Miskomunikasi: Arti, Penyebab, Contoh, dan Cara Mengatasi
Ditulis oleh : Idzni Meutia
Miskomunikasi atau miscommunication adalah hal yang sering dianggap remeh, padahal dampaknya di tempat kerja bisa cukup besar.
Pasalnya, isu satu ini dapat menghambat produktivitasmu bersama rekan-rekan di dalam departemen.
Tak hanya itu, menurut The Alternative Board, miskomunikasi juga dapat menyebabkan konflik antara para pekerja di kantor.
Isi Artikel
Apa Itu Miskomunikasi?
Menurut Marketing91, miskomunikasi atau miscommunication adalah kegagalan dalam berkomunikasi secara efektif antara dua orang.
Istilah ini juga merujuk pada ketidakmampuan seseorang dalam menyampaikan ide atau pikirannya dengan jelas, sehingga pesan yang diterima bisa berbeda dari maksud sebenarnya.
Miskomunikasi termasuk salah satu hambatan komunikasi yang umum terjadi.
Biasanya, hal ini terjadi karena pesan yang disampaikan tidak diartikan dengan benar oleh pendengar, entah karena cara penyampaiannya kurang tepat atau adanya kesalahpahaman dalam menafsirkan makna.
Situasi seperti ini sering kali menimbulkan kebingungan, frustrasi, hingga berpotensi memicu konflik antara kedua belah pihak.
Pada dasarnya, miskomunikasi terjadi karena perbedaan cara berpikir yang membuat setiap orang menarik kesimpulan berbeda dari pesan yang sama.
Penyebab Miskomunikasi
Miskomunikasi atau miscommunication adalah tantangan umum di dunia kerja, terutama di era digital seperti sekarang.
Dengan banyaknya platform komunikasi, dari email hingga aplikasi meeting online, bukan berarti masalah ini semakin berkurang.
Justru, pemilihan platform yang kurang tepat bisa menjadi salah satu penyebabnya.
Lalu, apa saja faktor lain yang bisa memicu miskomunikasi di kantor? Berikut beberapa di antaranya:
1. Kurangnya konteks
Menurut HR Dive, salah satu penyebab terjadinya miskomunikasi di kantor adalah kurangnya konteks.
Pada dasarnya, dalam sebuah percakapan bisnis, konteks memberikan penjelasan terkait tugas dan tanggung jawab serta berfungsi sebagai klarifikasi.
Ketika sebuah laporan perlu disebarluaskan, konteks untuk tugas tersebut mencakup laporan mana, ke mana harus dikirim, dan siapa yang ditugaskan untuk mengirimnya.
Tanpa konteks, kesalahan dapat terjadi selama proses komunikasi yang dapat membuat pekerja bingung.
2. Asumsi
Penyebab miskomunikasi berikutnya yang tidak banyak orang ketahui adalah asumsi.
Asumsi dalam komunikasi bisnis terjadi ketika berbagai faktor dianggap benar, tetapi, tidak pernah dikonfirmasi.
Membuat asumsi adalah hal biasa dalam bisnis untuk strategi dan pengambilan keputusan. Akan tetapi, hal tersebut biasanya distandarisasi.
Dalam beberapa kasus, seperti kebutuhan dan aspirasi konsumen, sebaiknya jangan diasumsikan.
3. Ambigu
Melansir Alvernia, ambiguitas atau ketidakjelasan makna adalah salah satu penyebab miscommunication terbesar di lingkungan kerja.
Biasanya, pesan menjadi ambigu ketika informasi yang disampaikan kurang lengkap atau terlalu umum.
Hal ini bisa terjadi karena pengirim tidak memberikan detail yang cukup, atau penerima tidak meminta klarifikasi lebih lanjut.
Akibatnya, tugas bisa menjadi lebih sulit, dan kemampuan untuk mengambil keputusan atau menyelesaikan masalah pun ikut terhambat.
Jika dibiarkan, ambiguitas dalam komunikasi dapat berdampak negatif pada efektivitas kerja dan perkembangan bisnis.
4. Saluran yang kurang tepat
Miskomunikasi juga bisa terjadi karena penggunaan saluran komunikasi yang tidak sesuai dengan situasi atau audiens yang dituju.
Dalam lingkungan kerja, komunikasi berlangsung melalui berbagai platform, seperti email, chat, atau rapat langsung.
Jika saluran komunikasi yang dipilih tidak cocok, pesan yang disampaikan bisa kurang efektif atau bahkan salah sasaran.
Misalnya, menyampaikan informasi penting melalui pesan singkat bisa membuat detailnya terlewat, sementara diskusi panjang melalui email bisa menyebabkan kebingungan.
Oleh karena itu, memilih saluran komunikasi yang tepat sangat penting agar pesan diterima dengan jelas.
Dampak Miskomunikasi di Tempat Kerja
Meskipun sering terjadi, miskomunikasi bukanlah hal yang bisa diabaikan begitu saja.
Jika dibiarkan, miskom bisa menimbulkan berbagai dampak negatif bagi karyawan dan tim. Berikut beberapa di antaranya:
1. Memicu konflik antar rekan kerja
Miskomunikasi dapat menyebabkan kesalahpahaman yang berujung pada konflik di antara karyawan.
Entah itu karena perbedaan interpretasi instruksi atau ekspektasi yang tidak selaras, konflik semacam ini bisa merusak hubungan kerja.
Jika terjadi berulang kali, kepercayaan antarkaryawan bisa terkikis. Akibatnya, kerja sama tim pun menjadi lebih sulit terjalin dengan baik.
2. Menghambat pekerjaan
Dampak lainnya dari miskomunikasi di tempat kerja adalah terhambatnya pekerjaan.
Kesalahan memahami pesan bisa berdampak langsung pada hasil kerja.
Misalnya, jika kamu salah menangkap instruksi dari atasan atau klien, output yang dihasilkan bisa tidak sesuai harapan.
Hal ini akan memicu revisi yang memakan waktu lebih lama. Jika pekerjaanmu berkaitan dengan tugas rekan kerja lain, keterlambatan ini juga bisa menghambat alur kerja secara keseluruhan.
3. Menurunkan produktivitas tim
Ketika miskomunikasi terjadi, tim perlu menghabiskan waktu tambahan untuk klarifikasi dan memperbaiki kesalahan.
Padahal, waktu tersebut seharusnya bisa dimanfaatkan untuk menyelesaikan tugas lainnya.
Jika dibiarkan, produktivitas tim akan menurun karena banyaknya waktu yang terbuang hanya untuk memastikan informasi yang sebenarnya bisa dikomunikasikan dengan lebih jelas sejak awal.
4. Proyek tertunda
Setiap proyek kerja memiliki tenggat waktu yang harus dipenuhi.
Namun, miskomunikasi bisa membuat hasil kerja tidak sesuai dengan yang diharapkan, sehingga perlu direvisi.
Jika revisi terus terjadi, proyek pun bisa tertunda dari jadwal yang telah ditetapkan. Ini bisa berdampak pada kinerja tim dan kepuasan klien atau atasan.
5. Pembengkakan biaya
Ketika proyek terlambat dari jadwal, durasi pengerjaannya otomatis bertambah.
Hal ini bisa menyebabkan pembengkakan biaya operasional, karena perusahaan harus mengalokasikan sumber daya tambahan yang sebelumnya tidak direncanakan.
Dengan kata lain, miskomunikasi tidak hanya menghambat pekerjaan tetapi juga bisa membawa dampak finansial bagi perusahaan.
6. Menimbulkan miskonsepsi
Miskomunikasi terjadi ketika pesan yang diterima tidak sesuai dengan maksud aslinya.
Ini bisa berujung pada penyebaran informasi yang kurang akurat atau bahkan salah.
Kesalahan informasi ini berisiko mempengaruhi pengambilan keputusan, baik dalam skala kecil maupun besar.
Jika keputusan yang diambil berdasarkan data yang keliru, dampaknya bisa merugikan bisnis hingga mencoreng reputasi perusahaan.
Contoh Miskomunikasi di Tempat Kerja
Seperti yang sudah Glint jelaskan, penyebab miskomunikasi umumnya adalah bagaimana sebuah pernyataan gagal diartikan oleh orang lain.
Hal-hal ini berlaku karena adanya asumsi, kurangnya konteks, hingga salah menggunakan saluran.
Contoh misscomunication hadir dalam bentuk-bentuk percakapan yang mungkin kesannya tidak penting. Bisa juga terjadi dalam kehidupan sehari-hari.
Meskipun demikian, ia bisa berdampak negatif terhadap produktivitas kerja, hubungan antara para pekerja, dan perkembangan bisnis perusahaan.
Agar lebih jelas, berikut ini adalah lima contoh miskomunikasi yang umumnya sering terjadi antara karyawan di tempat kerja, menurut paparan Bstate.
- “Tolong kirimkan email ini.”: Kurangnya konteks membuat tugas kurang jelas.
- “Sepertinya karier saya tidak berkembang.”: Asumsi dan kurang konteks dapat menimbulkan permasalahan antara pekerja dan atasan.
- “Saya yang bekerja keras, tetapi mereka yang disanjung.”: Ambiguitas membuat pekerja seakan emosi dan merasa kurang diapresiasi.
- “Rasanya meeting tidak diperlukan untuk keperluan ini.”: Konteks yang kurang menyeluruh membuat kalimat tersebut seakan-akan menyepelekan tugas.
- “Saya ingin berbicara denganmu.”: Bila dikirimkan melalui saluran yang kurang tepat, hal ini bisa mengintimidasi seorang pekerja.
Cara Mengatasi Miskomunikasi di Kantor
Meskipun miskomunikasi sering terjadi di dunia kerja, kamu tetap bisa mencegah dan mengatasinya.
Berikut beberapa langkah yang bisa dilakukan untuk menghindari miskomunikasi di kantor:
1. Dengarkan, jangan hanya fokus bicara saja
Salah satu kunci komunikasi yang efektif adalah mendengarkan dengan penuh perhatian
Dilansir dari Business News Daily, mendengarkan secara aktif dapat membantu mencegah miskomunikasi dan konflik di tempat kerja.
Jika berbicara langsung, pastikan kamu memahami pesan yang disampaikan sebelum merespons. Jika membaca email, luangkan waktu sejenak untuk benar-benar memahami isinya.
Banyak kesalahpahaman terjadi karena seseorang terlalu cepat menyimpulkan atau tidak memperhatikan detail informasi.
Jangan sampai hanya karena salah tangkap, kamu langsung berasumsi negatif tentang rekan kerja atau atasan.
2. Kalau tidak yakin, coba klarifikasi
Salah tangkap dan tidak yakin bisa menjadi penyebab terjadinya miskomunikasi. Agar kamu tidak mendapatkan akibat miskomunikasi, kamu bisa mencegahnya dengan klarifikasi.
Kalau begitu kasusnya, sangat disarankan untuk klarifikasi agar tidak terjadi kesalahpahaman. Klarfikasi adalah cara yang ampuh untuk mengatasi komunikasi.
Tanyakan ke mereka, “Apakah maksudnya X, atau benar Y? Saya ingin konfirmasi saja agar semuanya berjalan dengan lancar”.
3. Jangan berasumsi
Salah satu penyebab utama miskomunikasi atau miscommunication adalah asumsi. Bisa jadi kamu mengira sudah memahami maksud orang lain, padahal sebenarnya tidak.
Baik itu kamu berasumsi apa yang disampaikan sesuai dengan pemahamanmu sendiri atau lebih parah lagi, yaitu kamu berasumsi orang lain sudah paham apa yang ingin disampaikan.
Padahal, hal tersebut belum sempat diutarakan secara terang-terangan.
Maka dari itu, Menurut hubgets, usahakan untuk terus terang dan jangan beranggapan bahwa orang akan mengerti apa yang kamu mau, tanpa perlu bicara apa pun.
Butuh anggota tim melakukan tugas tertentu? Sampaikan, agar semuanya jadi lebih jelas.
4. Bicarakan secara langsung
Tips terakhir ini adalah untuk menghindari miscommunication di kantor, terutama untuk perbincangan yang dilakukan melalui email.
Pasalnya, penyampaian sesuatu melalui medium tertulis paling sering disalahartikan, apalagi perihal “nada bicara”.
Misalnya, bawahanmu mengirimkan email, tetapi menurutmu nadanya kurang sopan.
Untuk menghindari overthinking, coba bicarakan secara langsung atau tatap muka. Dengan begitu, kamu jadi tahu apa maksud sebenarnya tanpa perlu berpikir aneh-aneh.
Demikian informasi mengenai apa itu miskomunikasi atau miscommunication, termasuk cara mencegah dan mengatasinya.
Kalau kamu bisa ikuti dengan baik, dijamin kehidupan kantormu akan bebas dari drama dan lancar produktivitasnya.
Nah, ingin mendapat tips lain yang serupa seputar dunia kerja? Kamu bisa langsung kunjungi kanal Tips Tempat Kerja di Glints Blog.
Di sana, Glints sudah siapkan banyak pembahasan mengenai masalah di tempat kerja dan tips menghadapinya khusus buat kamu.
Menarik bukan? Yuk, baca kumpulan artikelnya sekarang juga. Gratis!
