7 Tips Menulis Email Permohonan Magang yang Harus Kamu Perhatikan

Diperbarui 16 Des 2022 - Dibaca 7 mnt

Isi Artikel

    Di dunia yang sudah serba modern, mengirim lamaran hingga pengajuan magang di perusahaan sudah semakin mudah. Pengiriman permohonan magang sudah bisa dilakukan melalui email.

    Meski dibuat dan dikirim melalui email, penulisan tetap harus dilakukan secara formal. Penulisan harus dilakukan secara sopan dan baik.

    Jika tidak memperhatikan aspek tersebut, kecil kemungkinan kamu diterima di perusahaan terkait.

    Untuk itu, Glints akan membahas bagaimana menulis email permohonan yang tepat. Yuk, simak pembahasannya di bawah ini!

    Tips Menulis Email Permohonan Magang yang Benar

    1. Gunakan alamat email yang formal

    Kamu masih biasa menggunakan emailmu dengan nama-nama yang gaul? Sebaiknya jangan digunakan lagi untuk hal yang bersifat formal.

    Salah satunya, pada saat kamu mengirim dan membuat permohonan magang.

    Jika tidak memiliki email yang formal, buatlah terlebih dahulu. Contoh email formal seperti namalengkap@email.com.

    Dengan membuat email menggunakan nama lengkap, akan memberi kesan lebih formal.

    2. Riset perusahaan sebelum membuat permohonan

    Jangan asal mengirim email permohonan magang ke sembarang perusahaan. Menurut The Muse, kamu harus melakukan riset terlebih dahulu.

    Carilah perusahaan yang membuka lowongan magang. Cara mencarinya bisa melalui situs resmi perusahaan, media sosial perusahaan terkait, atau dari sumber lainnya.

    Melalui sumber-sumber tersebut, pelajari juga tentang perusahaan. Pasalnya, perekrut, atau perusahaan terkait, akan menghargai kandidat yang mengetahui seluk beluk perusahaan.

    3. Tulis subject email

    Sebagian besar orang masih jarang menggunakan email. Kamu mungkin salah satunya. Padahal, menurut Career Addictsubject adalah hal yang penting.

    Kesalahan terbesar dalam penulisan email adalah penulisan subject yang tidak tertarget. Padahal, subject merupakan bagian paling penting dalam email.

    Isi subject secara singkat dan spesifik. Contohnya seperti “Permohonan Magang: Penulis Artikel”.

    4. Buat isi permohonan magang

    Isi pada badan email merupakan bagian terpenting. Buatlah isi yang singkat, namun tetap detail. Tulislah nama lengkap, jurusan, kampus asal, dan semester.

    Akhiri email permohonan dengan ucapan seperti “Best regards”, atau “Hormat saya”.

    Sebelum dikirim, bacalah kembali email permohonan magang yang sudah dibuat. Pastikan tidak ada yang salah ketik, atau kalimat yang kurang enak dibaca.

    Edit kembali kesalahan di dalam penulisan agar email permohonanmu semakin sempurna.

    Baca Juga: 5 Alasan Pentingnya Magang

    Tips agar Permohonan Magang Dibaca Perekrut

    1. Mencari narahubung di perusahaan terkait

    Kini, kita dapat dengan mudah mencari narahubung atau contact person di perusahaan terkait. Untuk apa hal ini dilakukan? Agar email yang dibuat mau dibaca oleh pihak perusahaan.

    Pasalnya, bisa saja email yang masuk sangat menumpuk, sehingga email yang kamu buat tenggelam.

    Mencari narahubung dapat dengan mudah dilakukan di Linkedin. Para profesional umumnya memiliki akun di media sosial tersebut.

    Caranya adalah dengan mencari perusahaan terkait di Linkedin. Kemudian, cek narahubung yang bekerja di sana.

    Kirim pesan kepada narahubung yang bekerja di sana. Buat pesan dengan kalimat yang formal, baik, dan sopan. Utarakan maksud dan tujuanmu, yaitu agar narahubung mau membaca email yang kamu kirim.

    2. Cari tahu siapa yang menerima email kamu

    Umumnya, perusahaan akan memasukkan narahubung pada lowongan magang sebagai penerima permohonan. Jika kamu berhasil menemukan narahubung tersebut, silahkan kirim pesan.

    Kirim pesan formal dengan menuliskan “Bapak/Ibu yang terhormat”. Selanjutnya, tulis apa yang ingin kamu utarakan terkait email permohonan magang.

    3. Tips menulis subject yang benar pada email

    Subject pada email, menjadi bagian pertama yang dilihat oleh recruiter. Maka dari itu, penting memperhatikan bagian ini.

    Selain itu, kamu juga tentu ingin email yang dibuat langsung diperhatikan oleh recruiter bukan?

    Buatlah subject secara spesifik. Hal ini sudah Glints jelaskan di atas. Pastikan subject memberi gambaran maksud dan tujuanmu kepada penerima.

    Baca Juga: 7 Keuntungan Program Magang untuk Perusahaan Startup

    Cara Membuat Email Permohonan Magang

    1. Membuat paragraf pertama

    Paragraf pertama diisi dengan menyebut nama penerima. Contohnya seperti “Dear Bapak/Ibu Asmara yang terhormat.” Tuliskan juga nama gelar dan jenis kelamin penerima.

    Jika tidak dapat menentukan jenis kelamin, langsung saja dengan menulis “Dear Asmara”.

    Jangan menulis kalimat yang diawali dengan sapaan “Hai”, atau “Halo” karena sapaan tersebut kurang formal.

    Perkenalkan dirimu, universitas, alamat, dan jurusan. Jelaskan juga dari mana kamu mendapatkan informasi magang tersebut. Contohnya seperti “Dosen saya menyarankan saya untuk menghubungi Anda.”

    Di sini, jelaskan juga kesediaanmu untuk memulai magang dan masa akhir magang. Setelah itu, nyatakanlah tujuan kamu untuk bermagang di sana sebagai mata ujian kuliah.

    Di bagian akhir paragraf pertama, jelaskan kekagumanmu terhadap perusahaan. Di sinilah fungsi riset perusahaan yang kamu lakukan sebelumnya.

    2. Membuat paragraf kedua

    Pada paragraf kedua, jelaskan informasi seputar kemampuanmu di bidang terkait. Tuliskan juga pengalaman organisasimu di kampus yang berkaitan dengan perusahaan.

    Intinya, pada paragraf kedua, kamu tonjolkan pengetahuan yang bermanfaat untuk perusahaan.

    Jangan lupa juga mencantumkan keberhasilanmu di kampus. Jika kamu pernah memimpin organisasi di kampus, tuliskan juga pencapaian dan kewajiban semasa itu.

    3. Membuat bagian penutup

    Jangan mengabaikan bagian penutup email permohonan magang maupun lamaran kerja. Bagian ini terbilang cukup penting.

    Di sini, tuliskan kapan kamu bisa dihubungi. Berikan informasi kontak kamu mulai dari nomor telepon, hingga nomor Whatsapp.

    Setelah itu, akhirilah email secara sopan dengan ucapan terima kasih karena telah meluangkan waktu untuk membacanya. Penutupan yang hangat mampu memberikan kesan kepada recruiter. Jadi, jangan abaikan bagian ini.

    Sebagai informasi tambahan, jangan gunakan penutup yang singkat. Contohnya penutup singkat ucapan “Terima Kasih”, atau hanya sekedar “Salam” saja.

    Kamu juga bisa menulis alamat lengkap di akhir. Tulis juga email dan nomor telepon di bawahnya.

    4. Selalu memperhatikan kesan formal

    Perlu diingat, menulis email tidak sama dengan chat biasa. Penulisannya harus dibuat formal layaknya surat-surat resmi yang diketik maupun yang ditulis.

    Pesan email merupakan alat komunikasi kasual, namun tetap harus dibuat dengan etika dan kesopanan.

    Email untuk permohonan magang, merupakan jenis email yang resmi. Artinya, kamu harus membuatnya secara khusus.

    Contoh Email Permohonan Magang

    Dalam bahasa Indonesia

    email permohonan magang

    © Glints

    Dalam bahasa Inggris

    © Glints

    Untuk membantumu, Glints juga menyediakan template email permohonan magang yang bisa kamu download dan sesuaikan dengan kebutuhanmu.

    Cara untuk mendapatkannya pun mudah. Kamu hanya perlu menjawab pertanyaan di bawah, isi captcha, dan klik tombol DOWNLOAD GRATISfile akan otomatis ter-download.

    Berikut petunjuk mengenai template tersebut:

    1. Template ini akan otomatis ter-download dalam .zip.
    2. Cek folder Downloads di laptop/komputermu dan temukan file tersebut
    3. Klik kanan dan pilih Extract to Template Email Permohonan Magang
    4. Buka folder yang telah ter-extract dan buka file yang ada di dalam
    5. Edit sesuai latar belakang dan kebutuhanmu

    Baca Juga: 6 Cara Profesional Membalas Email Panggilan Interview

    Itulah tips menulis email permohonan magang yang harus kamu perhatikan. Email permohonan magang pada dasarnya merupakan surat permohonan magang seperti pada umumnya yang ditulis dan dikirim via email.

    Untuk itu, tetaplah membuat permohonan yang tidak mengesampingkan formalitas dan kesopanan.

    Seberapa bermanfaat artikel ini?

    Klik salah satu bintang untuk menilai.

    Nilai rata-rata 4.8 / 5. Jumlah vote: 4

    Belum ada penilaian, jadi yang pertama menilai artikel ini.

    We are sorry that this post was not useful for you!

    Let us improve this post!

    Tell us how we can improve this post?


    Comments are closed.

    Artikel Terkait