Offering Letter: Isi, Contoh, dan Bedanya dengan Kontrak Kerja
Setelah interview dan mendapat panggilan kerja dari perusahaan, kamu biasanya akan menerima offering letter. Mendapatkan offering letter adalah langkah terakhir dari proses rekrutmen karyawan baru.
Artinya, kamu hanya tinggal selangkah lagi untuk mulai bekerja di kantor baru.
Namun, apakah offering letter berlaku sama seperti surat perjanjian kerja alias kontrak pegawai? Belum tentu, lho!
Agar kamu tidak bingung apalagi salah paham seputar apa itu offering letter, yuk baca info lengkapnya di bawah ini.
Isi Artikel
Apa Itu Offering Letter?
Arti dari offering letter secara harfiah adalah surat penawaran kerja.
Offering letter adalah pemberitahuan formal secara tertulis yang menginformasikan bahwa kamu merupakan kandidat yang terpilih untuk bekerja sebagai karyawan baru di perusahaan tersebut.
Surat tersebut juga menjabarkan hal-hal apa saja yang menjadi hak dan tanggung jawab pekerja setelah semua syarat dan ketentuan di tahap awal rekrutmen sudah disetujui.
Offer letter membantu perusahaan untuk menjelaskan apa yang diinginkannya dari karyawan. Bagi calon pekerja, surat ini membantu memahami hak dan kewajibannya selama bekerja di sana.
Offering letter sebetulnya tidak bersifat wajib secara tertulis. Penawaran kerja bisa saja dilakukan langsung secara verbal.
Namun kadang, pembuktian secara hitam di atas putih diperlukan agar kedua pihak sama-sama mengetahui dan sepakat mengenai perannya masing-masing sehingga tidak salah tafsir.
Perlu diingat bahwa offering letter bukanlah suatu hal yang final. Jadi, apabila kamu merasa belum cocok atau butuh pertimbangan, tak ada salahnya untuk cari lagi lowongan kerja di aplikasi Glints.
Di aplikasi Glints kamu bisa memanfaatkan beragam fitur menarik seperti:
- saring lowongan pekerjaan berdasarkan lokasi di seluruh Indonesia
- saring lowongan pekerjaan berdasarkan tingkat pendidikan
- lihat berapa rentang gaji yang ditawarkan perusahaan untuk posisi yang dilamar
- cek profil perusahaan serta website resminya
Jadi, kamu bisa tahu apakah suatu lowongan pekerjaan sudah cocok bagimu atau tidak, meskipun belum menerima offering letter.
Menarik bukan? Klik tombol di bawah untuk download aplikasi Glints sekarang juga!
Apa Isi Offer Letter?
Isi dari offering letter umumnya adalah rincian mengenai jabatan dan pekerjaan yang sebelumnya sudah dibahas selama proses wawancara serta panggilan kerja secara verbal.
Setiap perusahaan mungkin akan memasukkan syarat dan ketentuannya masing-masing. Namun, hal-hal paling mendasar yang biasanya tercantum dalam offering letter adalah:
- Nama jabatan.
- Deskripsi pekerjaan, termasuk detail terkait tentang peran, kondisi kerja, struktur departemen, atau ketentuan kerja lainnya.
- Gaji, termasuk rincian gaji kotor sebelum pemotongan pajak, nominal take home pay (gaji bersih), dan tunjangan lainnya seperti THR dan/atau bonus akhir tahun.
- Fasilitas, benefit, insentif, dan kompensasi yang akan didapatkan, misalnya asuransi kesehatan wajib dari pemerintah (BPJS), asuransi swasta, iuran BPJS Ketenagakerjaan, pinjaman laptop dari kantor, jatah parkir, reimbursement, uang lembur, dan benefit–benefit lainnya yang sudah dijabarkan saat proses wawancara.
- Jatah cuti berbayar dan tidak berbayar, cuti tahunan, cuti sakit, cuti haid, cuti hamil dan melahirkan, serta kebijakan tentang percutian khusus lainnya.
- Tanggal efekif mulai bekerja yang disepakati.
- Tanggal habis tempo, alias tenggat waktu bagi calon karyawan selambat-lambatnya menyerahkan kembali surat tawaran kerja yang sudah ditandatangani.
Pada bagian terakhir dari surat tawaran kerja biasanya akan ada dua kolom untuk tanda tangan sebagai bukti konfirmasi yang mengikat.
Satu kolom disediakan untuk pihak perusahaan, yang biasanya ditandatangani oleh perwakilan HRD atau pemimpin perusahaan. Kolom satunya adalah untuk calon karyawan baru.
Dari poin di atas sudah disinggung bahwa di dalam offering letter akan dicantumkan berapa gaji kotor yang akan didapatkan.
Namun, tak semua offering letter akan memberi rincian seperti berapa potongan pajak hingga nominal gaji bersih atau take home pay-mu.
Jadi, supaya kamu bisa mendapatkan gambaran lebih jelas seputar gaji bersih yang akan didapatkan, download kalkulator PPh 21 Glints.
Kalkulator ini akan menghitung dan memberi gambaran berapa besaran gaji bersihmu serta besaran pajak yang dibayarkan setiap bulannya. Jadi, kamu bisa menilai apakah gaji di offering letter-mu sudah sesuai ekspektasimu atau belum.
Tertarik? Yuk, download kalkulator PPh 21 Glints sekarang dengan klik tombol di bawah!
Contoh Offering Letter
Offering letter dapat dikirimkan melalui email atau surat fisik lewat pos. Surat penawaran kerja juga bisa dibuat dalam bahasa Indonesia maupun Inggris, sesuai ketentuan setiap perusahaan.
Berikut adalah contoh email offering letter dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris yang bisa kamu pelajari
1. Contoh Offering Letter Bahasa Indonesia
—————
Subjek email: Offering Letter [Posisi] PT. ABCD
Yth. [Nama Penerima Email]
Selamat!
Kami dengan senang hati menawarkan Anda posisi [nama jabatan] di PT. ABCD, dengan rincian sebagai berikut:
Nama: [Nama penerima]
Posisi: [Nama jabatan]
Melapor Langsung ke: Head of Content
Harap dicatat bahwa penawaran gaji dihitung dalam Gross. Artinya, gaji belum dipotong:
- Pajak
- Iuran BPJS Kesehatan
- Iuran BPJS Ketenagakerjaan & Pensiun
Harap tinjau kembali dokumen yang terlampir di email ini. Jika Anda memilih untuk menerima tawaran pekerjaan ini, silakan tandatangani surat terlampir di tempat yang sudah ditentukan.
Scan dokumen dan kirim kembali softcopy-nya dengan membalas email ini sesegera mungkin. Kirim hardcopy dokumen yang telah ditandatangani lewat pos untuk ditujukan kepada:
[Nama perwakilan HRD perusahaan sebagai penerima surat]
Alamat lengkap kantor beserta kode pos
Kami akan menghubungi Anda setelah kami menerima dokumen mengenai tanggal mulai Anda. Jangan ragu untuk menghubungi saya jika Anda masih memiliki pertanyaan apapun terkait kontrak kerja yang terlampir.
Kami tunggu kehadiran Anda di tim!
Salam,
[Nama perwakilan perusahaan sebagai pengirim email]
Human Resource Department PT. ABCD
—————
2. Contoh Offering Letter Bahasa Inggris
Offering letter bahasa Inggris seringnya dipakai oleh perusahaan-perusahaan multinasional. Berikut adalah beberapa contoh offering letter dalam bahasa Inggris, merangkum Betterteam:
—————
Subject: XXX Company Job Offer
Dear [Name of Recipient],
We are pleased to offer you the position of [Job Title] at XXX Company, with details as follows:
Name: [Name of recipient]
Position: [Job Title]
Direct Report to: Head of Business Development
Please review the attached document outlining your salary and benefits. Please note that the offering is in Gross, meaning the salary will contribute to:
- Tax
- BPJS Ketenagakerjaan, Kesehatan, and Pensiun
If you choose to accept this job offer, please sign the copy of this letter where indicated.
Scan the document and send the softcopy by replying to this email at your earliest convenience. Send a hardcopy of the document that has been signed to the address below:
Name of Human Resources Director
Address of Company
City, State Zip Code of Company
We will contact you once we have received the paperwork as to your start date.
We look forward to welcoming you as part of the XXX Team!
Regards,
[Name of Sender]
[Title of Sender]
XXX Company
—————
Kapan Harus Kirim Balik Offering Letter?
Offer letter biasanya akan dikirim oleh pihak HRD perusahaan setelah kandidat terpilih menyelesaikan tahap terakhir dari segala rangkaian rekrutmen, seperti:
- pengecekan latar belakang dan referensi dari HRD
- setelah menyerahkan salinan rekam medis dari tes kesehatan yang diminta perusahaan
Setelah mengirim offer letter, pihak HRD biasanya memberimu waktu antara 24 jam hingga seminggu untuk merespons.
Oleh karena itu, ada baiknya kamu tidak menunda membalas offering letter hingga lebih dari satu hari.
Kamu boleh saja langsung menandatangani surat tawaran dan mengirimnya kembali jika paham dan setuju dengan semua syarat dan ketentuan yang tertulis.
Bolehkah Bernegosiasi setelah Diberi Offering Letter?
Melakukan negosiasi untuk mengusulkan perubahan atau penyesuaian di offering letter yang menurutmu kurang cocok adalah hal yang dibolehkan.
Nantinya, HRD akan mengirimkan draf offer letter yang baru untuk kamu review dan tanda tangani. Jika nanti kamu menolak tawaran tersebut, penawaran perusahaan akan dibatalkan.
Saat negosiasi, sebaiknya jangan menunda memberi balasan offering letter hingga lebih dari satu hari.
Jika kamu terlalu mengulur waktu, perusahaan akan menganggap kamu tak berminat bekerja di sana.
Maka, bukan hal yang aneh jika pihak HRD tiba-tiba mengalihkan surat tawaran tersebut ke kandidat berikutnya tanpa pemberitahuan lebih dulu jika kamu terlalu lama membalasnya.
Perbedaan Offering Letter dan Kontrak Kerja
Berikut adalah perbedaan antara offering letter dan kontrak perjanjian kerja.
1. Mengikat secara hukum
Offer lettering adalah adalah surat yang mengemukakan minat perusahaan kepada seorang kandidat untuk mengisi posisi yang kosong.
Bisa dibilang, offering letter adalah awal dari kesepakatan kerja yang sah antara perusahaan dan pegawai.
Penandatanganan offer letter menandakan bahwa karyawan setuju dengan ketentuan yang sudah dibuat oleh perusahaan dan bersedia untuk bekerja.
Sementara itu, kontrak kerja adalah surat perjanjian yang mengikat lebih kuat secara hukum antara pemberi kerja (perusahaan) dengan pekerja.
Kontrak perjanjian kerja memuat semua syarat-syarat kerja, hak, dan kewajiban dari kedua belah pihak secara lebih rinci.
2. Kepastian status ketenagakerjaan
Surat perjanjian kerja memberikan karyawan kepastian status ketenagakerjaannya, apakah itu bersifat PKWTT (permanen) atau PKWT (kontrak).
Maka dari itu, melansir Zenefits, dalam kontrak perjanjian kerja juga sering ada klausul yang mendefinisikan status ketenagakerjaan pegawai.
Poin ini berarti salah satu pihak dapat memutuskan hubungan kerja dengan alasan apa pun, selama persyaratan pemutusan terpenuhi.
Termasuk di dalamnya adalah aturan jangka waktu yang diperlukan untuk mengirim pemberitahuan pemutusan kerja (notice of resignation/notice of termination contract).
3. Isi
Sebagai lanjutan dari 2 poin di atas, otomatis isi offering letter dan kontrak kerja juga cukup berbeda.
Offering letter tidak memuat informasi aturan ketenagakerjaan, tidak pula memuat berapa lama pekerjaan tersebut berlangsung.
Offer letter hanya mencantumkan informasi awal seperti tawaran tanggal efektif mulai bekerja dan rincian gaji.
Maka itu, menandatangani offer letter belum tentu berarti kamu secara resmi adalah karyawan di perusahaan tersebut.
Kamu baru akan terhitung efektif sebagai pegawai baru ketika sudah menandatangani kontrak perjanjian kerja, yang biasanya membutuhkan legalitas berupa materai.
4. Waktu diberikan
Perbedaan selanjutnya terletak pada waktu pemberian.
Surat kontrak kerja biasanya akan dikirimkan setelah offering letter ditandatangani olehmu sebagai calon karyawan dan perusahaan.
Jadi, kamu baru bisa tanda tangan kontrak setelah menerima tawaran tersebut.
5. Rincian hak & kewajiban
Pada kontrak kerja, kamu akan membaca lebih rinci lagi hak dan kewajibanmu sebagai karyawan.
Mulai dari komponen gaji, benefit karyawan, aturan perusahaan, sistem kerja, dan lain sebagainya.
Oleh karenanya, kontrak kerja memiliki lebih banyak halaman dibanding offering letter.
6. Rincian job description
Sama seperti rincian hak & kewajiban, kontrak kerja juga akan memuat daftar tugas atau job description yang lebih rinci.
Selain itu, perusahaan juga biasanya sudah langsung menginformasikan siapa atasanmu dan kepada siapa kamu akan membuat laporan kerja.
Itul adalah hal-hal yang perlu kamu ketahui tentang offering letter. Selalu baca dengan teliti dokumen ini sebelum tanda tangan, ya!
Jika masih ragu atau belum yakin terhadap offering letter yang didapatkan, tak ada salahnya untuk cari lagi lowongan kerja yang ada di aplikasi Glints, kok!
Di aplikasi Glints kamu bisa saring lowongan pekerjaan sesuai lokasi dan tingkat pendidikan yang dibutuhkannya. Kamu pun bisa melihat rentang gaji yang ditawarkan perusahaan di posisi yang akan dilamar.
Jadi, kamu bisa tahu apakah suatu lowongan pekerjaan sudah tepat bagimu meski belum mendapatkan offering letter.
Tunggu apa lagi? Download aplikasi Glints sekarang dengan klik tombol di bawah!
