Tips untuk Memaksimalkan Manajemen Kantor Anda

Salah satu kunci keberhasilan bisnis dan perusahaan adalah manajemen yang sesuai dan maksimal. Tidak peduli sebaik apa pun kemampuan diri dan anggota tim Anda, tanpa manajemen yang baik tentunya semua akan berantakan. Manajemen sendiri merupakan sebuah seni untuk mengorganisasi, termasuk juga menyusun perencanaan, eksekusi, serta evaluasinya. Intinya sih, melaksanakan dan mengatur semua urusan kantor, termasuk untuk pembagian tugas agar mendapat hasil yang maksimal.

Fungsi manajemen dibagi menjadi tiga, yaitu perencanaan, pengorganisasian, dan pengarahan. Pernah dengar istilah “failing to prepare is preparing to fail”? Ya, perencanaan tentunya menjadi awal sebelum mulai melangkah, dan bisa dampaknya bisa panjang jika salah. Setelah perencanaan, manajemen berfungsi untuk mengorganisir, membagi gambaran besar menjadi kegiatan lebih kecil. Gunanya, untuk memberikan langkah konkret yang bisa dilakukan anggota tim. Terakhir, baru bisa menjalankan fungsi pengarahan, agar setiap anggota tim mencapai sasarannya. Kalau Anda merasa saat ini produktivitas di kantor rendah, yuk cek beberapa tips berikut untuk memaksimalkannya!

Maksimalkan Manajemen Kantor Anda

© Unsplash.com

1. Analisis cara kerja yang sudah berjalan

Sebelum membaca tips ini, pastinya Anda sudah punya cara kerja sendiri, ya kan? Tidak masalah, coba analisa cara kerja yang sudah ada sekarang, apa sudah cukup efektif? Manajemen cara kerja yang efektif bisa dinilai dari durasi pengerjaan tugas, hasil pengerjaan, serta kondisi anggota tim Anda. Kalau tugas yang seharusnya bisa selesai dalam dua-tiga hari nyatanya selesai dalam dua minggu, Anda perlu evaluasi, bisa jadi manajemen yang ada kurang tepat. Begitu pun dengan hasil yang kurang maksimal, dan anggota tim yang tidak senang atau berbeban terlalu berat. Manajemen yang baik tentunya akan berdampak baik bagi keseluruhan aktivitas.

2. Terapkan pola kepemimpinan yang Sesuai

Bagaimana cara memimpin seseorang tentunya berkaitan dengan manajemen yang ia terapkan di kantor tersebut. Coba evaluasi cara terbaik untuk menerapkan manajemen ya, karena bisa jadi caranya berbeda-beda. Yang pasti, komunikasi harus berjalan dengan baik, termasuk instruksi pemberian tugas. Anda harus menyampaikan dengan benar, apa yang sebenarnya Anda harapkan dari anggota tim, serta deadline tugas tersebut. Visi misi pun harus jelas, mau dibawa ke mana tim yang Anda pimpin. Kalau sudah ada dalam satu pemahaman yang sama, bergerak pun akan lebih mudah dan terarah.

3. Periksa cara kerja “peralatan” yang sudah ada

Untuk memeriksa “peralatan” yang ada, pertama, Anda bisa melihat apa saja yang anggota tim Anda gunakan dalam membantu pekerjaan mereka. Misalnya saja, aplikasi yang mereka gunakan untuk mengirim email, berkomunikasi dengan anggota lain, serta untuk mengatur jadwal dan list pekerjaan mereka. Setelahnya, Anda bisa mulai mengevaluasi masing-masing “perlatan” tersebut, apakah berfungsi maksimal atau belum. Misalnya saja, dari sekian banyak akun yang diberikan, karyawan hanya memakai Google Mail (Gmail) untuk berkomunikasi dengan pihak eksternal, dan Slack untuk pihak internal. Fasilitas lain seperti Google Calendar untuk jadwal, serta Asana untuk pemberian tugas, ternyata tidak digunakan. Kalau sudah mengetahuinya, Anda

bisa menyederhanakan penggunaan aplikasi-aplikasi tersebut. Misalnya saja hanya menggunakan dua, Slack untuk berkirim semua pesan, dan Asana untuk tugas dan penjadwalan. Dengan begitu, manajemen kantormu pastinya akan lebih maksimal.

4. Buat alur kerja

Workflow, atau alur kerja yang jelas, perlu diberlakukan di tempat kerja agar manajemen yang ada lebih maksimal. Anggota tim pun tidak akan bingung, dari mana mereka harus mulai mengerjakan tugas, dan apa yang harus mereka kerjakan setelahnya. Termasuk juga, siapa saja yang akan berhubungan langsung dengan mereka terkait tugas dan tanggung jawabnya. Misalnya saja, dengan membuat flowchart, serta SOP (Standard Operational Procedure) untuk gambaran besar dari tugas yang dimiliki anggota tim.

5. Lakukan sharing antar anggota tim

Berikutnya, yang bisa dikerjakan untuk memaksimalkan manajemen di kantor adalah sesi sharing. Sesi sharing ini baiknya dihadiri semua anggota tim dan pimpinan yang bertanggung jawab untuk tim tersebut. Masing-masing bisa mengemukakan pendapat dan bahkan berkeluh kesah, tentang sistem yang sudah berjalan. Bisa juga sekaligus pelatihan untuk memaksimalkan penggunaan peralatan yang ada dalam ranah kerja mereka. Setiap anggota tim harus diberi kesempatan mengemukakan pendapat sesuai sudut pandang mereka. Dengan begitu, pimpinannya pun bisa tahu, langkah manajemen apa yang terbaik dan bisa diterapkan ke depannya. Sharing ini sebaiknya diadakan rutin sesuai jadwal yang diterapkan, sekaligus mengevaluasi sistem dan manajemen yang ada di waktu sebelumnya. Dengan adanya sharing ini, diharapkan semua anggota tim tidak menyimpan kesulitannya sendiri, serta bisa menerapkan manajemen yang lebih efektif dan efisien.

6. Dukung pimpinan dalam masa awal implementasi

Hasil evaluasi bisa jadi memberikan banyak perubahan yang ditetapkan oleh pimpinan tim. Kebijakan baru tersebut tentunya berdasarkan apa yang dikemukakan oleh anggota tim, dan kemudian diterapkan sebaik mungkin oleh pimpinannya. Karena itu, anggota tim baiknya tetap positif dan menjalankan “aturan main” baru yang ada. Bisa jadi, hasil maksimal tidak langsung diperoleh saat pertama kali mengubah tata cara pelaksanaannya nih. Ajak anggota tim untuk tetap mendukung pimpinan, dan mencoba terlebih dahulu aturan main baru yang diterapkan tersebut ya. Sekali pun terasa janggal dan berbeda, siapa tahu hasilnya justru lebih berdampak positif daripada yang sebelumnya.

7. Evaluasi alur kerja dan peralatan yang digunakan dalam manajemen

Setelah mendapatkan masukan dari anggota tim pada saat sesi sharing, pimpinan akan mulai menerapkan cara yang dirasa terbaik. Tapi, terbaik menurut pimpinan belum tentu baik pula bagi anggota lainnya. Karena itu, setelah penyesuaian dalam beberapa waktu dan dampaknya negatif, perlu dilakukan revisi sesegera mungkin, agar kinerja tidak semakin merosot jauh. Yang perlu diperhatikan tetap sama, seputar hasil dan durasi pengerjaan, serta keadaan anggota tim yang menjalankan. Cara manajemen terbaik akan memberikan hasil terbaik dengan didukung kondisi terbaik dari orang-orangnya pula.

Manajemen terbaik di suatu kantor belum tentu terbaik juga bagi kantor lainnya. Karena itu, mengambil referensi manajemen dari luar memang baik, tapi tidak boleh “mentah-mentah” diterapkan di kantor Anda ya. Perlu ada penyesuaian, baik untuk budaya kerja, maupun orang-orang yang ada dalam tim Anda. Jangan kuatir, dengan manajemen yang sesuai, hasil yang ada pastinya lebih maksimal, efektif, dan efisien. Pada saat menerapkan manajemen, pimpinan boleh juga menambahkan sistem rewards dan challenge.

Rewards kalau anggota tim bisa memenuhi tanggung jawabnya, sesuai aturan main yang diberlakukan. Challenge, kalau anggota tim lalai dalam pekerjaannya, yang berdampak pada keseluruhan cara kerja ya. Challenge tersebut bisa berupa tambahan tugas, membantu anggota lain, dan sebagainya. Yang pasti, manajemen yang maksimal bisa mengeluarkan kemampuan maksimal pula bagi para anggotanya.

Tidak perlu lagi kesulitan untuk menemukan kandidat terbaik untuk perusahaan Anda, dengan Glints TalentHunt headhunter profesional kami siap membantu dalam menemukan kandidat terbaik dan sesuai kualifikasi. Atau sign up segera di Glints untuk post lowongan kerja perusahaan Anda dengan gratis!