Meskipun dilakukan langsung, stock opname sering didukung teknologi seperti barcode scanner untuk mempercepat dan memastikan akurasi.
Stock Opname: Apa Itu, Tujuan, dan Cara Menghitung
Tayang 28 Okt 2024 - Dibaca 9 mnt
Stock opname adalah metode yang penting diketahui, terutama jika kamu bekerja di sektor gudang atau perusahaan distribusi. Lantas, apa yang dimaksud dengan stock opname ini?
Untuk menjawab pertanyaanmu, Glints sudah merangkum informasi seputar stock opname, dari pengertian, fungsi, tipe, hingga cara menghitungnya.
Yuk, simak informasinya sampai akhir!
Isi Artikel
Apa Itu Stock Opname?
Stock opname adalah proses fisik menghitung barang-barang yang ada di gudang dan memastikan kesesuainnya dengan catatan digital perusahaan.
Stock opname umumnya dilakukan oleh staf gudang di gudang utama atau lokasi distribusi perusahaan.
Proses ini dapat mencakup seluruh area penyimpanan, seperti rak, gudang utama, bahkan lokasi distribusi.
Dikutip dari Wallstreet Mojo, stock opname biasanya dilakukan di akhir tahun sebagai bagian dari audit tahunan perusahaan.
Selama proses ini, tim auditor eksternal mungkin juga hadir untuk memastikan akurasi catatan.
Melalui prosedur stock opname, perusahaan dapat mengidentifikasi jumlah barang secara fisik dengan catatan digital dan manual, serta melaporkan perbedaan pada auditor untuk diperiksa lebih lanjut.
Tujuan Stock Opname
Stock opname memiliki berbagai tujuan penting, di antaranya sebagai berikut.
1. Cek inventaris
Fungsi utama dari stock opname adalah untuk memastikan bahwa jumlah fisik barang yang ada di gudang sesuai dengan catatan keuangan.
Stock opname memberikan pemahaman yang jelas mengenai jumlah stok aktual setiap item.
Dengan membandingkan angka ini dengan jumlah stok yang seharusnya, kamu dapat dengan mudah mengetahui produk yang berkinerja baik dalam penjualan dan yang tidak.
Dengan ini, kamu dapat menyesuaikan strategi pengadaan dan manajemen inventaris, sehingga dapat menghindari biaya inventaris berlebih atau potensi kekurangan stok.
2. Mengurangi ketidaksesuaian
Melalui stock opname, kamu dapat mengidentifikasi perbedaan antara jumlah inventaris yang tercatat dan stok fisik yang tersedia.
Ketidaksesuaian ini sering kali disebabkan oleh pencurian, kesalahan pencatatan, atau masalah lainnya.
Selain itu, stock opname membantu menemukan produk yang mungkin rusak dan tidak layak untuk dijual.
Dengan ini, perusahaan dapat meningkatkan pengelolaan inventaris dan keuntungan, serta mengurangi frekuensi kehabisan stok.
3. Mencegah kerugian keuangan
Stock opname adalah metode yang penting untuk menjaga keandalan laporan keuangan.
Dengan melakukan stock opname, kamu memastikan bahwa nilai inventaris yang tercatat sesuai dengan jumlah stok fisik yang ada di gudang.
Dengan begitu, perusahaan dapat melaporkan aset dengan akurat dan menghindari kerugian.
4. Meningkatkan kepuasan pelanggan
Fungsi lain dari stock opname adalah meningkatkan kepuasaan pelanggan.
Proses stock opname yang rutin membantu perusahaan menjaga level inventaris yang optimal, mengurangi risiko kehabisan stok, dan memastikan pemenuhan pesanan tepat waktu.
Hal ini berkontribusi pada kepuasan pelanggan dengan memenuhi permintaan mereka secara efisien dan tepat waktu.
Metode Stock Opname
Ada beberapa metode yang dapat digunakan untuk melakukan stock opname, di antaranya adalah sebagai berikut:
- Stock opname periodik: Ini dilakukan pada interval waktu tertentu, biasanya sesuai dengan periode akuntansi perusahaan.
- Stock opname tahunan: Metode ini dilakukan sekali setiap tahun, biasanya pada bulan terakhir tahun fiskal. Meskipun ini efektif, direkomendasikan untuk mencatat informasi stok lebih sering, seperti setiap minggu atau bulan.
- Spot check: Pengecekan ini bisa direncanakan atau tidak, dilakukan saat barang masih berada di lokasi untuk memastikan bahwa catatan digital dan manual sesuai.
- Validasi stock out: Metode ini digunakan ketika perusahaan mencurigai adanya ketidakcocokan dalam jumlah stock antara catatan manual dan digital.
- Stock opname perpetual: Ini dilakukan secara terus menerus sepanjang tahun, di mana pengecekan dilakukan beberapa kali dengan memeriksa berbagai jenis barang atau keseluruhan stok.
Cara Menghitung Stock Opname
Dilansir dari Uphance, berikut adalah langkah-langkah yang dapat kamu lakukan untuk menghitung stock opname:
1. Persiapan
Sebelum memulai, sediakan peralatan yang diperlukan. Misalnya, kalkulator, barcode scanner, dan buku catatan.
2. Penjadwalan
Tentukan jadwal yang sesuai untuk melakukan stock opname.
Pilih waktu yang dapat mendukung penghitungan dilakukan tanpa gangguan, seperti di luar jam operasional atau pada hari libur.
Pastikan untuk memberi tahu staf lainnya agar kamu bisa fokus melakukan proses penghitungan.
3. Pengumpulan data
Mulailah dengan mengumpulkan riwayat catatan yang akurat tentang barang yang akan dihitung.
Jika ada sistem inventaris atau catatan transaksi, gunakan data tersebut sebagai referensi.
Pastikan catatan yang kamu gunakan sudah up-to-date dan sesuai dengan daftar barang yang ada, ya.
4. Penghitungan fisik
Langkah selanjutnya adalah melakukan penghitungan fisik.
Stock opname adalah aktivitas di mana setiap barang dihitung satu per satu, atau dapat menggunakan metode sampel jika jumlah barang terlalu banyak.
Pastikan kamu mencatat jumlah barang yang dihitung dengan teliti.
5. Pencatatan
Catat hasil penghitungan fisik ke dalam buku catatan atau sistem yang digunakan oleh perusahaan.
Langkah ini biasanya dapat dilakukan dengan mencatat nomor barang, deskripsi, dan jumlah stok yang dihitung.
6. Revisi
Jika ditemukan selisih yang signifikan atau masalah lainnya, segera lakukan perhitungan ulang dan revisi.
7. Laporan hasil
Terakhir, memberikan laporan hasil stock opname pada manajemen atau departemen yang bersangkutan.
Laporkan temuan selisih, penyebabnya, dan tindakan yang telah diambil. Laporan ini akan menjadi referensi untuk pencegahan dan peningkatan di masa depan.
Nah, itu dia informasi mengenai stock opname, dari apa itu, tujuan, jenis, hingga cara menghitungnya.
Kalau kamu mau belajar lebih banyak tentang kemampuan penting di dunia kerja, yuk, baca artikel lainnya dari Glints!
Ada kumpulan artikel yang secara khusus mengulas topik tentang hard skill beserta soft skill di dunia kerja.
Baik yang berkaitan dengan pekerjaan tertentu maupun skill yang secara umum dicari banyak perusahaan.
Tertarik? Ayo klik link ini sekarang juga untuk baca artikel lainnya!
