Contoh Email Undangan Rapat dan Cara Menyusunnya
Isi Artikel
Email undangan rapat yang baik harus berisi informasi tujuan, waktu, dan tempat rapat yang jelas. Jika kamu sedang mencari contoh email undangan rapat yang benar, yuk, simak artikel ini!
Pada kesempatan ini, Glints akan memberikan cara menyusun email undangan rapat yang baik beserta contoh yang bisa kamu jadikan referensi.
Dengan begitu, kamu tidak lagi kebingungan dengan cara menulis email undangan rapat.
Ayo, cermati cara menyusun dan contoh email undangan rapat di bawah ini!
Cara Menyusun Email Undangan Rapat
1. Tulis subject email yang jelas
Ketika menerima sebuah email, fokus utama penerima pesan tentu adalah bagian subject email.
Maka dari itu, tuliskan subject email dengan kalimat yang singkat dan dapat langsung dimengerti oleh pembaca.
Sebagai contoh, kamu bisa menuliskan subject email seperti:
- Undangan Rapat Evaluasi Bulanan – Divisi Marketing
- Welcome Meeting untuk Copywriter – Tim Content
- SOP baru dalam alur permohonan reimbursement
2. Beri tahu waktu dan templat rapat dengan jelas
Menurut Calendly, ada tiga informasi penting yang perlu disisipkan dalam email undangan rapat, yakni: tanggal rapat, jam rapat, dan lokasi rapat.
Saat menulis ketiga informasi ini, kamu disarankan untuk bisa mencantumkannya ke dalam sebuah paragraf yang singkat saja.
Di sisi lain, saat menentukan tanggal dan waktu rapat, usahakan agar waktu yang ditetapkan tidak dekat dengan jam mulai kerja dan akhir kerja.
Selain itu, jika rapat yang dilakukan akan dilakukan secara tatap muka, cantumkanlah lokasi kantor atau ruangan yang akan digunakan.
Jika rapat dilakukan secara online, cantumkanlah link Zoom atau Google Meets menuju pertemuan rapat.
3. Ceritakan juga tujuan rapat
Selain mencantumkan waktu dan tempat rapat, kamu juga harus menulis tujuan dari rapat tersebut.
Menurut Indeed, memberikan tujuan yang jelas akan membantu penerima pesan untuk mempersiapkan dan mengalokasikan waktu mereka
Biasanya, tujuan rapat dapat ditulis dengan dua atau tiga kalimat saja. Usahakan agar tujuan rapat tersebut tidak melebihi satu paragraf.
4. Tutup dengan ucapan terima kasih
Sebuah email formal tentu tidak akan terlihat profesional jika tidak diakhiri dengan ucapan terima kasih.
Oleh sebab itu, ucapkan terima kasih kepada penerima undangan dan sebutkan bahwa kamu menunggu konfirmasi kehadiran mereka.
Sebagai contoh, kamu bisa menuliskan kalimat seperti:
- Terima kasih atas waktu yang diluangkan untuk membaca email ini. Saya menunggu konfirmasi kehadiran Anda untuk rapat tersebut.
- Kami memerlukan daftar kehadiran yang tepat. Oleh karena itu, mohon konfirmasikan status kehadiran Anda pada rapat tersebut dengan membalas email ini. Terima kasih sebelumnya.
Tips Menyusun Email Undangan Rapat
© Freepik.com
1. Cek email secara keseluruhan
Setelah selesai menyusun email undangan rapat, tidak ada salahnya kamu cek ulang email tersebut awal hingga akhir sekali lagi.
Dengan begitu, kamu tidak perlu khawatir adanya kesalahan informasi penting seperti waktu dan tempat rapat.
Membuat kesalahan yang kecil seperti ini dapat membuat kamu terlihat ceroboh dan tidak profesional oleh pembaca email.
2. Kirimkan sesegera mungkin
Setelah mengetahui tanggal, waktu, dan lokasi pasti dari sebuah rapat, kamu harus sesegera mungkin memberitahukannya ke peserta rapat.
Dengan begitu para peserta dapat mempersiapkan waktu dan hal-hal lain seperti presentasi dengan baik sebelum rapat dimulai.
Mengirim pesan lebih cepat juga dapat mencegah reschedule meeting yang terlalu jauh dengan jadwal rapat yang ditetapkan pertama kali.
3. Gunakan aplikasi yang dapat membantu penjadwalan rapat
Ada banyak aplikasi yang dapat membantumu menjadwalkan rapat dan menyebarkannya ke seluruh peserta rapat sekaligus.
Beberapa aplikasi yang bisa kamu gunakan adalah Google Calendar, Calendly, dan Schedule Zoom Meeting.
Ketika sudah dekat dengan waktu rapat, aplikasi ini akan mengingatkan peserta rapat dengan reminder melalui email yang sudah terhubung.
Dengan begitu, kamu dapat mencegah anggota rapat untuk tepat waktu dan juga mencegah adanya anggota yang lupa mengenai rapat tersebut.
Contoh Email Undangan Rapat
Setelah mengetahui cara dan tips menulis email undangan rapat, kamu juga harus mengetahui contoh email undangan rapat yang benar.
Di sini, Glints sudah mempersiapkan contoh email undangan rapat dalam dua bahasa.
Itulah ulasan mengenai cara, tips, dan contoh email undangan rapat yang dapat kamu jadikan pedoman.
Saat menulis email formal seperti ini, hal utama yang yang perlu diingat adalah tetap sopan dan profesional.
Nah, tentu ada banyak hal lain yang perlu kamu perhatikan agar bisa tetap sopan dan profesional saat bekerja.
Untuk mengembangkan diri menjadi lebih profesional, kamu bisa membaca tips dan trik yang ada di Glints Blog.
Ada banyak artikel mulai dari tips seperti membuat email profesional, tips menjadi karyawan atau teman kantor yang baik, dan masih banyak lagi.
Yuk, langsung saja lihat artikel-artikelnya di sini!
