KPI: Definisi, Jenis, Contoh, dan Cara Membuatnya

Apa itu KPI? Bagi kamu yang sudah memiliki cukup banyak pengalaman di dunia kerja, mungkin KPI adalah hal yang sudah cukup dipahami.

Namun bagi para karyawan baru, mungkin istilah ini cukup asing dan sukar untuk dipahami.

Tak perlu khawatir karena Glints telah menyiapkan penjelasan lengkapnya untukmu.

Yuk, disimak!

Definisi KPI

© Pexels.com

KPI, singkatan dari key performance indicator adalah suatu matriks atau nilai terukur yang berfungsi untuk menunjukkan seberapa efektif perusahaan dalam mencapai tujuan bisnis utamanya.

Selain itu, kehadiran KPI juga bermanfaat untuk membantu perusahaan merumuskan langkah apa saja yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut.

Karena proses perancangan KPI yang tidak mudah, biasanya hanya orang-orang tertentu di dalam perusahaan yang dituntut untuk merancangnya.

KPI yang baik adalah yang mampu menjadi arah bagi suatu bisnis untuk mengukur performa selama perusahaan berjalan berdasarkan data yang telah terkumpul.

Contoh data yang dimaksud bisa berupa angka penjualan, engagement, reach, leads, growth, dan lain sebagainya. Fungsi KPI adalah mengukur apakah data-data yang diraih ini sudah sesuai dengan tujuan atau belum.

Seseorang yang menjabat sebagai manager, supervisor, lead, atau posisi strategis lainnya, pemahaman mendalam mengenai KPI adalah hal yang cukup penting.

Namun, karyawan baru juga harus tahu pentingnya KPI karena akan sangat mempengaruhi penilaian kinerja ke depannya.

Fungsi KPI

Setelah memahami apa itu KPI, berikut merupakan fungsi KPI yang perlu kamu ketahui.

1. Sebagai transparansi data

KPI sudah semestinya selalu ditekankan kepada seluruh karyawan secara jelas dan transparan.

Survei yang telah dilakukan oleh Geckoboard mengenai Mushroom Management menunjukkan bahwa ada lebih dari 80% karyawan yang menginginkan adanya transparansi mengenai informasi dan data yang dimiliki.

Apabila ada data yang dibuat-buat atau bahkan ditutup-tutupi, bukan tak mungkin hal ini akan memicu konflik atau kebingungan antarkaryawan.

Jangan sampai hal ini menjadi salah satu alasan resign kerja karena kepuasan kerja mereka tak terpenuhi.

2. Mengukur performa

Metode evaluasi kinerja karyawan memang cukup beragam, mulai dari penilaian kedisiplinan dan kualitas kerja.

Akan tetapi, tanpa adanya matriks yang jelas, evaluasi tersebut berpotensi untuk menjadi penilaian subyektif tanpa mengetahui apa yang sebenarnya mereka sudah kontribusikan kepada perusahaan.

Di sinilah peran utama KPI menjadi lebih terasa, yaitu sebagai tolok ukur performa setiap karyawan hingga departemen di perusahaan.

Apakah performa mereka menuju ke arah yang baik, atau justru sebaliknya?

Dari matriks yang ada, kamu akan lebih mudah memikirkan pemecahan masalah yang harus diambil, entah itu menambah jumlah karyawan, memotong biaya produksi, dan lainnya.

3. Mengasah kemampuan

Sebagai seorang profesional, idealnya kemampuanmu bisa berkembang seiring berjalannya waktu dan tidak stagnan.

Perusahaan tidak hanya berfungsi sebagai sumber pencaharian, tetapi juga tempat untuk meningkatkan kemampuan dan pengetahuan.

Hal ini hanya bisa dicapai ketika ada pendorong kuat untuk meningkatkan kemampuan dan pengetahuan tersebut, salah satunya adalah target pencapaian kerja.

Apabila tidak ada KPI, dorongan tersebut akan hilang dan karyawan cenderung tidak berkembang.

4. Sumber penyemangat

Serupa dengan poin nomor 3, KPI juga bisa berfungsi sebagai sumber penyemangat tim dan individu di tempat kerja.

Performa di tempat kerja pasti akan mengalami naik turun. KPI hadir sebagai pengingat untuk terus bekerja keras dan mempertahankan kinerja yang baik.

Hal ini terjadi karena tentu ada konsekuensi apabila KPI tersebut tidak tercapai.

Jenis-Jenis dan Contoh KPI

© Freepik.com

Apakah kamu sudah semakin paham mengenai apa itu KPI?

Supaya semakin terbayang apa yang dimaksud dengan KPI, simak jenis-jenis dan contohnya berikut ini.

1. Finansial

Dalam dunia bisnis, kondisi finansial merupakan bagian utama yang dapat membuat bisnis terlihat berkembang atau sedang menurun. Oleh sebab itu, jenis KPI pertama yang perlu kamu ketahui adalah KPI finansial.

Segala hal yang dipegang oleh departemen keuangan seperti arus kas, hutang, penghasilan bersih, pendapatan, pengeluaran, biaya operasional dan lainnya wajib dimonitor dari waktu ke waktu.

Tanpa adanya dokumentasi ini, kamu akan selalu merasa kesulitan dalam mengambil keputusan apakah aktivitas bisnis selama periode tertentu ini memberikan hasil positif atau negatif.

Contoh KPI finansial di antaranya adalah memperbaiki quick ratio hingga 50% pada Desember 2022, atau meningkatkan ROI hingga 30% pada Desember 2022.

2. Operasional

KPI yang satu ini berfungsi untuk mengukur bagaimana seluruh karyawan memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan.

Uniknya, berbeda jenis bisnis, maka pengukuran KPI-nya juga akan sedikit berbeda. Contoh KPI operasional di antaranya adalah:

• Bisnis jasa online: mengoptimalkan automasi customer service untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.
• Bisnis online shop: efisiensi sistem pengiriman barang untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.

3. Pertumbuhan

KPI tentu dapat digunakan untuk mengukur kemajuan bisnis, salah satunya melalui jenis KPI pertumbuhan (growth).

Jenis KPI yang satu ini tentu beragam contohnya, mulai dari jumlah pengunjung, leads, pelanggan, hingga jumlah rekan perusahaan.

Khusus untuk KPI yang satu ini, kamu tidak bisa menugaskannya kepada salah satu departemen saja. Diperlukan kontributor dari beberapa departemen dalam bisnis untuk menghasilkan matriks dan data.

Contohnya, jika kamu ingin melihat jumlah pengunjung website dan leads, maka departemen yang kemungkinan terlibat adalah marketing.

Untuk monitoring jumlah pelanggan dan jumlah rekan perusahaan, kamu dapat mengeceknya bersama departemen sales dan business development.

Cara Membuat KPI yang Efektif bagi Bisnis Kecil

© Freepik.com

Meskipun pada ulasan di atas sudah ada penjelasan mengenai apa itu KPI, mungkin kamu masih bingung mengenai bagaimana cara menentukannya.

Metrics yang dapat kamu tentukan tidak harus selalu berpatokan pada pencapaian periode sebelumnya.

Fokuslah pada apa yang paling penting yang perlu dicapai dalam bisnismu saat ini. Jadi, jangan lupa atur prioritas dengan tepat.

Berikut ini beberapa kriteria yang akan membantumu untuk menentukan KPI yang efektif.

• Sesuai dengan tujuan bisnis.
• Spesifik, terukur, dapat dicapai, realistis, dan terikat dengan waktu.
• Memiliki bobot.

Contoh tersebut dapat kamu lihat pada gambar di bawah ini.

Seperti yang dilihat pada contoh di atas, semua KPI-nya terukur dan ada deadline masing-masing.

Jadi, kinerja tiap karyawan atau departemen tidak akan berada di grey area atau sulit untuk dikategorikan. Kategorinya hanya ada dua; berhasil dan tidak berhasil mencapai target.

Sebagai pemimpin yang baik, kamu harus memiliki kemampuan untuk menerjemahkan tujuan perusahaan pada masing-masing departemen ke dalam tugas yang mudah dipahami oleh seluruh karyawan.

Demikian pembahasan Glints mengenai apa itu KPI, fungsi, serta cara menentukannya.

Tanpa KPI yang jelas, departemenmu hanya akan terlihat seperti kelompok berisikan orang-orang yang sedang mengerjakan rutinitas sehari-hari tanpa mengerti apa yang sebenarnya sedang mereka gapai.

Mau tahu pembahasan lain yang berhubungan dengan istilah-istilah dalam dunia kerja?

Yuk, baca lebih banyak artikel di Glints Blog! Ada kategori berisi kumpulan artikel khusus untuk karyawan baru.

Jadi, artikel di dalamnya pasti bisa membantumu lebih familiar dengan dunia kerja dan mempermudah proses adaptasi ke depannya.

Tertarik? Ayo jelajahi dan baca kumpulan artikel terbarunya di sini! Gratis, lho.