Konferensi Pers: Definisi, Waktu Penyelenggaraan, dan Persiapan Pentingnya
Isi Artikel
Sering mendengar istilah konferensi pers atau press conference, namun masih belum paham sebenarnya kapan perusahaan harus mengadakannya?
Tak perlu khawatir, artikel kali ini akan memberikanmu gambaran yang lebih jelas mengenai apa itu konferensi pers hingga komponen penting persiapannya.
Langsung saja kita simak rangkuman dari Glints berikut ini!
Definisi Konferensi Pers
Dilansir dari Investopedia, press conference atau konferensi pers adalah sebuah acara yang terorganisasi dan diadakan dengan tujuan untuk mendistribusikan informasi dan menjawab pertanyaan media.
Umumnya, konferensi pers juga diadakan untuk merespon suatu isu public relations yang tidak cukup disampaikan hanya melalui press release.
Bukan merupakan hal mudah untuk menarik media agar datang dalam acara ini. Jadi, sebagai praktisi PR, kamu harus memastikan bahwa pengumuman yang akan diberikan benar-benar bernilai berita.
Waktu yang Tepat untuk Mengadakan Konferensi Pers
Tentunya akan kurang baik jika sebuah perusahaan terlalu sering mengadakan konferensi pers. Namun, kurang tepat juga jika ada anggapan bahwa press conference hanya dimanfaatkan untuk kejadian genting saja.
Jadi, waktu-waktu yang tepat untuk mengadakan press conference di antaranya adalah sebagai berikut.
1. Saat perusahaan mengalami krisis
Yang pertama tentunya saat perusahaan sedang berusaha melakukan komunikasi krisis.
Salah satu contohnya adalah ketika ada kecelakaan pesawat atau berita tidak sedap yang mengancam reputasi perusahaan.
Apabila tidak segera direspon, rumor-rumor negatif akan semakin menjadi.
2. Saat perusahaan harus memberi respons
Apakah ada berita nasional yang erat kaitannya dengan organisasi atau perusahaanmu?
Jika ya, kamu memang harus menyiapkan respon terhadap kejadian atau berita nasional tersebut.
Misalnya pada kejadian bencana alam. Maka humas BNPB, Badan SAR Nasional hingga pemerintah setempat perlu memberikan keterangan dan respons yang dibutuhkan oleh masyarakat.
3. Saat ada terlalu banyak jurnalis yang menghubungi
Apabila ada kejadian lain yang membuat banyak jurnalis menghubungi perusahaan, akan lebih efektif jika tim PR mengadakan press conference saja.
Meski tidak termasuk ke dalam kondisi krisis, namun respons jurnalis ini menandakan bahwa kejadian tersebut tetaplah bernilai berita.
4. Saat perusahaan memiliki pengumuman penting
Apabila perusahaan baru saja mengeluarkan produk baru, meraih pencapaian penting, melakukan kerja sama skala besar, atau pengumuman penting lainnya, inilah waktu yang tepat untuk mengadakan konferensi pers.
Pastikan bahwa ini merupakan berita besar dan baru, sehingga semakin banyak media dan masyarakat yang ingin tahu.
Persiapan Mengadakan Konferensi Pers
Dilansir dari Skills You Need, beberapa persiapan penting sebelum mengadakan konferensi pers di antaranya adalah sebagai berikut, khususnya untuk konferensi pers offline.
1. Pemilihan waktu
Ternyata, perusahaan tidak bisa memilih sembarang waktu untuk mengadakan press conference.
Untuk mendapatkan media coverage atau peliputan media yang maksimal, sebaiknya pilih waktu pagi mendekati siang.
Selain itu, sebaiknya hindari jadwal weekend karena justru slot berita saat weekday jauh lebih longgar. Namun, tips yang satu ini juga perlu dipertimbangkan kembali.
Bagi konferensi pers yang time-sensitive atau terikat pada waktu-waktu genting, tentunya lebih baik untuk mengadakan konferensi sesegera mungkin.
2. Logistik
Dari segi peralatan, sekurang-kurangnya tim PR perlu menyiapkan mikrofon dan sound system yang memadai.
Peralatan tersebut sangat penting untuk memastikan bahwa apa yang diucapkan oleh juru bicara dapat terdengar dengan jelas.
Bila perlu, tim PR juga dapat menyiapkan peralatan kamera untuk merekam konferensi pers. Selain untuk arsip perusahaan, dokumentasi ini dapat dimanfaatkan untuk tim media yang tidak bisa hadir.
3. Lokasi
Poin penting dalam menentukan lokasi adalah kemudahan akses dan kelengkapan peralatan pendukung untuk tim media.
Kamu tidak harus selalu mengadakan konferensi pers di tempat mewah. Ruang meeting saja sudah cukup selama kedua hal di atas dapat terpenuhi.
Apabila press conference ini diadakan sebagai respons untuk suatu insiden atau kecelakaan, akan lebih baik jika tempat penyelenggaraannya tidak jauh dari lokasi kejadian.
4. Media kit
Bagi praktisi PR, media kit bukan merupakan istilah baru.
Pada dasarnya, media kit adalah sebuah folder atau kumpulan dokumen yang setidaknya harus berisi:
- press release
- daftar media serta tamu yang menghadiri
- quotes penting dari manajemen/juru bicara
- informasi kontak
- press kit
Selain bertujuan agar media mengenal perusahaan lebih jauh lagi, media kit juga berfungsi sebagai alat pendukung untuk meningkatkan brand awareness.
Untuk konferensi pers yang diadakan secara virtual, tim PR dapat membagikannya dalam bentuk PDF yang bisa di-download jurnalis.
Namun, jika acara diadakan secara offline, artinya kamu perlu memikirkan bagaimana cara mengemas dan memberikan media kit ini dengan baik dan benar.
5. Display
Kamu pasti tidak ingin, kan, bila ada seseorang di belakang juru bicara yang berlalu lalang dan akhirnya mengganggu perhatian audiens?
Selain memilih tempat yang pas, jangan lupa juga untuk merancang area belakang juru bicara berupa display polos atau backdrop yang berisi teks informasi press conference & logo perusahaan.
Seperti backdrop pada umumnya, kamu juga dapat menambahkan informasi perusahaan seperti website dan akun media sosial.
6. Representasi
Persiapan yang satu ini pasti tidak akan terlewat karena merupakan persiapan inti dari sebuah konferensi pers.
Pemilihan representasi perusahaan bisa jadi pertimbangan sulit. Tim PR harus mampu mengutus juru bicara terbaik yang dapat menjawab pertanyaan wartawan dengan baik nantinya.
Apakah kamu akan memilih 1, 2, atau 3 juru bicara? Apakah kamu akan memilih petinggi perusahaan juga? Apakah mereka akan membantu juru bicara atau hanya membantu saat sesi QnA?
Silakan pertimbangkan hal-hal tersebut dengan matang.
Demikian pembahasan Glints mengenai apa itu press conference.
Mau tahu insight menarik lain seputar bidang profesi public relations? Yuk, baca artikel-artike lain di Glints Blog!
Ada banyak topik tentang dunia PR yang wajib kamu pelajari, mulai dari komunikasi krisis, penulisan PR, CSR, dan ruang lingkup PR lainnya.
Tertarik? Langsung saja klik link ini untuk temukan artikel terbarunya! Gratis.
