Bagaimana Cara Menyusun Peraturan Perusahaan?

Setiap perusahaan pasti punya peraturannya sendiri. Peraturan perusahaan sendiri dibuat tentu bukan tanpa alasan. Mendisipilnkan karyawan, serta untuk mencapai target perusahaan adalah alasan dibuatnya suatu peraturan perusahaan.

Peraturan perusahaan tidak bisa dibuat sembarangan. Perlu sejumlah langkah agar peraturan tersebut dibuat dengan baik. Di artikel ini, akan dipaparkan beberapa langkah yang perlu dilakukan dalam menyusun peraturan sebuah perusahaan. Langkah-langkah tersebut bisa disimak sebagaimana di bawah ini!

1. Mempelajari undang-undang ketenagakerjaan yang berlaku

© Freepik.com

Sebisa mungkin, peraturan perusahaan yang disusun harus sesuai dengan undang-undang, utamanya undang-undang ketenagakerjaan. Itu sebabnya, mengapa mempelajari undang-undang ketenagakerjaan mesti dilakukan.

Untuk mempelajari undang-undang tersebut, sebaiknya bentuklah sebuah tim khusus. Tim tersebut haruslah berisi orang-orang yang paham soal undang-undang ketenagakerjaan. Nantinya, tim tersebut akan mempelajari seperti apa undang-undang ketenagakerjaan yang berlaku, kemudian mengimplementasikannya ke dalam peraturan perusahaan yang akan dibuat.

2. Melakukan pengkajian terhadap peraturan perusahaan sebelumnya

© Freepik.com

Jika sebelumnya perusahaan Anda pernah membuat peraturan, maka peraturan perusahaan tersebut mestilah dikaji. Sebab, bisa jadi di dalam peraturan lama tersebut, terdapat beberapa poin peraturan yang masih dapat diterapkan di peraturan perusahaan yang baru.

Mengkaji peraturan lama sendiri bisa dilakukan oleh tim pengkaji UU ketenagakerjaan yang telah disusun sebelumnya. Bila tidak, Anda bisa menyusun tim sendiri yang secara khusus mengkaji peraturan lama perusahaan Anda tersebut.

Salah satu hal yang dikaji adalah efektivitas penerapan peraturan tersebut. Kajilah sejauh mana peraturan perusahaan tersebut dijalankan karyawan di masa lalu, apakah efektif atau malah sebaliknya. Pelajarilah faktor-faktor mengapa peraturan lama tersebut bisa efektif atau tidak saat dijalankan. Hasil kajian tersebut tentu akan menjadi bahan pertimbangan saat membuat peraturan baru nanti.

3. Memperkirakan konsekuensi peraturan yang akan muncul

© Freepik.com

Setiap peraturan pasti mengandung konsekuensi di dalamnya. Hal itu berlaku juga untuk peraturan suatu perusahaan. Saat membuat peraturan perusahaan, perkirakanlah apa saja konsekuensi bila peraturan tersebut diterapkan, entah itu konsekuensi positif maupun negatif. Bila konsekuensi yang mungkin muncul adalah konsekuensi positif, maka peraturan tersebut bisa diimplementasikan oleh perusahaan Anda. Sebaliknya, bila konsekuensi negatif diperkirakan akan banyak bermunculan di peraturan tersebut, Anda dan tim sebaiknya merimbak kembali peraturan tersebut agar tidak menimbulkan konsekuensi negatif.

4. Memahami hak dan kewajiban karyawan serta perusahaan

© Rawpixel.com

Salah satu isi peraturan perusahaan adalah adanya hak dan kewajiban pihak-pihak tertentu. Adapun pihak-pihak tersebut tentu saja pihak karyawan dan perusahaan itu sendiri. Hak dan kewajiban kedua belah pihak harus dipahami oleh kedua pihak tersebut. Hal itu dilakukan untuk meminimalisir konflik, baik saat peraturan perusahaan dibuat atau saat peraturan perusahaan tengah diterapkan.

5. Menentukan masa berlakunya peraturan perusahaan

© Freepik.com

Masa berlakunya peraturan suatu perusahaan penting untuk ditentukan. Hal ini dilakukan agar perusahaan tahu sampai kapan peraturan tersebut diberlakukan, serta kapan waktunya peraturan tersebut mesti diperbarui. Idealnya, sebuah peraturan perusahaan harus dijalankan selama 2 tahun atau lebih, tergantung kebijakan perusahaan sendiri.

Setelah masa berlaku peraturan habis, segeralah perbarui peraturan tersebut. Dalam melakukan pembaruan peraturan, perusahaan mesti melibatkan serikat pekerja. Hal ini dilakukan agar peraturan perusahaan yang telah diperbarui sesuai dengan hak dan kesanggupan karyawan. Tak lupa, pembaruan peraturan juga harus dilakukan di Departemen Ketenagakerjaan, serta harus diketahui oleh kementerian tersebut.

6. Memperhatikan redaksional yang digunakan

© Freepik.com

Ada sejumlah aspek redaksional yang perlu diperhatikan saat menulis peraturan perusahan nanti. Adapun beberapa aspek tersebut adalah: pemilihan kata/kalimat, serta bahasa. Sebisa mungkin kata atau kalimat yang dipakai adalah kata/kalimat yang dapat dipahami setiap elemen perusahaan. Dengan begitu, peraturan pun bisa dengan mudah dipahami oleh tiap elemen di perusahaan Anda.

Dari segi bahasa, hindarilah gaya bahasa yang ambigu atau terlalu banyak majas. Hal itu dilakukan agar peraturan perusahaan tidak mengandung makna ganda, serta menghindari salah tafsir yang akan dialami oleh tiap elemen perusahaan.

Karena peraturan perusahaan bersifat baku, maka hindarilah penggunaan bahasa gaul atau nonformal. Sebagai gantinya, gunakanlah bahasa Indonesia yang baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia.

7. Menyusun draft peraturan perusahaan

© Freepik.com

Setelah kesemua poin di atas telah dilakukan, kini tiba saatnya untuk ke tahap pembuatan draft. Draft yang dibuat haruslah berisi poin-poin penting mengenai peraturan yang akan diberlakukan nanti. Jika draft telah selesai, usahakan untuk menyerahkan draft itu ke perwakilan karyawan perusahaan Anda. Jika di perusahaan Anda terdapat serikat pekerja, draft tersebut bisa Anda serahkan kepada mereka untuk dipelajari.

Draft tersebut nantinya akan dipelajari wakil karyawan atau serikat pekerja di perusahaan Anda. Setelah itu, berikan mereka kesempatan untuk memberi saran terakit draft peraturan perusahaan tersebut. Saran sendiri harus disampaikan mereka ke perusahaan selambat-lambatnya 14 hari setelah draft diserahkan kepada mereka.

8. Menyerahkan draft ke menteri ketenagakerjaan untuk disetujui

© Freepik.com

Bila saran tersebut telah sampai ke pihak perusahaan, segeralah benahi draft tersebut sesuai dengan saran dari mereka. Dengan begitu, draft peraturan tersebut bisa sesuai dengan apa yang telah mereka sarankan. Setelah itu, barulah serahkan draft tersebut ke Menteri Ketenagakerjaan untuk disetujui.

Jika sampai 14 hari mereka tak kunjung memberi saran, maka serahkan saja draft peraturan perusahaan yang Anda buat tersebut ke Dinas Ketenagakerjaan. Dalam draft tersebut, sertakan keterangan yang menjelaskan bahwa pihak karyawan atau serikat pekerja tak kunjung memberi saran untuk draft tersebut.

Ada sejumlah syarat yang harus dipenuhi saat menyerahkan draft ke Menteri Ketenagakerjaan. Syarat-syarat tersebut adalah:

• Draft peraturan perusahaan yang diserahkan harus rangkap 3 dan telah ditandatangani pimpinan perusahaan.
• Menyerahkan bukti bahwa dalam penyususnan draft tersebut, perusahaan telah meminta saran kepada pihak karyawan atau serikat pekerja (terlepas nantinya mereka memberikan saran yang diminta atau tidak)
• Menyertakan permohonan tertulis yang memuat keterangan seputar perusahaan.

Draft yang telah diserahkan–beserta sejumlah syarat lainnya–akan dipelajari oleh pihak kementerian terkait. Jika draft disetujui dan disahkan kementerian, pihak kementerian akan menerbitkan Surat Keputusan selambat-lambatnya 30 hari setelah draft dikirim.

Jika belum memenuhi kriteria, kementerian akan mengembalikan draft peraturan perusahaan tersebut seminggu setelah draft dikirm. Draft yang dikembalikan tersebut nantinya akan berisi catatan-catatan mengenai bagian mana saja yang harus direvisi.

Dengan menerapkan sejumlah langkah di atas, diharapkan Anda dan perusahaan bisa menyusun peraturan perusahaan yang baik. Dengan begitu, peraturan perusahaan yang dibuat tersebut bisa dipahami dan dijalankan dengan baik oleh seluruh pihak di dalam perusahaan.

Sedang mencari kandidat terbaik? Glints TalentHunt akan membantu Anda dalam menemukan kandidat paling sesuai. Anda juga bisa sign up langsung dan memasang lowongan secara gratis di Glints!