5 Cara untuk Membuat Meeting Lebih Efektif
Isi Artikel
Membuat meeting yang efektif merupakan salah satu hal yang harus dilakukan guna memaksimalkan waktu yang ada.
Sering kali, kita merasa bahwa meeting tidak teratur dan memakan waktu yang lama.
Menyiasati hal tersebut, sebaiknya kamu harus membuat agenda meeting yang jelas dan tertata rapi supaya tingkat produktivitas kerja juga naik.
Lantas bagaimana caranya menanggapi hal tersebut? Tenang saja, berikut Glints akan memberikan cara-caranya.
1. Siapkan Agenda Meeting Lebih Awal
© Pixabay
Jangan sampai kamu dan rekan kerjamu meeting di hari Rabu sore, lalu kamu baru membuat agenda meeting di hari Rabu pagi.
Hal ini jelas akan membuat meeting tidak akan efektif, karena para peserta tidak mengetahui agenda meeting dengan jelas.
Mengatasi hal tersebut, seperti dilansir dari Calendar, buatlah agenda meeting lebih awal, lalu beri tahu agenda tersebut ke peserta meeting setidaknya tiga hari sebelum meeting berlangsung.
Dengan cara seperti itu, peserta meeting akan tahu persis apa yang harus mereka persiapkan di meeting nanti sehingga tidak akan memakan waktu yang lama.
Baca Juga: Meeting Sambil Jalan Kaki, Apa Sih Manfaatnya?
2. Atur Waktu Meeting Sebaik Mungkin
© Pixabay
Setelah mempersiapkan agenda-agenda meeting dengan jelas, saatnya kamu mengatur waktu meeting sebaik mungkin supaya meeting bisa berjalan dengan efektif.
Dilansir dari The Balance Careers, pertimbangkan berapa banyak waktu yang dibutuhkan dalam setiap topik agenda yang ingin dibicarakan.
Sebagai contoh, rapat akan berlangsung selama satu jam dan di dalamnya akan membahas 5 topik dalam satu agenda.
Hal tersebut dapat memberikan gambaran kepadamu kira-kira berapa waktu yang akan dihabiskan dari setiap topik.
Hal ini juga termasuk mengatur waktu untuk ice breaking jika diperlukan dalam meeting nanti.
3. Cari Masukan dari Peserta Meeting
© Pixabay
Cara lainnya supaya dapat membuat meeting yang efektif adalah dengan mencari masukan dari peserta rapat.
Tanyakan kepada peserta rapat, apakah mereka mempunyai saran terkait topik agenda. Jika mereka punya, tanyakan lagi alasan kenapa topik tersebut harus didiskusikan di dalam meeting.
Dengan cara seperti ini kamu bisa menambahkan agenda meeting jika agenda tersebut memang diperlukan untuk dibahas.
Dilansir dari Calendar, cara tersebut dapat membuat meeting-mu terasa produktif dan efektif.
Baca Juga: Harus Meeting Saat Puasa? Yuk Ikuti 5 Tips Rapat Saat Puasa Ini!
4. Identifikasi Peserta Meeting
© Pixabay
Dilansir dari The Balance Careers, tidak semua karyawan harus berpartisipasi dalam setiap meeting. Namun, mengundang peserta rapat yang tepat akan membuat meeting-mu berjalan dengan efektif.
Hal ini tentu diselaraskan dengan agenda dan tujuan meeting yang telah kamu buat di awal.
Untuk menyiasati hal tersebut, kamu bisa menanyakan beberapa pertanyaan, seperti siapa yang perlu mengetahui informasi yang kamu berikan dan siapa yang bisa memberikan data dan fakta untuk mendukung dalam pengambilan keputusan.
5. Buatlah Kesimpulan dan Tentukan Agenda Selanjutnya
© Pixabay
Jangan lupa untuk membuat kesimpulan terkait meeting yang sudah kamu laksanakan bersama rekan kerjamu.
Setelah itu, tentukan kira-kira target apa yang akan dicapai selanjutnya. Selain itu, tentukan juga agenda meeting selanjutnya akan membahas tentang apa.
Dengan melakukan ini, ke depannya akan lebih mudah untuk menentukan agenda meeting dan bahkan dapat mengembangkannya dengan baik.
Baca Juga: Kapan Jam Meeting yang Efektif Saat Bulan Puasa?
Itu dia 5 cara yang bisa kamu lakukan untuk membuat meeting agar efektif. Meeting yang efektif dapat meningkatkan tingkat produktivitas kamu saat bekerja.
Jika ingin bertanya terkait dunia kerja dan industri yang diminati, kamu juga bisa lho gabung ke komunitas dan langsung berdiskusi ke sesama pengguna atau profesional.
Caranya bagaimana? Yuk segera sign up di Glints sekarang!
