8 Cara Melatih Multitasking, Skill Penting di Dunia Kerja
Isi Artikel
Keterampilan mengerjakan banyak tugas sekaligus digadang mampu membantu kita lebih produktif di kantor. Kira-kira bagaimana cara melatih multitasking supaya bisa tingkatkan produktivitas?
Apakah kemampuan multitasking itu sebenarnya bisa diasah? Jika ya, bagaimana caranya?
Yuk, baca terus artikel ini sampai habis!
Bisakah Kemampuan Multitasking Diasah?
Jawaban singkatnya adalah bisa.
Namun, tunggu dulu. Sekarang multitasking tidak lagi diartikan sebagai kemampuan melakukan dua atau lebih pekerjaan secara bersamaan di satu waktu tanpa membuat kesalahan.
Definisi multitasking yang lebih modern dan disetujui oleh para pakar, adalah kemampuan menyelesaikan satu jenis pekerjaan kemudian berpindah ke jenis pekerjaan lainnya secara efisien dan cepat tanpa kehilangan ritme.
Saking lancar perpindahannya, kita terlihat seperti sedang melakukan banyak tugas sekaligus secara paralel, padahal tidak.
Lewat pemaknaan ini, bisa kita pahami bahwa ada cara melatih kemampuan multitasking selama tekniknya tepat.
Kepada Science Alert, psikolog Paul Dux dari University of Queensland menuturkan bahwa ada bukti yang menunjukkan di mana kemampuan multitasking ini dapat ditingkatkan secara bertahap dengan pelatihan.
Dux mencapai kesimpulan itu setelah melakukan tes kecil-kecilan pada 100 orang peserta.
Mereka diminta untuk menekan tombol ketika salah satu dari dua bentuk pada layar berkedip, atau ketika salah satu dari dua suara diputar.
Triknya, mereka harus melakukannya dua tugas tersebut secara serempak.
Kemampuan multitasking setiap peserta kemudian dinilai dari jumlah kesalahan dan durasi waktu untuk menyelesaikan tugas.
Setelahnya, mereka dibagi dalam dua kelompok yang salah satunya diberikan training multitasking selama tiga hari.
Setelah tiga hari, semua orang diminta untuk melakukan tugas memencet tombol yang sama seperti di awal penelitian.
Hasilnya, kelompok yang mendapat training menunjukkan kinerja yang lebih baik ketimbang yang tidak.
Kemampuan multitasking dari kelompok training juga tampak lebih baik dari sewaktu mereka sendiri belum dilatih.
Dux melaporkan dari hasil tersebut, otak terlihat menggunakan strategi divide and conquer (membagi satu masalah besar dalam porsi-porsi kecil, kemudian taklukkan satu per satu) untuk melakukan multitasking.
Lantas, jika bisa, bagaimana cara melatih kemampuan multitasking kita di kantor?
Cara Melatih Kemampuan Multitasking di Kantor
Melansir Career Addict, Art Markman seorang psikolog kognitif, juga setuju bahwa multitasking tidak bisa didefinisikan sebagai kemampuan menyelesaikan banyak tugas dalam satu waktu.
Markman berpendapat yang kita lakukan sebenarnya adalah pembagian waktu antara satu tugas dan lainnya.
Pergeseran antar tugas ini dapat terjadi secara cepat dan mulus sehingga kita terlihat sedang mengerjakan dua tugas atau lebih berbarengan.
Akan tetapi, yang sebetulnya terjadi adalah kita hanya melakukan satu hal di satu waktu.
Nah mau disebut sebagai multitasking atau pembagian waktu, berikut adalah beberapa tips dari Glints untuk kamu yang ingin mencari cara mengasah kemampuan multitasking tersebut:
1. Buat to-do-list untuk esok hari
Setiap hari sebelum kamu pulang kantor, buat to-do-list untuk esok hari.
Menuliskan daftar tugas yang perlu dilakukan setiap hari membantu kamu membayangkan dengan jelas runutan kerja di hari berikutnya.
Ini juga akan membantu kamu mengingat dan memprioritaskan tugas-tugas penting yang harus diselesaikan sendiri-sendiri terlebih dahulu.
Demi kinerja yang lebih baik, sebaiknya mulai dengan tugas yang paling berat terlebih dahulu. Kemudian isi celah dengan tugas yang lebih sederhana atau lebih pendek.
Ada banyak aplikasi manajemen waktu yang dapat membantumu membuat to-do-list. Contohnya adalah Todoist, RescueTime, Trello, Forest, AppBlock, OFFTIME, Nirvana, dan Focus List.
Kamu bahkan bisa membuat to-do-list langsung di Google Calendar.
Jika kamu lebih suka menuliskannya di jurnal, pastikan taruh to-do-list itu di tempat yang mudah terlihat.
2. Kelompokkan dan selesaikan tugas yang sejenis
Cara melatih kemampuan multitasking yang kedua adalah menggunakan teknik pengelompokan tugas.
Saat menyusun daftar prioritas di to-do-list, kelompokkan tugas-tugas yang sejenis dan dapat diselesaikan borongan.
Semakin mirip jenis tugasnya, semakin mudah bagi kamu mengerahkan kemampuan multitasking untuk menyelesaikannya.
Sebagai contoh, siapkan slot durasi 30-40 menit khusus di hari tersebut hanya untuk mengurus email.
Selama jatah waktu ini, kamu bisa mengirim email update pekerjaan, request informasi, atau membalas email atasan dan rekan kerja lainnya.
Di slot waktu yang lain, kamu bisa membuat jatah untuk update sosial media, misalnya.
Lewat pengelompokan tugas yang serupa, kamu akan jauh lebih cepat mengerjakan banyak tugas ketimbang harus menyelesaikannya satu-satu di waktu yang terpisah.
3. Hindari distraksi
Kalau ingin kemampuan multitasking di kantor jadi lebih efektif, kamu harus bisa menjauhi segala jenis gangguan yang bisa memecah konsentrasi kerja.
Setiap orang punya caranya tersendiri untuk meminimalisasi gangguan dari luar.
Ada yang bekerja sambil mendengarkan musik, ada yang harus mematikan handphone, ada pula yang harus melipir ke ruangan sepi untuk menyendiri.
Temukanlah apa yang menjadi rahasia kamu sendiri.
Jika memungkinkan, beri tahu anggota tim bahwa kamu sedang tidak bisa diganggu di waktu-waktu tertentu untuk sementara.
Sangat penting untuk bisa meminimalkan gangguan agar otak tetap bisa mempertahankan konsentrasi dan fokus selama bekerja.
4. Break sebentar
© Freepik.com
Membiasakan multitasking bukan berarti kamu jadi menyamakan kemampuan kerja seperti robot yang tanpa henti.
Luangkan waktu sejenak untuk mengistirahatkan otak dan meninjau informasi baru.
Salah satu risiko terbesar dari multitasking adalah pengaruhnya terhadap penyimpanan memori di otak. Multitasking dapat mengganggu proses penyerapan informasi di otak.
Padahal, seberapa efektif keterampilan multitasking kamu akan sangat tergantung pada kemampuan otak menyimpan memori dan mengingatnya kembali di lain waktu.
5. Tentukan target yang realistis
Cara melatih kemampuan multitasking selanjutnya adalah dengan menentukan target kerja yang realistis.
Mengerjakan terlalu banyak tugas di luar kemampuanmu hanya akan menimbulkan rasa stres dan frustrasi.
Alih-alih menjadi produktif, kamu malah tidak bisa memberikan yang terbaik di seluruh tugas yang kamu kerjakan. Akibatnya, hasil kinerjamu juga mungkin akan dinilai kurang baik oleh atasan.
Jadi, cobalah untuk tidak terpaku pada kuantitas tugas yang kamu selesaikan namun pada kualitasnya.
6. Berusaha tetap fokus
Meskipun sudah menjauhkan distraksi, terkadang kamu masih sulit untuk tetap fokus mengerjakan tugas.
Ada beberapa teknik yang bisa kamu coba untuk menjaga fokus, seperti teknik Pomodoro, misalnya.
Jadi, fokus tidak selamanya berarti bahwa kamu harus menatap layar komputer terus menerus tanpa jeda.
Kamu bisa beristirahat di antara jam kerjamu. Namun, ketika sudah saatnya untuk fokus, alokasikan 100% perhatianmu pada apa yang kamu kerjakan sekarang.
7. Atur skala prioritas
Supaya kamu bisa lebih realistis akan kemampuanmu, coba atur skala prioritasmu terlebih dahulu.
Dengan mengatur prioritas, kamu bisa singkirkan beberapa tugas yang mungkin sebenarnya tak apa jika kamu tunda.
Jadi, energi yang kamu alokasikan untuk multitasking bisa tepat sasaran pada pekerjaan yang memang harus kamu selesaikan lebih cepat.
Selain itu, kamu juga bisa sekaligus memperhitungkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugasmu.
8. Luangkan waktu yang cukup
Apabila kamu memang membutuhkan waktu 60 menit untuk menyelesaikan tugas, maka jangan paksakan untuk luangkan waktu hanya selama 20-30 menit.
Kamu akan merasa lebih stres ketika mengatur deadline yang tidak realistis dan ternyata tidak bisa memenuhinya.
Meluangkan waktu yang cukup juga membantu mengatur ekspektasi rekan kerja atau atasanmu terhadap pekerjaan yang kamu sedang kerjakan.
Yang terpenting, kamu bisa benar-benar berkomitmen untuk fokus selama waktu 60 menit tersebut.
Itulah 8 cara melatih kemampuan multitasking yang bisa kamu coba. Namun ingat, selalu perhatikan agar tak malah jadi senjata makan tuan, ya!
Selain tips multitasking, kamu bisa dapatkan tips produktivitas kerja lainnya lewat artikel di Glints Blog!
Dengan berusaha lebih produktif, semakin banyak pula waktu yang bisa kamu gunakan dengan efektif di tempat kerja.
Ayo baca kumpulan artikel tentang produktivitas sekarang!
