Meeting Tidak Produktif? Simak 10 Tips Memaksimalkan Meetingmu

Senin sampai Jumat Anda terus meeting, membahas A sampai Z, dengan berbagai divisi pula. Pertanyaannya, apakah sudah produktif? Meeting seringkali diperlukan untuk brainstorming mengenai masalah atau tantangan tertentu, sekadar evaluasi, sampai merencanakan apa yang harus dilakukan ke depan.

Sistem yang dijalankan pun beragam, mulai dari evaluasi dengan giliran bicara satu per satu sampai mempresentasikan tugas yang sudah dikerjakan. Masalahnya, tak jarang lho, selama meeting malah berbicara berputar-putar sampai tidak ada hasil yang didapatkan. Kalau sudah begitu, waktu pun jadi terbuang sia-sia ya. Untuk menghindari hal tersebut, ayo simak 10 tips biar meeting Anda makin produktif!

1. Pentingnya kehadiran pemimpin

© Freepik.com

Sebuah meeting yang baik dan produktif pastinya dipimpin oleh seseorang nih, entah itu direktur, project manager, team leader, dan lain sebagainya. Yang pasti, harus ada seseorang yang tugasnya “menyetir” dan mengarahkan ke mana arah pembahasan yang dilakukan. Jika tidak, semua orang bisa jadi tidak ada yang mengalah dan saling berbicara, sehingga hasilnya tidak ada hasil apa pun yang produktif nih.

2. Ketahui tujuan meeting

Poin yang tidak kalah penting adalah mengetahui apa tujuan meeting tersebut dibuat. Dengan mengetahui tujuan, menentukan langkah demi langkah apa yang harus diambil pastinya juga jadi jauh lebih mudah. Ibarat sebuah taksi, sebagus apa pun taksi tersebut, jika tidak tahu tujuannya, taksi tersebut akan diam saja di tempat, atau hanya berputar-putar tak tentu arah. Sebisa mungkin tujuan tersebut dikemukakan di awal atau bahkan sebelumnya, dan agenda harus diketahui oleh semua pesertanya.

3. Eksklusifitas

© Tsunagulocal.com

Penting untuk mengetahui siapa saja orang terkait dan seharusnya ada dalam sebuah meeting yang akan diadakan nih. Jadi, pastikan orangg-orang terkait sesuai dengan agenda yang sudah ditetapkan, serta lebih kurangnya mengerti apa yang akan dibahas. Semakin banyak pihak tidak terkait yang bergabung, pembicaraan bisa terlalu meluas dan alih-alih menjadi tidak produktif. Karena itu, boleh lho “melarang” yang tidak berkepentingan untuk turut serta, karena eksklusivitas pun juga menjadi salah satu poin penting.

4. Durasi waktu meeting

Sebaiknya pada saat mulai, Anda bisa tentukan berapa lama meeting tersebut akan berlangsung. Dua puluh menit? Setengah jam? Atau satu jam? Dengan durasi yang sudah ditentukan dan diketahui semua peserta Anda dapat lebih memaksimalkan produktifitas. Jika tidak ada durasi yang ditentukan, pembicaraan bisa meluas dan meluas, tanpa sadar sudah dua atau tiga jam waktu berlalu begitu saja tanpa hasil. Tidak terdengar baik, bukan?

5. Berikan jeda

© Herworld.com

Kalau Anda punya beberapa meeting dalam satu hari, pastikan ada jeda waktu pada saat Anda mengaturnya. Jangan sampai ada jadwal yang bentrok, atau terlalu berdekatan. Perhatikan waktu perjalanan Anda menuju tempat berikutnya, jam makan yang harus Anda lewati, sampai kesiapan diri Anda dalam membuat perencanaan. Perhatikan juga kehadiran semua peserta yang harusnya berpartisipasi dalam pertemuan tersebut.

6. Optimalkan penggunaan Powerpoint

Maksud penggunaan Powerpoint memang baik, agar semua peserta bisa memiliki pemahaman yang sama dan memiliki gambaran yang jelas dari apa yang akan dibahas. Tapi, ada kalanya dengan menggunakan powerpoint penjelasan menjadi bersifat satu arah. Sedangkan tidak semua peserta 100% memerhatikan penjelasaan sehingga sulit untuk memberikan feedback. Ada baiknya, materi yang akan dibahas pada saat meeting bisa dikirimkan ke email masing-masing peserta terlebih dahulu. Kemudian, pada saat bertemu bisa didiskusikan, bagaimana langkah selanjutnya, atau apa yang kurang dipahami dari materi yang telah dikirimkan tersebut.

7. Ubah Gaya meeting

© Pexels.com

Kita pasti sudah terpaku pada gaya meeting di mana semua duduk melingkar, dengan menghadap ke papan dan ada seorang pemimpin yang menjelaskan segala sesuatunya. Sah-sah saja lho, kalau Anda mau mencoba gaya lain, misalnya sambil berjalan, atau sambil duduk di taman dekat kantor. Hal ini tentu berlaku kalau orang yang Anda ajak meeting tidak banyak ya, satu atau dua orang. Mencoba gaya baru dan berjalan-jalan, hal tersebut juga bisa memicu kreativitas dan ide-ide baru agar bisa mendiskusikan berbagai hal dengan lebih produktif.

8. Berikan hiburan

Topik meeting yang terasa “berat” bahkan sebelum dijalani bisa jadi beban tersendiri bagi semua pesertanya ya. Hal ini sebenarnya bisa diakali dengan cara membuat ice breaking sebelum memulai pembahasan, atau memberikan hiburan dan melontarkan lelucon kepada para peserta. Dengan tertawa atau terhibur sebelum mulai pembahasan, suasana hati akan lebih baik dan pembahasan pun bisa berjalan lebih lancar. Hasilnya? Tentunya meeting yang lebih efektif dibanding terus menerus membahas persoalan tanpa jeda dan tanpa waktu “bernapas” ya.

9. Matikan laptop

© Freepik.com

Sadar atau pun tidak, saat membuka laptop pasti kita tergoda untuk mengerjakan hal lain, yang bisa jadi tidak berkaitan dengan meeting yang sedang kita ikuti. Entah itu menyelesaikan pekerjaan, membalas pesan, sampai melihat-lihat hal lain di internet. Karena itu, ada baiknya simpan saja laptop Anda sampai selesainya pembahasan di waktu tersebut. Kecuali, hal tersebut benar-benar urgent, atau Anda-lah yang bertugas untuk mencatat notulen meeting saat itu.

10. Fokus Pada meeting

Seiring dengan zaman yang semakin canggih, meeting pun bisa dilakukan di mana saja dan kapan saja, sekalipun tanpa kehadiran secara fisik. Misalnya saja melalui video call dengan rekan kerja dari perusahaan atau negara lain. Pastinya seru dan memberikan sebuah pengalaman baru ya. Masalahnya, ketika pembahasan tersebut dilakukan tidak secara langsung, pesertanya bisa jadi tidak sepenuhnya “hadir” di tempat tersebut. Tidak fokus, sambil mengerjakan yang lain, tidak menangkap maksud dari lawan bicara, bisa menjadi hal-hal yang mengganggu meeting tersebut. Karena itu, sebisa mungkin hadir secara fisik, atau setidaknya dedikasikan waktu-waktu tersebut untuk fokus pada pembahasan ya.