5 Cara Membuat Press Release saat Krisis untuk Jaga Nama Perusahaan
Isi Artikel
Proses pembuatan press release saat krisis perusahaan dengan jenis press release lainnya sangatlah berbeda.
Ketika perusahaan mengalami krisis, kamu harus mempertimbangkan segala hal, mulai dari nama baik perusahaan hingga kepentingan audiens.
Setiap pernyataan yang kamu tulis harus bisa menjawab kebutuhan mereka dan jangan sampai menuai kritikan.
Nah, untuk membantumu membuat press release saat krisis, berikut 5 cara yang harus kamu perhatikan yang telah dirangkum oleh Glints!
Cara Membuat Press Release Saat Krisis
1. Identifikasi audiens
Pada saat krisis terjadi, mungkin hanya kelompok tertentu saja yang terkena dampaknya dan bukan konsumen secara keseluruhan.
Namun, apakah itu berarti bahwa press release hanya perlu menjawab kebutuhan mereka yang terdampak saja?
Nah, berikut beberapa pertanyaan yang bisa membantumu identifikasi audiens supaya press release yang kamu buat bisa mengakomodasi kebutuhan seluruh pihak:
Siapa yang terdampak dari krisis perusahaan ini?
Jika terjadi kecelakaan, yang paling terdampak adalah korban dan keluarga korban. Ketika terjadi kebocoran data karyawan, maka karyawan lah pihak yang paling membutuhkan pernyataan perusahaan.
Akan tetapi, sebagai konsumen dan khalayak umum, mereka juga ingin mendengar bagaimana perusahaan dapat mengatasi krisis yang terjadi.
Jadi, dengan menjawab pertanyaan ini, kamu bisa memprediksi tanggapan seperti apa yang dibutuhkan oleh semua pihak.
Mengapa mereka mau membaca press release ini?
Pertanyaan ini bisa menjawab mengapa press release yang akan kamu buat bisa bermanfaat dan berharga bagi pembaca.
Kamu bisa menjawabnya dengan melengkapi kalimat “(jenis audiens) saya ingin membaca press release ini karena…”
Contohnya, “Keluarga korban mau membaca press release ini karena mereka butuh kepastian informasi mengenai kronologi kejadian, proses evakuasi, dan kompensasi perusahaan.”
2. Tentukan respons perusahaan
Respon perusahaan merupakan bagian terpenting untuk memperbaiki reputasi brand.
Untuk menentukan bagaimana perusahaan harus merespon krisis, berikut pertanyaan yang harus kamu jawab sebelum membuat draft press release, sebagaimana dilansir dari Fit Small Business:
Apakah perusahaan merupakan pihak yang bersalah?
Jika jawabannya adalah iya, perusahaan perlu mengakui kesalahan dan meminta maaf. Hal ini bisa menunjukkan kepada semua pihak bahwa perusahaan mau bertanggung jawab.
Masyarakat biasanya lebih bersimpati pada mereka yang mau mengakui kesalahan, dibandingkan dengan yang berusaha menutupi.
Jika jawabannya adalah tidak atau masih dalam proses investigasi, informasikan kepada pembaca. Jelaskan komitmen perusahaan dalam mengatasi masalah ini dalam tenggat waktu yang jelas.
Bagaimana perusahaan dapat meyakinkan/menenangkan mereka yang terdampak?
Semua pihak pasti ingin tahu solusi konkret untuk membantu mereka yang terdampak, bukan sekadar pernyataan diplomatis atau cari aman.
Poin inilah yang harusnya ada dalam press release saat krisis terjadi.
Cara lain untuk meyakinkan mereka adalah dengan menjelaskan bagaimana perusahaan dapat mencegah hal yang serupa supaya tak terjadi lagi di kemudian hari.
Bagaimana perusahaan bisa membantu mereka yang terdampak?
Analisislah sumber daya yang bisa dimanfaatkan untuk melakukan penyelesaian dan pencegahan.
Lalu, jelaskan langkah-langkah realistis yang akan dilakukan perusahaan dalam mengatasi krisis ini.
3. Tentukan tone of voice
Jika perusahaan memang melakukan kesalahan, tone of voice yang rendah hati namun terdengar kompeten adalah pilihan yang tepat.
Dengan begitu, publik akan melihat bahwa perusahaan tidak hanya mengakui kesalahannya tetapi juga mampu mengimplementasikan solusi yang terbaik.
Jangan sampai setelah membaca press release, publik malah merasa perusahaan bersikap tak acuh.
4. Hindari membuat pembelaan defensif
Nah, bagian inilah yang biasanya mendapat kritik dari audiens ketika ada perusahaan yang membuat press release saat krisis.
Terutama jika opini publik yang terbentuk sudah sangat negatif.
Meskipun faktanya perusahaan masih menginvestigasi dan belum jelas siapa yang salah, langkah terbaik di situasi seperti ini adalah dengan tidak membela diri atau melakukan pembenaran apa pun.
Namun, hati-hati jangan sampai press release kamu hanya berisi statement kosong yang bisa kembali memancing kritik publik.
Itulah pentingnya poin 1-2 di atas untuk membuat press release-mu benar-benar tepat sasaran.
5. Hanya tulis fakta
Selaras dengan poin sebelumnya, sebaiknya kamu hindari pernyataan yang bukan fakta seperti pembelaan apalagi tuduhan yang berusaha menyudutkan satu pihak.
Seperti yang dilansir dari Chron, kamu cukup jelaskan key message secara efektif, seperti menggunakan 5W + 1H (what, when, where, who, why, how).
Selain itu, cantumkan juga kontak yang dapat dihubungi oleh pihak yang terlibat jika sewaktu-waktu mereka membutuhkannya.
Contoh Press Release Saat Krisis Perusahaan
PT. CLOTHING X mendapatkan kabar negatif mengenai salah satu produknya yang diduga meniru desain dari seorang seniman.
Akibatnya, publik pun ramai menyampaikan tanggapan negatif di media sosial.
Berikut contoh press release di tengah-tengah krisis isu plagiasi tersebut yang bisa kamu pelajari.
Krisis perusahaan merupakan tantangan besar bagi para public relations untuk bisa mempertahankan citra baik perusahaan dan kepercayaan publik.
Demikian 5 cara membuat press release saat krisis serta contohnya yang telah dirangkum oleh Glints.
Semoga tulisan ini bisa membantumu membuat press release yang lebih baik, ya.
Mau tahu lebih banyak insights seputar profesi public relations? Kunjungi Glints blog sekarang juga sebelum kamu kelupaan!
Ada banyak topik lain yang bisa kamu pelajari, mulai dari komunikasi krisis, media relations, government relations, dan masih banyak lagi.
Tunggu apa lagi? Klik link ini untuk baca lebih banyak artikel!
