Praktikkan Performance Improvement Plan untuk Tingkatkan Kualitas Kerja
Ditulis oleh : Alifia Seftin Oktriwina
Setiap perusahaan ingin pegawai bekerja secara efisiensi dan tepat sasaran. Makanya, dilakukan penyusunan target hingga performance improvement plan (PIP).
PIP dapat membantu proses review performa seorang pegawai dan apa saja yang harus dikembangkan oleh individu. Nah, bagaimana cara merealisasikan PIP?
Simak penjelasan Glints selengkapnya berikut ini.
Baca Juga: Yuk, Pahami 6 Perbedaan Budaya Kerja di Perusahaan Startup dan Korporat!
Mengenal Performance Improvement Plan dan Manfaatnya
© Pexels.com
Performance improvement plan adalah alat untuk memberikan kesempatan kepada karyawan dengan kekurangan kinerja untuk sukses.
Pada beberapa perusahaan, rancangan ini dikenal juga sebagai performance action plan.
Dilansir dari The Balance Careers, PIP dirancang untuk memfasilitasi diskusi konstruktif antara bawahan dan atasan untuk mengklarifikasi performa yang membutuhkan perbaikan.
Biasanya, rancangan ini dilakukan secara internal antara atasan dengan anggota tim yang terlibat.
Atasan menerima masukan dari karyawan, kemudian mengembangkan rencana perbaikan dari masukan tersebut.
Masukan tersebut bisa didapatkan dari hasil performance appraisal atau dengan melakukan survei internal.
Meskipun dirancang untuk memperbaiki performa karyawan yang menurun, PIP memiliki tiga manfaat berikut.
1. Membentuk budaya perusahaan yang baik
Menggunakan performance improvement plan akan meningkatkan rasa akuntabilitas.
Sehingga, karyawan tahu bahwa mereka harus memenuhi harapan atau menghadapi tindakan disipliner.
Ini akan berkontribusi pada budaya perusahaan yang positif. Karyawan akan merasa dihargai, karena mereka tahu bahwa setiap orang harus berusaha keras.
Karyawan juga tahu bahwa atasan akan mendukung mereka jika mereka tertinggal, dengan memberi mereka tujuan yang dapat ditindaklanjuti. Setiap orang lebih memahami apa yang diharapkan dari mereka.
2. Menghemat waktu dan uang
Setiap perusahaan ingin meminimalkan pergantian staf, karena ini dapat menghemat waktu dan uang.
Membantu karyawan saat ini meningkatkan kinerja mereka akan lebih efektif dibanding mencari pengganti untuk mengisi posisi tersebut.
3. Lebih efektif dibandingkan review dan feedback
Perusahaanmu mungkin menerapkan KPI atau OKR sebagai bentuk review terhadap kinerja. Sayangnya, review seperti ini jarang memiliki konsekuensi.
Selain itu, beberapa orang bereaksi buruk terhadap kritik, bahkan jika kritik itu membangun.
Lebih buruk lagi, kebanyakan orang percaya bahwa feedback tidaklah begitu akurat.
Sebaliknya, PIP memberi karyawan gagasan yang jelas tentang di mana mereka gagal dan apa yang perlu mereka lakukan untuk meningkatkannya.
Ketika dibingkai dengan tepat, rencana peningkatan kinerja bahkan dapat mendorong karyawan untuk berusaha lebih keras.
5 Langkah Melakukan Performance Improvement Plan
© Freepik.com
Jika kamu adalah seorang atasan dan ingin melakukan performance improvement plan kepada bawahanmu, kamu bisa menggunakan 5 langkah yang dilansir Valamis berikut.
1. Tentukan kinerja yang dapat diterima
Nyatakan kinerja apa yang dapat diterima dan bandingkan dengan apa yang saat ini Anda lihat dari karyawan Anda.
Jelaskan secara spesifik di mana tepatnya karyawan tersebut gagal, termasuk contoh perilaku dan kinerja.
Alih-alih memberikan PIP kepada bawahan secara tidak terduga, lakukan pertemuan untuk membahas masalah kinerja sebelumnya.
Kamu bisa melakukan meeting one-on-one dengannya untuk membahas hal ini.
2. Buatlah target yang dapat diukur
Kamu harus yakin bahwa PIP yang dilakukan sepadan dengan usahanya. Cari tahu apa yang menyebabkan kinerja bawahanmu memburuk.
Bisa jadi ia merasa kewalahan dengan ekspektasi di tempat kerja. Mungkin juga dia sedang menghadapi masalah pribadi yang tidak kamu sadari.
Apapun alasannya, kamu harus membuat target PIP yang objektif bagi bawahanmu.
Kamu bisa menggunakan berbagai metode manajemen produktivitas sepertu SMART untuk menyusunnya.
Baca Juga: Kenalan dengan 11 Pilihan Metode Manajemen Proyek di Sini, Yuk!
3. Tentukan dukungan apa yang akan diterima karyawan
Inti dari PIP adalah membantu karyawan tersebut berkembang untuk membuatnya tetap berada di dalam tim.
Daripada mengharapkan dia mencapai tujuan sendirian, pertimbangkan apa yang dapat meningkatkan kinerjanya.
Buat daftar hal-hal yang bisa kamu lakukan untuk membantu karyawan tersebut mencapai target PIP yang diberikan.
Ini dapat mencakup pelatihan, pembinaan, atau penggunaan sumber daya tambahan.
4. Buatlah jadwal untuk check-in
Tidak ada gunanya membuat PIP lalu menunggu hingga mendekati deadline untuk memeriksa kemajuan karyawan.
Check-in rutin akan memungkinkan karyawan untuk menyuarakan keraguan atau kesulitan.
Terlebih, ini akan membantumu mengonfirmasi bahwa dia berada di jalur yang benar atau jika tindakan lebih lanjut diperlukan.
Tentukan seberapa sering kamu akan bertemu dengan karyawan tersebut untuk memberikan feedback.
Jika perlu, buatlah jadwal khususu di kalendermu untuk check-in ini.
5. Sebutkan konsekuensi jika perbaikan tidak sesuai harapan
Kamu harus mengetahui mengapa performance improvement plan digunakan dan apa saja yang termasuk dalam rencana tersebut.
Namun, bawahanmu juga harus mengetahui hal yang sama agar prosesnya berjalan lancar.
Ingatlah untuk berbicara tentang di mana dia unggul dan jelaskan bahwa kamu ingin melihatnya berkembang.
Tetapkan tujuan yang membuat karyawan merasa yakin target tersebut dapat dicapai dan bermanfaat bagi semua orang.
Baca Juga: Tipe Pemimpin Seperti Apakah Kamu? Simak 6 Tipe Pemimpin Ini
Nah, itu dia yang perlu kamu ketahui dari performance improvement plan dan langkah-langkah melakukannya.
Selain PIP, masih ada berbagai cara lainnya untuk meningkatkan performa timmu.
Kamu bisa mengetahui berbagai cara serta tips company dan employee management ini melalui newsletter Glints.
Setiap minggunya, Glints akan mengirimkan berbagai artikel pilihan seputar dunia kerja langsung ke inbox email kamu.
Apakah kamu tertarik mendapatkannya? Buruan daftar sekarang untuk mendapatkan newsletter mingguan dari Glints!
