7 Tips Mengadakan Press Conference Virtual yang Efektif dan Sukses
Ditulis oleh : Geofanni Nerissa Arviana
Press conference yang biasa dilakukan secara tatap muka (offline), terpaksa harus berubah jadi virtual akibat Covid-19.
Pelaksanaan press conference virtual pun jauh lebih sulit daripada konferensi pers pada umumnya.
Kamu harus menyiapkan aplikasi meeting online, koneksi internet, presentasi, hingga moderator andal.
Di samping itu, kamu juga perlu memastikan bahwa jurnalis mengikuti acara hingga akhir. Sebab, siapa pun bisa keluar-masuk aplikasi dengan mudah selama acara.
Namun, jangan khawatir. Glints sudah menyiapkan tujuh tips untuk mengadakan press conference virtual yang efektif!
1. Kuasai platform yang digunakan
© Freepik.com
Ada banyak pilihan platform yang bisa kamu gunakan untuk press conference virtual, antara lain Zoom, Google Meet, dan Skype.
Apa pun platform yang kamu pilih, pastikan kamu menguasai cara pakainya, ya.
Pahami semua seluk-beluk pemakaiannya, mulai dari log in, membuat link meeting, mengundang orang lain, menyalakan suara, hingga menyudahi meeting.
Praktikkan hal tersebut beberapa kali sebelum pelaksanaan. Jadi, kamu tidak akan kagok dan panik selama acara.
2. Bagikan link sebelum hari-H
© Freepik.com
Di semua aplikasi meeting online, kamu bisa membuat link rapat terlebih dahulu.
Maka, buatlah room meeting beberapa hari sebelum pelaksanaan press conference virtual.
Kemudian, kirim link meeting tersebut bersama undangan acara ke berbagai media. Dengan begitu, mereka bisa mengikuti konferensi pers tepat waktu.
3. Pastikan koneksi internet lancar
© Freepik.com
Internet menjadi satu masalah tersendiri selama work from home, termasuk dalam pelaksanaan press conference virtual.
Masalah yang satu ini memang sulit dihindari. Koneksi internet bisa putus kapan saja.
Namun, kamu bisa menyiasatinya dengan melakukan tes kecepatan internet sebelum acara. Jika terbukti cepat, kamu bisa tenang.
Namun, jika koneksinya kurang stabil, kamu perlu menyiapkan beberapa jenis internet. Jadi, jika ada salah satu koneksi terputus, kamu bisa segera menggantinya dengan internet lain.
4. Batasi waktu press conference virtual
© Freepik.com
Sudah satu tahun Covid-19 hadir di Indonesia. Sudah hampir satu tahun pula kita dibuat familier dengan meeting online.
Sayangnya, rapat online memang melelahkan. Kamu harus menatap layar sepanjang rapat. Selain itu, ada banyak orang yang bisa melihat detail pergerakanmu sepanjang waktu.
Menurut BBC, hal itu membuat banyak orang jenuh dengan meeting online, disebut juga dengan Zoom fatigue.
Oleh karenanya, ketika mengadakan press conference virtual, kamu perlu menyesuaikan durasi waktunya. Jangan sampai acaramu memakan waktu terlalu lama.
PRNEWS mengatakan, durasi maksimal untuk mengadakan konferensi pers online adalah 30-45 menit.
5. Siapkan media kit
© Freepik.com
Public relations bertanggung jawab untuk memastikan jurnalis dapat menyampaikan isi konferensi pers dengan baik.
Salah satu caranya yakni dengan menyiapkan press kit atau media kit. Hal ini berisi kumpulan informasi perusahaan, termasuk press release.
Dengan adanya informasi tersebut, jurnalis bisa menulis artikel dengan lebih lengkap. Brand-mu pun mendapat exposure yang lebih baik.
Kamu bisa mengirimkan media kit sebelum atau sesudah konferensi pers virtual.
6. Bangun engagement
© Freepik.com
Salah satu tantangan terbesar press conference virtual adalah membangun engagement.
Dalam konferensi pers offline, kamu bisa melakukan berbagai cara untuk ice breaking dan menarik perhatian media. Namun, hal itu sulit dilakukan secara online.
Ditambah lagi, siapa pun bisa bergabung dan meninggalkan meeting online secara mudah. Jika konferensi persmu tidak menarik, media bisa saja keluar dari room meeting sebelum acara selesai.
Oleh karena itu, bangunlah engagement semaksimal mungkin sejak awal acara.
Tips dari Glints, kamu bisa melakukan ice breaking online, polling, dan voting menggunakan berbagai platform gratis di internet.
Dua tools yang paling populer adalah Quizizz dan Mentimeter.
Jika butuh tips detail soal pembangunan engagement, ada webinar Glints ExpertClass yang siap membantumu.
Di sana, ada banyak kelas seputar public relations dan engagement.
Setiap kelasnya dipandu oleh para profesional dengan pengalaman bertahun-tahun. Kamu bisa berdiskusi langsung dengan mereka di akhir sesi.
Tunggu apa lagi? Yuk, cek jadwal kelasnya segera!
7. Manfaatkan fitur chat untuk sesi Q&A
© Freepik.com
Biasanya, konferensi pers diakhiri dengan sesi Q&A atau tanya jawab. Pada kesempatan tersebut, media akan menanyakan hal-hal yang belum dijelaskan pembicara.
Nah, pada press conference virtual, kamu bisa memanfaatkan fitur chat untuk melakukan hal tersebut.
Sampaikan kepada media bahwa mereka bisa melempar pertanyaan melalui fitur chat.
Dengan demikian, proses tanya jawab bisa berlangsung dengan efisien.
Jika ingin mengadakan press conference virtual, jangan lupa terapkan tujuh tips di atas, ya.
Niscaya, konferensi persmu akan berjalan mulus dan efektif.
