Minutes of Meeting: Pengertian dan Panduan Membuatnya
Isi Artikel
Minutes of meeting adalah salah satu hal yang paling penting untuk diperhatikan saat sedang rapat. Apakah kalian cukup familier dengan istilah tersebut?
Dalam minutes of meeting atau notulen akan dijelaskan apa saja hal yang sudah dibahas dan kesimpulan yang diambil selama rapat.
Berikut ini Glints jelaskan mengenai pengertian, jenis, dan panduan untuk membuatnya.
Apa Itu Minutes of Meeting?
Minutes of meeting adalah catatan terperinci yang berfungsi sebagai catatan tertulis resmi dari rapat atau konferensi, dilansir dari The Balance Careers.
Menulis minutes of meeting bukanlah hal yang mudah. Jika belum berpengalaman, maka kamu mungkin akan merasa kesulitan saat membuatnya.
Dalam menulis minutes of meeting harus akurat dan detail karena itu merupakan catatan resmi selama rapat yang akan dibutuhkan oleh perusahaan.
Sedangkan menurut CFI, minutes of meeting adalah sebuah catatan yang merekam semua poin selama rapat.
Catatan tersebut akan berisikan apa saja topik yang dibahas, ide yang diusulkan, serta kesimpulan yang diambil saat rapat.
Setelah rapat usai, catatan tersebut akan dibagikan kepada semua anggota yang telah mengikuti rapat agar tetap ingat apa saja poin yang sudah dibahas.
Jadi bisa disimpulkan jika minutes of meeting sangat berguna bagi anggota untuk mengingat apa saja kesimpulan hasil rapat.
Jenis Minutes of Meeting
Jenis atau tipe dari minutes of meeting adalah hal yang sangat bergantung pada jenis rapat yang diadakan, menurut Chron.
Jika rapat yang dilakukan termasuk jenis rapat informal, catatan tidak perlu dibuat dengan pedoman yang lengkap.
Namun, catatan tersebut harus tetap berisikan informasi yang akurat dan detail.
Sedangkan untuk jenis rapat yang formal seperti rapat tahunan atau rapat pemegang saham perusahaan, maka harus dibuat dengan lebih cermat.
Biasanya sudah terdapat template minutes of meeting dan pedoman resmi dari perusahaan.
Panduan Membuat Minutes of Meeting
Menurut The Balance Careers, dalam membuat minutes of meeting terdapat tiga tahapan, berikut ini penjelasannya:
1. Sebelum rapat
Dalam tahapan sebelum rapat ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan dan salah satunya adalah memilih alat untuk menulis minutes of meeting.
Ada beberapa pilihan yang bisa kamu gunakan, misalnya menggunakan laptop, tablet, smartphone, atau bahkan sesederhana kertas dan pulpen.
Sebaiknya gunakan alat yang paling familiar dan nyaman untukmu menulis catatan dengan cepat.
Selain itu, pastikan pula bahwa alat yang kamu pilih dalam keadaan berfungsi.
Misalnya saat kamu menggunakan gadget, coba tes dulu apakah dapat berfungsi dengan baik atau tidak.
Persiapkan pula kertas dan pulpen untuk cadangan jika ada kendala dengan gadget yang kamu gunakan.
Setelah memastikan alat yang digunakan untuk membuat catatan, kamu juga perlu membaca agenda rapat atau meeting dengan seksama.
Cari tahu apa saja topik yang akan dibahas, jadi nantinya kamu memiliki gambaran mengenai apa yang akan ditulis.
2. Saat rapat berlangsung
Saat rapat akan segera dilakukan, siapkan lembar kehadiran dan pastikan semua orang yang hadir kamu catat.
Salah satu syarat dari minutes of meeting adalah terdapat nama semua anggota yang hadir dalam rapat.
Selain itu, pastikan juga kamu mengenal setiap peserta rapat agar bisa mengetahui siapa nanti yang berbicara. Hal tersebut tentu akan memudahkanmu dalam membuat catatan.
Saat rapat secara resmi dimulai, catat waktunya dengan cermat. Begitu juga saat rapat sudah selesai, kamu tidak boleh lupa untuk mencatatnya ya.
Dalam proses menulis minutes of meeting, sebaiknya tidak perlu menuliskan setiap komentar dari peserta rapat. Cukup tuliskan garis besar atau ide utamanya saja.
Dilansir dari ThoughtCo, dalam menulis catatan sebaiknya dibuat singkat dan padat. Setiap ringkasan tersebut harus bisa koheren satu sama lainnya.
Ingat ya, dalam menulis minutes of meeting, kamu harus objektif dan tanpa bias.
Jadi, kamu hanya perlu menuliskan apa saja yang dibahas dan tidak perlu memberikan penjelasan sesuai interpretasimu.
Setiap ide atau masukan juga sangat penting ditulis. Jangan lupa juga beri penjelasan mengenai siapa yang telah mencetuskan ide tersebut.
3. Setelah rapat
Sesaat setelah rapat selesai, segera tuliskan minutes of meeting dalam format yang lebih rapi. Jika ada pertanyaan, kamu bisa segera bertanya ke peserta rapat.
Pada hasil akhir minutes of meeting, nama perusahaan atau organisasi, jabatan dari peserta rapat, jenis rapat, dan tujuannya adalah hal yang jangan lupa disebutkan.
Cantumkan juga setiap daftar peserta dan siapa yang memimpin saat rapat.
Kemudian, baca ulang hasil catatan untuk mencari tahu apakah ada kesalahan ejaan.
Selain itu, kamu juga bisa meminta bantuan dari salah satu peserta untuk ikut memeriksa jika ada poin yang tertinggal.
Tahapan terakhir yaitu menyerahkan hasil catatan kepada orang yang bertanggung jawab mengadakan rapat. Lalu, hasil rapat itu juga akan langsung dibagikan ke semua peserta.
Demikian penjelasan Glints terkait pengertian, jenis, dan panduan untuk menyusunnya.
Intinya, minutes of meeting adalah teknik merekam sederhana yang sangat berguna untuk mengingat setiap poin dan kesimpulan yang telah dibahas di dalam sebuah rapat.
Apakah kamu akan menyusun atau ditugaskan untuk menyusun minutes of meeting? Jika jawabannya “ya”, kamu bisa gunakan template minutes of meeting sederhana dari Glints.
Dengan begitu, kamu tidak perlu repot-repot lagi untuk menyusun minutes of meeting dari awal.
Yuk, langsung saja dapatkan template-nya di bawah ini!
Berikut cara mendapatkan dan mengedit template minutes of meeting dari Glints:
- Isi pertanyaan yang diberikan,
- Klik tombol DONWLOAD GRATIS dan akan ter-download secara otomatis sebuah file .rar
- Cek folder .rar tersebut pada Downloads di laptop/komputermu
- Extract file .rar yang ter-download
- Buka file template minutes of meeting dan edit sesuai dengan kebutuhanmu
Semoga artikel ini bermanfaat untukmu, ya!
