.
Tak hanya itu, contoh yang mereka berikan juga tersedia bagi fresh graduate yang baru saja turun ke dunia kerja dan profesional.
Contoh format penulisan subject saat melamar pekerjaan lewat email umumnya cukup “Lamaran kerja-(posisi yang diincar)”. Selain itu, kamu juga bisa menambahkan nama lengkap di depan pemaparan subject. Berikut contohnya:
Andika Prananto-Lamaran Kerja-Copywriter
Nah, meskipun demikian, terdapat dua kesalahan pemula yang terkadang masih sering dilakukan, yaitu menulis dengan elemen yang terlalu banyak atau bahkan tidak menuliskan subject email sama sekali.
Contoh kesalahan umumnya seperti berikut ini:
Andika Prananto-Lamaran Kerja untuk Perusahaan Maju Mundur Kena-Copywriter-19 Jun 2021
Jadi, ketika sedang menulis email untuk melamar kerja, pastikan bahwa kamu sudah mengisi kolom subject-nya, ya.
4. Sertakan pembukaan, isi, dan penutupan email
Nah, cara melamar kerja lewat email selanjutnya adalah untuk menulis body email dengan baik.
Hal ini sifatnya wajib bagi kandidat yang hendak melampirkan berkas lamaran kerja. Pasalnya, tanpa body email, bagaimana cara rekruter menilai kemampuan dan kepribadianmu?
Nah, kamu dapat menulis selayaknya pada penulisan surat edaran resmi, di mana penulisan wajib mencantumkan bagian salam, pembuka, isi, serta penutup.
Kamu dapat menuliskannya secara bertahap, dimulai dari perkenalan diri, tujuan penulisan, dan ditutup dengan penjelasan tentang lampiran yang kamu persiapkan.
Agar tidak bingung, berikut ini adalah poin-poin penting dan contoh body email lamaran kerja yang bisa kamu tulis, sesuai disebutkan oleh The Balance Careers.
- Alasan mengapa kamu mengirimkan email lamaran kerja.
- Pemaparan posisi kerja yang kamu incar.
- Penjelasan kualifikasi yang kamu miliki untuk pekerjaan yang dilamar.
- Terangkan hal-hal yang dapat kamu tawarkan untuk calon tempat kerja.
- Cantumkan kontak atau media sosialmu yang dapat dihubungi supaya perusahaan dapat melakukan follow up dengan mudah.
Intinya, usahakan untuk menyampaikan semua poin secara singkat, padat, dan jelas, agar rekruter benar-benar mengetahui maksud dari email kamu.
Tidak perlu menulis panjang lebar, karena sejatinya yang paling penting adalah poin-poin di atas.
Kamu bisa menceritakan lebih lanjut tentang diri kamu ketika memang diminta oleh rekruter saat interview.
Jangan lupa juga untuk mencantumkan di mana kamu melihat job posting dari perusahaan tersebut, ya.
5. Gunakan bahasa yang formal
Cara melamar kerja lewat email yang paling penting adalah menggunakan bahasa formal, baik itu dalam bahasa Inggris atau Indonesia.
Hindari penggunaan kata sapaan “aku-kamu” atau bahkan “gue-lo”, perhatikan penggunaan tanda baca dan huruf besar saat menulis email.
Pastikan bahwa kamu menulis nama perusahaan, nama kamu, dan juga nama rekruter dengan huruf kapital pada awalan (contoh: PT Maju Mundur Kena).
Selain itu, kamu juga harus perhatikan penulisan setiap kata yang kamu cantumkan.
Sebagai contoh, hati-hati dengan penggunaan tanda baca dan penggunaan huruf kapital.
Huruf kapital biasanya hanya digunakan untuk nama perusahaan, nama kamu, dan nama rekruter yang dituju.
Dari keseluruhan penulisan, kamu juga harus memastikan bahwa tidak typo dalam body email, karena hal tersebut bisa membuatmu tampak tidak teliti di mata rekruter.
6. Jangan bertele-tele
Saat melamar pekerjaan lewat email, cara yang baik adalah dengan menuliskan body email. Ini tentu akan menambah profesionalisme juga sopan santun dalam melamar kerja.
Meski begitu, sebaiknya kamu tidak bertele-tele dalam menulis body email. Pastikan kamu hanya menulis apa yang benar-benar relevan dan alasan kamu adalah orang yang tepat untuk posisi ini.
Jadi, kamu bisa memulai dengan perkenalan di paragraf pertama. Baru di paragraf kedua kamu bisa menjelaskan tujuan kamu melamar beserta alasannya.
Untuk latar belakang pendidikan sebaiknya tak perlu dimasukkan di body email karena toh kamu sudah menuliskan di CV yang dilampirkan.
7. Tulis nama referensi kamu
Kalau kamu melamar pekerjaan ke perusahaan tersebut atas referensi dari temanmu yang bekerja di sana, sampaikan hal itu ketika menulis email ke rekruter.
Memiliki orang yang dikenal di perusahaan yang kita lamar, alias orang dalam, memang memiliki keuntungan. Walaupun perlu diakui, beberapa orang menganggapnya sebagai sisi negatif.
Namun, kamu tak perlu memusingkan hal itu. Sebab, memiliki networking yang cukup luas juga merupakan salah satu usaha yang kamu bangun untuk memiliki peluang kerja lebih baik.
Makanya, pastikan kamu menyebutkan nama referensi ketika kamu melamar pekerjaan lewat email.
Hal ini akan memudahkan tim HRD untuk melakukan kroscek mengenai informasi yang kamu berikan. Jadi, prosesnya mungkin bisa lebih unggul ketimbang mereka yang tak memiliki kenalan sama sekali.
Nah, untuk menuliskan referensi ini, kamu sebaiknya memberikan informasi soal nama lengkap dan jabatannya saat ini. Jadi, tim HRD tahu harus ke mana menghubungi saat butuh reference check.
Selain di body email, kamu juga bisa menulisnya di subjek email untuk lebih menarik perhatian HRD.
Berikut contoh cara menulis subjek email ketika melamar pekerjaan jika kamu memiliki referensi:
Subject: Andika Prananto-Lamaran Kerja-Copywriter di Rekomendasikan oleh Andri Tani
Kemudian, di dalam body email, setelah mengucapkan salam dan di bagian perkenalan, kamu bisa menulis seperti ini:
Saya Andika Prananto. Berdasarkan informasi dari salah satu karyawan PT Maju Mundur Kena, Andri Tani (Senior Copywriter), perusahaan Bapak/Ibu sedang mencari seorang copywriter. Saya bermaksud untuk melamar posisi tersebut.
8. Upload dalam format PDF
Salah satu cara mengesankan rekruter ketika melamar pekerjaan lewat email adalah dengan memudahkannya melakukan screening CV yang sangat banyak. Salah satunya cara sederhana adalah mengubah format dokumen.
Memang, secara umum, format yang diminta biasanya adalah .pdf, .doc, .jpg. Namun, jika tim HRD tidak meminta format khusus, Indeed menyarankan agar kamu mengubah format dokumenmu menjadi format .pdf, terlebih jika itu dokumen yang awal mulanya berbentuk .doc atau .ppt.
Sebab, format .pdf jauh lebih nyaman dibaca dengan format yang juga lebih bagus. Ini juga bisa jadi nilai plus karena memudahkan HRD dalam melakukan screening.
9. Gunakan signature email
Memang, sih, kamu sudah membuat closing di body email. Tapi ingat, akan lebih baik jika kamu selalu menggunakan signature email yang lengkap dengan nama lengkap, nomor telepon, email atau profil media sosial lainnya.
Kalau kamu memiliki tautan yang menuju halaman portofolio atau LinkedIn, jangan lupa juga untuk dicantumkan.
Cara ini bukan cuma sekadar memudahkan rekruter mendapatkan segala informasi tentang kamu dalam satu halaman, melainkan juga memudahkan mereka untuk tahu ke mana harus menghubungi kamu (selain email), apabila memutuskan untuk melanjutkan prosesnya.
Agar tampak lebih profesional, kamu juga bisa meletakkan sebuah “title” yang mendefinisikan dirimu, misalkan “Social Media Enthusiast”.
10. Waktu pengiriman email
Setelah memastikan bahwa isi email sudah sesuai, tetap ada satu etiket yang harus kamu perhatikan, yaitu waktu pengiriman. Usahakan untuk mengirim email di jam kerja, yaitu antara pukul 08.00-17.00.
Waktu paling optimal untuk mengirimkan email lamaran kerja adalah antara pukul 10.00-11.00 dan juga 14.00-15.00 di mana perusahaan masih operasional.
Jangan sampai mengirim email di luar jam kerja, atau bahkan di tengah malam.
Jika kamu baru melihat job posting di tengah malam, kamu bisa mempersiapkannya terlebih dahulu, kok.
Tulis email beserta dokumen yang diminta, lalu jadwalkan pengiriman email untuk keesokan harinya di jam kerja.
11. Selalu cek sebelum kirim
Subjek sudah oke, body email beres, dokumen lengkap, signature jelas, waktu juga sudah tepat, terus apa lagi yang harus kamu lakukan?
Jangan buru-buru mengeklik tombol ‘Send’.
Pastikan kamu baca ulang dulu semuanya untuk memastikan susunan kalimat sudah baik, tidak ada typo, sampai mengecek kelengkapan dokumen.
Pastikan juga format yang kamu tulis di body email sudah cukup rapi sehingga enak dibaca.
Malah, akan lebih baik kalau kamu coba mengirimkan email itu terlebih dulu ke email pribadimu untuk mengetes, apakah semua sudah sesuai dengan keinginan atau belum.
Biar bagaimanapun, kamu pasti lebih senang membaca email yang rapi, bukan?
Begitu semua sudah kamu pastikan, kirimlah email tersebut dan berdoa untuk yang terbaik.
Nah, dari keseluruhan tahapan di atas, kamu bisa meringkasnya menjadi lebih sederhana mulai dari mempersiapkan dokumen yang akan dikirim sampai memastikan jam pengiriman.
Agar lebih jelas, berikut adalah langkah-langkah sederhananya yang bisa kamu ikuti ketika hendak mengirimkan berkas lamaran pekerjaan melalui email.
- Kumpulkan seluruh file persyaratan.
- Ubah semua dokumen menjadi file yang berupa PDF.
- Gunakan email profesional.
- Perhatikan waktu pengiriman.
- Masuk ke akun email yang akan digunakan.
- Tuliskan email melalui menu Compose.
- Tulis alamat email rekruter.
- Tulis subject email.
- Tulis body email.
- Lampirkan file persyaratan lamaran kerja.
- Periksa kembali alamat, subject, body email secara keseluruhan.
Setelah tahu cara melamar kerja melalui email, saatnya kamu memilih karier yang tepat untukmu.
Buat perencanaan karier agar kamu tahu lowongan mana yang cocok, serta skill apa yang harus kamu tambah agar peluangmu diterima semakin besar.
Maka dari itu, Glints membuat panduan lengkap membuat perencanaan karier hanya untuk kamu.
Dalam panduan itu akan dijelaskan langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk memiliki karier yang lebih jelas dan terarah.
Tak hanya itu, tersedia juga template career plan yang bisa kamu download dan isi sendiri.
Yuk, klik tombol di bawah ini untuk mulai membuat perencanaan kariermu sekarang juga!
Contoh Email Lamaran Kerja
Berikut adalah contoh cara menulis lamaran pekerjaan lewat email yang bisa kamu jadikan referensi:
1. Contoh email Bahasa Indonesia
Nah, untuk memudahkanmu, Glints juga sudah siapkan template yang bisa langsung kamu copy-paste dan edit sesuai dengan kebutuhan di bawah ini.
Yth. Pak/Bu (nama rekruter)
Perkenalkan saya,
Nama:
Umur:
Jenis kelamin:
Pendidikan terakhir:
No. Telepon:
Bersama dengan ini, saya hendak melamar pekerjaan untuk posisi (posisi yang dilamar) di (nama perusahaan yang dilamar). Sebelumnya, saya memiliki pengalaman kerja sebagai (posisi pekerjaan sebelumnya) selama 1 tahun di (nama perusahaan sebelumnya).
Saya memiliki kemampuan (kemampuan utama yang diinginkan perusahaan), termasuk juga kemampuan dalam bidang (kemampuan yang berkaitan dengan bidang pekerjaan). Selain itu, saya juga memiliki sertifikasi dan penghargaan dalam (bidang yang berkaitan dengan pekerjaan).
Sebagai bahan pertimbangan, berikut saya lampirkan dokumen sesuai dengan ketentuan rekrutmen (tulis daftar lampiran dokumen).
Demikian surat lamaran ini saya buat. Dengan lamaran ini, saya berharap bisa menjadi bagian dari (nama perusahaan yang dilamar).
Terima kasih atas perhatian dan waktunya.
Salam,
(Namamu)
2. Contoh email Bahasa Inggris
Selain contoh di atas, Glints juga menyiapkan template email Bahasa Inggris yang bisa langsung kamu copy-paste dan edit sesuai dengan kebutuhan saat melamar pekerjaan lewat email.
Dear hiring manager at (company name),
My name is (full name) and I’m writing this email to show my interest in filling the (position name) in (company name) that has been advertised on (source of the job opportunity).
My qualifications mostly suitable with the job requirements. I’m a passionate (position name) with (skills that match the job) skills and I’m very eager to learn new things.
I also have strong knowledge about (the job main field/sector). I believe that the skills I learned from my previous job as a (previous position) at (previous company) can be beneficial to the company.
Attached in this email (list of requirement documents) that you have requested. I hope you will consider my application and give me the opportunity to explore this role further through the recruitment process.
If you have any information regarding my application, please contact me at this number (your phone number).
Thank you for reviewing my application.
Kind regards,
(full name)
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, terdapat beberapa poin yang perlu diperhatikan ketika melamar pekerjaan lewat email.
Pastikan untuk menjelaskan tujuan email, kualifikasi yang dimiliki, dan apa yang bisa membuat kamu menonjol jika dibandingkan dengan kandidat lainnya.
Nah, itu dia cara melamar pekerjaan lewat email beserta contoh yang dapat kamu ikuti.
Ingat untuk selalu cek ulang email secara keseluruhan sebelum mengirimnya, ya.
Bagaimana? Sampai sini kamu sudah paham kan cara untuk mengirim email lamaran kerja yang baik?
Bila ya, segera kunjungi Glints. Di sana, tersedia ribuan peluang karier menarik yang sedang dibuka oleh banyak perusahaan.
Tunggu apalagi? Yuk, cari pekerjaan impianmu di Glints dan daftar lowongannya sekarang juga. Gratis!
- How to Write an Outstanding Job Application Email (with 3 Samples!)
- Job Application Email Examples and Writing Tips
- How To Write a Proper Job Application Email? [With templates]
- Job Application Email Tips, Template and Examples
- How to write a professional job application email with 6 samples and templates
- How to Mention a Reference in an E-Mail (With Steps)
