7 Cara Membuat Konferensi Pers yang Datangkan Banyak Media
Isi Artikel
Konferensi pers merupakan cara ampuh untuk mempublikasikan informasi perusahaan. Lantas, sudahkah kamu tahu cara membuat konferensi pers?
Secara garis besar, ada beberapa hal yang perlu kamu siapkan, seperti undangan, lokasi, dan waktu. Lebih dari itu, kamu juga perlu menyiapkan materi publikasi.
Nah, sebagai seorang public relations, kamu wajib mempersiapkannya dengan matang.
Untuk tahu persiapan selengkapnya, simak penjelasan Glints berikut ini, ya.
1. Pilih waktu pelaksanaan
© Freepik.com
Pemilihan waktu menjadi faktor yang amat penting dari sebuah konferensi pers. Pasalnya, waktu bisa menentukan seberapa banyak media yang hadir.
Sebagai contoh, bila press conference dilakukan pada pagi hari, media yang hadir mungkin sedikit. Sebab, bisa saja jurnalis terjebak macet.
Nah, menurut The Balance Small Business, waktu terbaik untuk melakukan konferensi pers adalah siang hari.
Alasannya, jurnalis punya waktu untuk riset di pagi hari. Selain itu, mereka tidak akan terjebak macet.
Selain waktu, kamu juga perlu menentukan durasi konferensi pers. Bahkan, alangkah baiknya jika kamu memiliki rundown yang detail.
2. Tentukan lokasi
© Freepik.com
Langkah selanjutnya adalah menentukan lokasi. Cara yang satu ini amat penting untuk membuat konferensi pers yang sukses.
Usahakan kamu memilih lokasi yang:
- kondusif
- dekat dengan pusat media
- punya pencahayaan yang baik
- mudah diakses
- indoor atau di dalam ruangan (mengantisipasi hujan dan panas)
Dengan lima kriteria tersebut, media akan lebih terbuka untuk menghadiri konferensi persmu.
3. Undang media
© Freepik.com
Setelah menentukan waktu dan lokasi, kamu bisa mulai mengundang media.
Pertama, tentukan media utama yang ingin kamu undang. Biasanya, media-media tersebut memiliki fokus besar di industrimu.
Sebagai contoh, kamu bekerja di perusahaan fintech. Maka, kamu bisa mengundang media ekonomi, seperti Kontan, Bisnis Indonesia, dan CNBC Indonesia.
Kemudian, barulah undang media lain yang juga membahas industrimu. Beberapa contohnya yakni Kompas, Tempo, dan IDN Times.
4. Siapkan rilis pers
© Canva.com
Rilis pers atau press release adalah informasi penting yang dikeluarkan oleh perusahaan. Biasanya, dokumen ini diberikan kepada media.
Nah, salah satu cara membuat konferensi pers yang apik adalah menyiapkan rilis pers terlebih dahulu.
Bahkan, menurut Investopedia, press release bisa diberikan sebagai undangan konferensi pers.
Dengan begitu, jurnalis bisa memahami topik yang akan dibahas dalam konferensi pers tersebut.
5. Setup lokasi
© Pexels.com
Setup atau menata lokasi jadi proses yang tak kalah penting.
Kamu bisa menentukan di mana tempat narasumber berbicara, jurnalis duduk, hingga penempatan lighting.
Usahakan kamu menata lokasi sehari sebelumnya, ya. Jadi, saat hari-H, lokasi sudah siap digunakan.
Bayangkan jika kamu baru menatanya di hari pelaksanaan konferensi pers. Lalu, ada perlengkapan yang kurang.
Bisa jadi, kamu tidak punya waktu lagi untuk menyiapkannya.
6. Buat daftar hadir
© Freepik.com
Apabila lokasi sudah siap, jangan biarkan media masuk begitu saja. Namun, buat daftar hadir terlebih dahulu.
Kamu bisa menyediakan kolom nama, kontak (email/nomor telepon), asal media, dan tanda tangan. Jadi, jurnalis bisa mengisinya sebelum masuk lokasi.
Cara ini akan membuatmu tahu siapa saja yang hadir dalam konferensi pers.
Tak berhenti sampai situ, dengan data yang ada, kamu bisa mengundang mereka pada konferensi pers berikutnya.
7. Follow up media
© Freepik.com
Salah satu unsur terpenting dalam konferensi pers adalah berita yang dipublikasikan media.
Pasalnya, konferensi pers tidak ada artinya apabila media yang kamu undang tidak menaikkan berita apa pun.
Oleh karena itu, lihatlah daftar hadir yang sudah diisi para jurnalis. Kemudian, seperti ditulis Chron, lakukan follow up.
Tanyakan apakah semua informasi yang diberikan selama konferensi pers sudah jelas.
Kemudian, kamu bisa menawarkan bantuan jika jurnalis masih kekurangan informasi.
Sekilas, cara membuat konferensi pers memang terlihat mudah. Namun, kamu perlu menyiapkannya dengan sungguh-sungguh.
Jadi, pesan yang ingin kamu sampaikan bisa ditangkap dengan baik oleh media dan publik.
Lantas, adakah trik khusus untuk membuat konferensi pers yang menarik?
Yuk temukan trik menarik lainnya dengan baca artikel-artike di Glints Blog!
Ada banyak topik tentang dunia PR yang wajib kamu pelajari, mulai dari komunikasi krisis, penulisan PR, CSR, dan ruang lingkup PR lainnya.
Tertarik? Langsung saja klik link ini untuk temukan artikel terbarunya! Gratis.
