BCP: Definisi, Manfaat, Tujuan, dan Cara Melakukannya

Melansir Katadata, tujuh sektor usaha di Indonesia terkena dampak pandemi corona. Lantas, bagaimana cara bisnis menekan efek buruk ini? BCP atau business continuity plan adalah salah satu jawabannya.

Sudahkah kamu mengenal istilah ini? Jangan-jangan, kamu malah baru pertama kali mendengarnya?

Tak perlu khawatir, penjelasan tentangnya ada di bawah ini. Simak selengkapnya, yuk!

Apa Itu Business Continuity Plan?

Kata Tech Target, business continuity plan adalah sebuah dokumen bisnis. Di sana, tertulis informasi tentang apa yang harus dilakukan organisasi jika terjadi hal-hal yang tak diinginkan.

Investopedia punya definisi yang lebih rinci. Dalam proses perencanaan BCP, kamu dituntut membuat sistem pemulihan bisnis jika terjadi ancaman.

Tentu saja, bahaya-bahaya ini punya berbagai bentuk. Dikutip dari MHA Consulting dan BigCommerce, di antaranya adalah:

1. Matinya listrik, jalur komunikasi, atau pasokan air

Bisnis tertentu butuh aliran listrik dan air secara terus-menerus. Jika sumber daya ini mendadak hilang, perusahaan bisa rugi besar.

Jalur komunikasi juga penting untuk perusahaan. Oleh karena itu, sistem ini wajib diperhatikan.

2. Terjadi ancaman di luar perusahaan

Berapa banyak perusahaan yang menggunakan layanan Google Suite? Tentu jumlahnya sangat banyak.

Bayangkan jika fasilitas ini mendadak eror atau down. Jalan bisnis perusahaan penggunanya tentu terhambat.

Jadi, penting untuk memikirkan ancaman di luar perusahaan untuk BCP.

3. Bencana alam

Ingat, kita hidup berdampingan dengan alam sekitar. Oleh karena itu, wajar jika kita harus menghadapi berbagai bencana dari mereka.

Bentuknya sendiri bisa bermacam-macam. Misalnya banjir bandang, gempa bumi, hingga tsunami.

Semua ini adalah ancaman yang harus dipikirkan dalam business continuity plan.

4. Kebakaran

Selain fenomena alam, bahaya juga bisa datang dari dalam kantor sendiri. Misalnya, si jago merah yang siap melahap kantor bulat-bulat.

Kerap kali, ia muncul karena korsleting kantor. Berbagai kesalahan manusia juga bisa jadi penyebabnya.

Tentu saja, api bisa merusak deretan aset kantor. Database fisik juga bisa hangus ia bakar.

5. Pandemi penyakit

Jangan anggap remeh, kesehatan pekerja adalah aset penting perusahaan. Siapa yang bisa bekerja maksimal tanpa kebugaran yang prima?

Buktinya sudah terlihat nyata. Kamu juga tentu tahu soal pandemi Covid-19 yang memaksa banyak perusahaan memberlakukan kerja di rumah. 

Langkah atau penerapan keputusan ini tentu tak mungkin maksimal tanpa BCP yang baik.

Bahkan, WHO sampai punya panduan penyusunannya, lho. Tentu saja, dokumen versi WHO fokus pada kesehatan masyarakat di perusahaan.

6. Ancaman siber

Konon, di zaman sekarang, data adalah aset penting perusahaan. Dengan alasan ini, informasi adalah komponen yang harus dipikirkan dalam business continuity plan.

Dengan begitu, berbagai ancaman ransomware, pencurian data, dan bahaya cybersecurity lainnya bisa ditekan dampaknya.

Biasanya, hal-hal yang berkaitan dengan dunia digital juga masuk ke disaster recovery plan.

7. Ancaman internal

Jangan-jangan, di tempat kerjamu, ada orang yang ingin menjegal perusahaan. Mereka bisa saja memberikan akses informasi yang tak seharusnya kepada publik.

Ini merupakan salah satu bentuk ancaman internal. Rencana penanggulangannya juga harus dipikirkan.

Mengapa BCP Penting?

© Freepik.com

Kondisi pasar tidak pernah pasti. Salah satu komponen yang bisa memengaruhinya adalah berbagai ancaman.

Dengan alasan ini, business continuity plan adalah dokumen yang sangat penting. Sebab, melaluinya, kamu bisa mengantisipasi bahaya itu jika terjadi.

Selain itu, kata BigCommerce, business continuity plan bisa menjaga operasional perusahaan tetap berjalan.

Jika memang sistem operasional harus berhenti, hal itu seharusnya tak jadi masalah. Pasalnya, dokumen ini bisa membantu perusahaan kembali bangkit dengan cepat setelah bencana.

Selain itu, Chron juga punya sederet alasan mengapa BCP penting, di antaranya adalah:

• memahami kelebihan dan kekurangan bisnis
• membantu memandu keputusan (misalnya, pakai Google Suite atau Office 365, mana yang lebih tahan ancaman)
• dan lain-lain

Tujuan BCP

Beberapa tujuan dibuatnya BCP adalah sebagai berikut.

1. Memastikan kelangsungan bisnis

Tujuan yang pertama tentunya adalah memastikan bahwa bisnis bisa lanjut beroperasi dengan baik meski ketika ada krisis yang mengguncang.

BCP merupakan upaya untuk mengantisipasi ancaman yang dapat membahayakan kelangsungan bisnis. Semakin cepat diidentifikasi, semakin banyak persiapan yang bisa dilakukan untuk mengatasinya.

Selain itu, perusahaan juga harus mampu meyakinkan seluruh pihak bahkan konsumen bahwa mereka mampu mengontrol keadaan dengan baik meskipun di tengah-tengah krisis.

2. Memaksimalkan quality control

Tujuan yang kedua adalah memaksimalkan quality control pada produk atau jasa.

Ketika suatu krisis terjadi, perusahaan bisa cepat tanggap untuk mengatasinya. Misalnya dengan mengganti teknologi pabrik, memperbaiki gedung, infrastruktur, dan lain-lain.

Dengan begitu, perusahaan bisa terus menjaga kualitas dan konsistensi produk yang akan diberikan pada konsumen.

3. Mengantisipasi dan mengatasi risiko

Ketika perusahaan telah menyusun strategi manajemen krisis, apakah selesai sampai di situ?

Tentu tidak.

Sering kali, justru ada risiko yang tak terlihat di beberapa langkah manajemen krisis yang telah disusun. Ketika dilaksanakan, barulah risiko tersebut terjadi dan perusahaan gagal mengantisipasinya.

Inilah tujuan dari BCP, yaitu mengantisipasi risiko tersebut agar ketika diimplementasi, semua dapat berjalan dengan lancar dan sesuai yang diharapkan.

Cara Melakukan BCP

Setidaknya, ada 4 langkah utama dalam melakukan business continuity plan. Berikut penjelasannya.

1. Buat analisis dampak bisnis

Dari mana perusahaan dapat memutuskan mana isu yang harus mereka prioritaskan terlebih dahulu?

Jawabannya adalah dari analisis dampak bisnis.

Analisis ini dapat menyediakan penilaian mengenai dampak finansial maupun operasional yang berpotensi dihasilkan oleh suatu permasalahan dalam bisnis.

Dari analisis dampak tersebut, perusahaan juga perlu memprediksi dan menganalisis masing-masing strategi untuk mengatasi dampak tersebut.

2. Rumuskan strategi recovery

Nah, pada tahap ini, perusahaan tidak hanya perlu menentukan strategi tetapi juga menguraikan langkah-langkah untuk menjalankan strategi tersebut.

Dengan kata lain, langkah-langkah yang ada di sini merupakan strategi yang dapat segera diimplementasikan ketika krisis tersebut terjadi.

Meski pada pelaksanaannya mungkin akan diperlukan penyesuaian, setidaknya di bagian ini ada panduan yang bisa dijadikan pedoman awal terlebih dahulu.

3. Bentuk tim

Langkah selanjutnya adalah membentuk tim yang dapat disebut sebagai continuity team.

Tim inilah yang akan memimpin ketika terjadi disrupsi. Namun, bukan berarti bahwa seluruh tanggung jawab pemulihan akan dilimpahkan ke mereka.

Mereka hanya akan membantu merencanakan implementasi BPC dan memastikan bahwa semuanya berjalan sesuai rencana.

Memilih orang-orang yang tepat dapat membantu bisnis pulih secara efektif. Usahakan untuk bentuk tim dari perwakilan seluruh divisi, mulai dari IT, HR, Komunikasi, dan Operations.

4. Fasilitasi pelatihan

Langkah terakhir adalah tentunya memberikan bekal dan sumber daya yang cukup untuk continuity team menjalankan strategi pemulihan.

Bila perlu, perusahaan juga bisa berikan semacam tes kepada mereka untuk memastikan apakah mereka siap memimpin ketika krisis terjadi.

Hal ini dilakukan selain agar mereka memahami tanggung jawabnya dengan baik, tetapi juga mampu menjalankannya dengan optimal.

Tips Menyusun BCP

Kamu telah memahami pengertian dari dokumen ini. 

Selain itu, kamu juga telah memahami bahwa business continuity plan adalah rencana penting untuk kelangsungan dan pengembangan bisnis.

Lantas, bagaimana strategi penyusunannya? Selain cara yang telah disebutkan di atas, ada tips tambahan yang tak kalah penting sebagaimana dilansir dari Inc, berikut informasinya:

1. Tentukan besar dampak dari ancaman

Seperti apa model bisnismu? Identifikasi hal ini dengan baik, ya! Sebab, semua itu bisa memengaruhi business continuity plan-mu.

Coba lihat, ancaman apa yang benar-benar membuat perusahaan lumpuh? Kejadian apa yang masih bisa ditangani dengan relatif mudah?

Dengan begini, kamu bisa memilih prioritas ancaman. Mana yang harus kamu pikirkan masak-masak? Mana yang penting, namun bisa dinomorduakan?

2. Buat rencana cadangan

Trik kedua penyusunan business continuity plan adalah pembuatan rencana cadangan.

Solusi masalah juga punya peluang memunculkan masalah baru. Dengan alasan ini, kamu wajib punya lebih dari satu rencana.

3. Libatkan banyak orang

Bagaimana cara mengetahui ancaman yang ada di departemen seberang? Melibatkan mereka dalam penyusunan BCP adalah jawabannya.

Ajak mereka diskusi soal bahaya yang mungkin mengintai bisnis. Mereka juga bisa memberi masukan soal solusi masalah itu, lho.

4. Tulis dengan jelas

Ingat, business continuity plan adalah sebuah dokumen. Oleh karena itu, kamu wajib menuliskannya dengan jelas.

Pastikan semua orang bisa mengerti informasi di sana. Jangan lupa, buat ia selengkap mungkin untuk membantu pembaca memahaminya.

5. Lakukan percobaan nyata

Katanya, ekspektasi kerap tak sejalan dengan realita. Hal ini juga bisa terjadi di dokumen business continuity plan, lho.

Rencanamu bisa jadi penuh “lubang” saat baru dibuat. Dengan mengetes program penanganan bahaya, kamu bisa melihat di mana letak “lubang” itu.

Tentu saja, kamu tinggal “mengisinya”. Apabila perlu, kamu juga bisa melakukan percobaan lebih dari satu kali.

Demikian informasi dari Glints tentang BCP. Setelah ini, tentu saja, business continuity plan adalah konsep rencana yang tak boleh lagi kamu sepelekan dalam bisnis.

Selain dokumen ini, masih banyak informasi pengembangan bisnis yang wajib kamu pahami. Tak perlu takut ketinggalan informasi, kamu baca banyak insight terbaru di Glints Blog secara gratis.

Mulai dari strategi business development hingga istilah-istilah penting dalam bidang ini, semuanya tersedia untukmu.

Dengan begitu, kamu bisa punya lebih banyak bekal dan wawasan untuk menjadi profesional di bidang business development.

Tertarik? Yuk, baca kumpulan artikel terbarunya di sini sekarang sebelum kamu lupa!

• 7 Sektor Usaha Lesu, Kadin: 6,4 Juta Tenaga Kerja Terdampak Covid-19
• business continuity plan (BCP)
• Business Continuity Planning (BCP)
• Common Business Continuity Disasters
• Ecommerce Business Continuity Planning: 7 Steps to Assess Risk and Plan for the Unexpected
• Importance of a Business Continuity Plan
• How to Build a Business Continuity Plan