Miskomunikasi: Arti, Penyebab, Contoh, dan Cara Mengatasinya

Meskipun sering dianggap sepele, miskomunikasi atau miscommunication adalah sebuah masalah yang sebenarnya cukup besar di tempat kerja.

Mengapa demikian? Pasalnya, isu satu ini dapat menghambat produktivitasmu bersama rekan-rekan di dalam departemen.

Tak hanya itu, menurut laman The Alternative Board, miskomunikasi juga dapat menyebabkan konflik antara para pekerja di kantor.

Miskomunikasi sendiri merupakan suatu hal yang pada dasarnya akan sering kamu temukan di tempat kerja.

Maka dari itu, penting sifatnya bagimu untuk mempelajari penyebab serta cara mengatasi permasalahan tersebut.

Nah, kali ini, Glints sudah rangkum serba-serbi miskomunikasi mulai dari definisi hingga tips menghadapinya khusus untukmu.

Yuk, langsung simak pemaparan lengkapnya di bawah ini!

Apa Itu Miskomunikasi?

© Freepik.com

Sebelum membahas contoh beserta ragam penyebabnya, pertama-tama kita perlu mengulas definisi dari miskomunikasi terlebih dahulu.

Menurut Marketing91, miskomunikasi atau miscommunication, adalah kegagalan dua orang untuk dapat berkomunikasi secara memadai.

Istilah satu ini juga menggambarkan ketidakmampuan seseorang untuk mengungkapkan ide atau pikirannya dengan benar.

Isu ini merupakan salah satu di antara banyak hambatan komunikasi, di mana pesan atau kata yang disampaikan secara keliru diartikan oleh pendengar.

Hal ini terjadi karena mereka tidak dapat menafsirkan makna sebenarnya dari pembicara.

Miskomunikasi sendiri sering terjadi dalam situasi di mana ada kesalahan dalam mengungkapkan pikiran atau salah persepsi oleh salah satu lawan bicara.

Alasan terjadinya hal ini cukup beragam. Akan tetapi, ia biasanya menyebabkan kebingungan dan rasa frustrasi bagi kedua pihak yang terlibat.

Miskomunikasi juga tak jarang menjadi gerbang untuk konflik dan masalah lainnya.

Pada dasarnya, ia adalah perbedaan pemikiran yang menyebabkan dua pihak untuk membentuk pendapat dan kesimpulan yang berbeda, sehingga mengarah pada konflik.

Penyebab Miskomunikasi

© Freepik.com

Seperti yang sudah Glints jelaskan, miskomunikasi adalah masalah awam yang sering muncul di lingkungan kerja.

Terutama sekarang ini, di mana bisnis sudah dimodernisasi dan proses komunikasi berlaku dalam banyak platform, seperti email hingga aplikasi meeting online.

Pilihan platform komunikasi yang luas bukanlah solusi untuk miskomunikasi. Justru, ia menjadi salah satu penyebab atas terjadinya permasalahan tersebut.

Nah, kira-kira, apa saja hal-hal lain yang dapat menyebabkan terjadinya miskomunikasi di tempat kerja? Berikut adalah penjelasannya.

1. Kurangnya konteks

Menurut HR Dive, salah satu penyebab terjadinya miskomunikasi di kantor adalah kurangnya konteks.

Pada dasarnya, dalam sebuah percakapan bisnis, konteks memberikan penjelasan terkait tugas dan tanggung jawab serta berfungsi sebagai klarifikasi.

Ketika sebuah laporan perlu disebarluaskan, konteks untuk tugas tersebut mencakup laporan mana, ke mana harus dikirim, dan siapa yang ditugaskan untuk mengirimnya.

Tanpa konteks, kesalahan dapat terjadi selama proses komunikasi yang dapat membuat pekerja bingung.

2. Asumsi

Penyebab miskomunikasi berikutnya yang tidak banyak orang ketahui adalah asumsi.

Asumsi dalam komunikasi bisnis terjadi ketika berbagai faktor dianggap benar, tetapi, tidak pernah dikonfirmasi.

Membuat asumsi adalah hal biasa dalam bisnis untuk strategi dan pengambilan keputusan. Akan tetapi, hal tersebut biasanya distandarisasi.

Dalam beberapa kasus, seperti kebutuhan dan aspirasi konsumen, sebaiknya jangan diasumsikan.

3. Ambigu

Melansir Alvernia, ambiguitas atau ketidakjelasan makna adalah salah satu penyebab miscommunication terbesar di lingkungan kerja.

Biasanya, ketidakjelasan makna terjadi ketika sebuah pesan tidak tersampaikan sepenuhnya. Hal ini berlaku karena pembicara meninggalkan informasi berharga atau penerima gagal mengajukan pertanyaan klarifikasi.

Ambiguitas pun dapat meningkatkan kesulitan tugas, dan mereka mengurangi kemampuan untuk membuat keputusan dan memecahkan masalah.

Tidak mampu memecahkan masalah komunikasi karena ambiguitas dapat berdampak negatif pada perkembangan bisnis.

4. Saluran yang kurang tepat

Miskomunikasi adalah sebuah isu yang terjadi karena penyampaian pesan pada saluran yang kurang tepat.

Umumnya, komunikasi bisnis berlangsung di berbagai saluran. Maka dari itu, sangat penting bagimu untuk memilih saluran untuk audiens dan pesan yang tepat.

Jika berkomunikasi pada channel yang tak tepat, pesan takkan tersampaikan secara sempurna. Bahkan, pesan tersebut bisa disaring oleh audiens yang salah.

Contoh Miskomunikasi di Tempat Kerja

Seperti yang sudah Glint jelaskan, penyebab miskomunikasi umumnya adalah bagaimana sebuah pernyataan gagal diartikan oleh orang lain.

Hal-hal ini berlaku karena adanya asumsi, kurangnya konteks, hingga salah menggunakan saluran.

Contoh misscomunication hadir dalam bentuk-bentuk percakapan yang mungkin kesannya tidak penting. Bisa juga terjadi dalam kehidupan sehari-hari.

Meskipun demikian, ia bisa berdampak negatif terhadap produktivitas kerja, hubungan antara para pekerja, dan perkembangan bisnis perusahaan.

Agar lebih jelas, berikut ini adalah lima contoh miskomunikasi yang umumnya sering terjadi antara karyawan di tempat kerja, menurut paparan Bstate.

• “Tolong kirimkan email ini.”: Kurangnya konteks membuat tugas kurang jelas.
• “Sepertinya karier saya tidak berkembang.”: Asumsi dan kurang konteks dapat menimbulkan permasalahan antara pekerja dan atasan.
• “Saya yang bekerja keras, tetapi mereka yang disanjung.”: Ambiguitas membuat pekerja seakan emosi dan merasa kurang diapresiasi.
• “Rasanya meeting tidak diperlukan untuk keperluan ini.”: Konteks yang kurang menyeluruh membuat kalimat tersebut seakan-akan menyepelekan tugas.
• “Saya ingin berbicara denganmu.”: Bila dikirimkan melalui saluran yang kurang tepat, hal ini bisa mengintimidasi seorang pekerja.

Cara Mengatasi Miskomunikasi di Kantor

© Freepik.com

1. Dengarkan, jangan hanya fokus bicara saja

Melansir Business News Daily, cara menghindari miskomunikasi dan konflik lainnya di kantor adalah dengan benar-benar dengarkan apa yang rekan kerja atau atasanmu sampaikan.

Kalau berbincang langsung, kamu bisa praktikkan active listening. Jika kasusnya adalah membaca email, ambil waktu sejenak untuk benar-benar mencerna isinya.

Tidak mendengarkan dengan baik adalah salah satu penyebab terjadinya miskomunikasi yang paling sering terjadi.

Jangan sampai hanya karena salah baca, kamu sudah uring-uringan sendiri dan menganggap jelek rekan kerja atau atasanmu.

2. Kalau tidak yakin, coba klarifikasi

Salah tangkap dan tidak yakin bisa menjadi penyebab terjadinya miskomunikasi. Agar kamu tidak mendapatkan akibat miskomunikasi, kamu bisa mencegahnya dengan klarifikasi. 

Kalau begitu kasusnya, sangat disarankan untuk klarifikasi agar tidak terjadi kesalahpahaman. Klarfikasi adalah cara yang ampuh untuk mengatasi komunikasi. 

Tanyakan ke mereka, “Apakah maksudnya X, atau benar Y? Saya ingin konfirmasi saja agar semuanya berjalan dengan lancar”.

3. Jangan berasumsi

Seperti yang sudah Glints jelaskan, salah satu penyebab miskomunikasi atau miscommunication di kantor yang paling umum adalah asumsi. 

Baik itu kamu berasumsi apa yang disampaikan sesuai dengan pemahamanmu sendiri atau lebih parah lagi, yaitu kamu berasumsi orang lain sudah paham apa yang ingin disampaikan.

Padahal, hal tersebut belum sempat diutarakan secara terang-terangan. 

Maka dari itu, Menurut hubgets, usahakan untuk terus terang dan jangan beranggapan bahwa orang akan mengerti apa yang kamu mau, tanpa perlu bicara apa pun.

Butuh anggota tim melakukan tugas tertentu? Sampaikan, agar semuanya jadi lebih jelas. 

4. Bicarakan secara langsung

Tips terakhir ini adalah untuk menghindari miscommunication di kantor, terutama untuk perbincangan yang dilakukan melalui email.

Pasalnya, penyampaian sesuatu melalui medium tertulis paling sering disalahartikan, apalagi perihal “nada bicara”. 

Misalnya, bawahanmu mengirimkan email, tetapi menurutmu nadanya kurang sopan.

Untuk menghindari overthinking, coba bicarakan secara langsung atau tatap muka. Dengan begitu, kamu jadi tahu apa maksud sebenarnya tanpa perlu berpikir aneh-aneh.

Itu dia empat tips yang bisa diikuti untuk mencegah dan mengatasi miscommunication yang mungkin terjadi di kantor. 

Kalau kamu bisa ikuti dengan baik, dijamin kehidupan kantormu akan bebas dari drama dan lancar produktivitasnya.

Nah, ingin mendapat tips lain yang serupa seputar dunia kerja? Kamu bisa langsung kunjungi kanal Tips Tempat Kerja di Glints Blog.

Di sana, Glints sudah siapkan banyak pembahasan mengenai masalah di tempat kerja dan tips menghadapinya khusus buat kamu.

Menarik bukan? Yuk, baca kumpulan artikelnya sekarang juga. Gratis!

• Smart Strategies to Evade Miscommunication at Work
• Workplace Conflicts? 4 Tips to Improve Communication
• The Alternative Board Blog
• Miscommunication – Definition, Causes and How to Avoid It?
• 5 Causes of Miscommunication
• 5 Causes of miscommunication
• 5 Workplace Miscommunication Examples (& How to Avoid Them)