8 Cara Mudah Membuat Memo dan Contohnya

Di dunia kerja, memo adalah salah satu bentuk komunikasi yang penting. Namun, sudah tahukah kamu cara membuat memo yang baik?

Di artikel ini, Glints akan menjelaskan cara dan memberi contoh memo untuk kamu. Yuk, simak rangkuman lengkapnya di bawah ini!

Isi Artikel

Apa Itu Memo dan Kapan Penggunaannya?

Memo, menurut Indeed, adalah pesan singkat yang digunakan untuk menyampaikan keputusan ataupun prosedur ke seluruh pegawai atau pihak dalam perusahaan.

Biasanya, memo digunakan untuk menyampaikan berbagai hal secara langsung untuk ke orang banyak ketimbang perseorangan.

Memo juga dapat digunakan untuk memberikan laporan progress, menanyakan update tentang pekerjaan ke tim yang terlibat, hingga meminta feedback pekerjaan.

Lebih jauh, memo juga bisa digunakan untuk memberikan perintah juga, lho. Ada beberapa contoh memo yang bisa kamu gunakan, sebagai berikut:

menginformasikan perubahan peraturan perusahaan
memberikan update dan progress pekerjaan
mengumumkan adanya karyawan baru atau promosi jabatan
mengingatkan tugas yang harus dikerjakan
membuat permintaan ke seluruh karyawan
memberitahu perubahan jadwal meeting
menyampaikan rangkuman dari agreement yang dibuat
memberikan reminder ke anggota tim

Struktur Memo

Memahami struktur sebuah memo adalah salah satu cara yang memudahkan kamu dalam membuat memo.

Menurut Hubspot, struktur memo sendiri adalah sebagai berikut;

1. Header

Header atau tajuk berfungsi untuk memberi label dari isi memo. Biasanya kamu cukup menuliskan “Memorandum” atau “Memo” saja.

Kamu juga bisa mencantumkan siapa penerima, pembuat, tanggal memo dibuat, dan subjeknya.

2. Paragraf pertama

Paragraf pertama harus berisi tujuan dari isi memo tersebut.

Ingat, memo harus dibuat dengan singkat, padat, dan jelas. Jadi, kamu harus menyampaikan informasi yang penting, tulis informasi di awal dan berikan penjelasan di paragraf selanjutnya.

Kamu bisa menulis seperti ini:

Memo ini ditulis untuk memberitahukan keputusan WFH untuk seluruh pegawai, terhiitung 20 Oktober 2021.

3. Paragraf kedua

Paragraf kedua dari memo berisi konteks dan bukti pendukung. Sebagai contoh, memo dibuat untuk pemberitahuan seputar kebijakan WFH.

Di dalam memo, kamu bisa menulis kalimat seperti:

Keputusan WFH diberikan sehubungan dengan semakin tingginya angka kasus positif Covid-19 di Jakarta. Hal ini dilakukan agar mencegah penyebaran virus di kantor.

3. Paragraf ketiga

Di paragraf ketiga, kamu bisa menuliskan permintaan atau harapan reaksi dari orang yang mendapatkan memo tersebut.

Sebagai contoh, kamu bisa menulis seperti ini:

Pihak management dan people operations berharap setiap pegawai mematuhi keputusan dan tetap bekerja seperti biasanya selama WFH. Apabila ada masih ada pertanyaan terkait aturan WFH, silakan menghubungi direct report atau manager masing-masing divisi.

Cara Membuat Memo

1. Mulai dari header

Buat header yang menunjukkan bahwa tulisan yang kamu buat adalah sebuah memo. Tuliskan penerima memo, pengirim, tanggal, dan subjek dari memo, seperti yang Glints jelaskan di atas.

2. Tulis bagian pembuka

Tulis kalimat awal untuk membuka dan mengumumkan topik utama dari memo.

3. Masukkan badan paragraf

Tuliskan isi di bagian badan paragraf untuk penjelasan dan detail terkait topik dari memo.

4. Menutup memo

Tutup memo dengan rangkuman dari informasi yang ditulis di badan paragraf. Berikan juga informasi mengenai apa yang harus dilakukan oleh penerima memo.

Jangan lupa untuk mencantumkan nama dan kontakmu untuk berjaga-jaga apabila ada orang yang ingin bertanya lebih lanjut.

Tips Membuat Memo

Menurut Your Dictionary, ada delapan tips penting ketika membuat memo.

1. Ketahui audiens dari memo

Pastikan terlebih dahulu siapa yang akan menerima dan membaca memo tersebut.

Jika kamu akan menulis memo untuk semua orang di perusahaan, jaga bahasa dalam memo untuk tetap profesional menggunakan bahasa yang formal.

2. Pastikan memo bebas dari typo

Selalu proofread memo yang telah dibuat agar tidak ada kesalahan pengetikan di dalamnya.

3. Tulis subjek yang to-the-point

Sebagai contoh, jika kamu ingin menulis memo seputar pengumuman hari libur, cantumkan hari dan tanggal dengan jelas di bagian subjek memo.

Kirimkan juga memo setidaknya seminggu sebelum tanggal yang dimaksud dalam memo agar orang lain bisa menyesuaikan jadwalnya.

4. Buat memo tetap simpel

Hindari penggunaan kalimat yang panjang dan bertele-tele, dan gunakan kata-kata yang mudah dicerna.

5. Jangan tuliskan salam

Kamu tidak perlu mengucapkan salam di bagian awal. Tetap fokuskan memo untuk menjelaskan apa yang perlu dijelaskan.

6. Gunakan list atau poin-poin

Gunakan list atau poin di dalam memo agar memudahkan orang lain ketika membacanya.

7. Tuliskan “lampiran” atau “attachment“

Tuliskan kata “Lampiran” atau “Attachment” di bagian bawah memo apabila ada gambar, tabel, atau grafik yang dimasukkan ke dalamnya.

8. Minta feedback

Jika ada waktu, kamu bisa meminta rekan kerja untuk membaca dan meminta feedback dari memo yang telah dibuat sebelum dikirimkan.

Contoh Memo

Berikut adalah beberapa contoh memo yang bisa kamu gunakan.

1. Memo yang berisi pengunduran jadwal

2. Memo yang terkait renovasi kantor

3. Memo yang menanyakan progress sebuah proyek

4. Memo yang berisi tentang pemberlakukan WFH

5. Memo yang berisi pengumuman meeting

MEMO

Tanggal: 15 April 2022

Untuk: Tim Content Marketing

Dari: Irina, Content Lead of Content Team

Subjek: Editorial meeting

Sehubungan dengan hari raya Idulfitri yang jatuh pada hari Senin dan Selasa tanggal 2-3 Mei, maka diputuskan editorial meeting akan diadakan pada hari Jumat tanggal 22 April 2022.

Adapun bahasan yang akan didiskusikan adalah seputar konten-konten lebaran supaya bisa menarik engagement audiens menjelang hari raya Idulfitri.

Editorial meeting akan dilaksanakan melalui Zoom, dan link meeting akan dikirim ke email masing-masing.

Terima kasih.

————

Nah, itulah beberapa cara membuat memo serta berbagai contoh yang bisa kamu jadikan referensi.

Yuk, jaga komunikasi yang baik dengan rekan kerja maupun network lainnya.

Meskipun sudah akrab, jangan sampai kamu melewati batas. Tetap perhatikan etika dalam berkomunikasi. Salah satunya saat berkirim pesan.

Nah, Glints sudah siapkan pembahasannya untukmu. Baca selengkapnya di sini, ya!

8 Cara Membuat Memo dan Contohnya untuk Mempermudah Komunikasi di Kantor

Apa Itu Memo dan Kapan Penggunaannya?