Admin Support: Definisi, Tanggung Jawab, Skill, hingga Syarat yang Dibutuhkan
Isi Artikel
Admin support adalah profesi yang berperan penting dalam berjalannya sebuah perusahaan.
Pasalnya, posisi ini bertugas dalam mengelola aspek yang dibutuhkan guna mendukung manajemen perusahaan.
Ingin memilih profesi ini sebagai jalan kariermu?
Yuk, kenali lebih lanjut mengenai posisi ini melalui ulasan di bawah!
Definisi Admin Support
Menurut Forbes, admin support adalah profesi yang bertugas untuk membantu orang lain dan merupakan ‘tulang punggung’ dalam bisnis apa pun.
Admin support yang efektif membantu tim untuk fokus pada tujuan mereka dan bersiap untuk tantangan apa pun.
Bantuan yang diberikan oleh posisi ini adalah urusan administratif perusahaan, mengatur jadwal, memasukkan data, pembukuan, memelihara peralatan kantor, dan sebagainya.
Admin Support vs. Sekretaris
Lalu, apa bedanya profesi ini dengan sekretaris?
Walaupun keduanya memiliki job description yang sama secara garis besar, keduanya berbeda.
Seorang admin support memiliki kebebasan untuk membuat keputusan serta penilaian secara mandiri.
Sementara itu, sekretaris memiliki lebih banyak pekerjaan dokumentasi dan administratif serta tidak dapat membuat keputusan secara mandiri.
Tanggung Jawab Admin Support
Dilansir dari Betterteam dan Indeed, tanggung jawab yang dimiliki seorang admin support adalah:
- Menangani tugas administratif seperti pengarsipan, pembuatan laporan dan presentasi,
- Mempersiapkan kebutuhan rapat, dan mengatur ulang persediaan alat tulis kantor.
- Melakukan penjadwalan janji temu dan mencegah jadwal bertabrakan.
- Mengatur kebutuhan perjalanan, seperti memesan tiket pesawat, mobil, dan membuat reservasi hotel dan restoran.
- Menerima panggilan telepon serta mengarahkan telepon ke stakeholder yang tepat.
- Membuat laporan, menyalin notulensi rapat, membuat presentasi, hingga melakukan penelitian menggunakan komputer.
- Menyapa dan membantu pengunjung.
- Menjaga komunikasi yang baik dan profesional melalui telepon, email, dan surat.
- Membantu kebutuhan orang lain agar pengalaman yang dimiliki baik dan positif.
- Menjadwalkan dan mengkoordinasikan staf dan pertemuan lainnya.
- Menyusun dan mendistribusikan surat.
- Menulis dan menyunting dokumen dari surat ke laporan.
- Membuat dan menjaga sistem pengarsipan, baik secara elektronik maupun fisik.
- Mengelola akun dan melakukan pembukuan.
Skill yang Dibutuhkan
Setelah mengenal apa itu admin support hingga tanggung jawab yang dimiliki, kamu juga perlu tahu kemampuan apa saja yang dibutuhkan untuk berkarier di bidang ini.
Umumnya setiap perusahaan memiliki kebutuhannya yang berbeda-beda sehingga skill yang dibutuhkan dari pelamar kerja bisa berbeda.
Namun, beberapa skill utama yang dapat kamu kuasai untuk menjadi admin support, dikutip dari The Career Project adalah:
1. Skill organisasi
Kemampuan ini dapat membantu kamu menjalani tugas keseharian sebagai admin support dan sangat penting dimiliki.
Pasalnya, menjaga catatan harian, penjadwalan, dan pengarsipan dokumen adalah dasar dari profesi ini.
Dengan begitu, dengan menjadi seorang yang terorganisasi dapat membuat pekerjaanmu lebih efektif dan efisien.
2. Komunikasi
Seorang admin support memerlukan koordinasi dan akan bersinggungan dengan berbagai pihak.
Tidak hanya itu, admin support juga perlu menyampaikan informasi yang tidak sempat ditangani oleh para eksekutif.
Dengan begitu, kemampuan komunikasi secara verbal dan tertulis sangat penting untuk dimiliki agar mampu menyampaikan pesan sebaik mungkin.
Keterampilan komunikasi tertulis yang dimaksud adalah mampu menjawab email dan surat dengan baik.
Mampu berkomunikasi dengan jelas melalui telepon atau secara langsung adalah keterampilan verbal yang perlu dikuasai.
3. Tech-savvy
Mampu mengoperasikan komputer dan internet adalah kemampuan dasar yang perlu dimiliki seorang admin support.
Seorang admin support akan banyak menggunakan software seperti Microsoft Office, spreadsheet, kalender, email dan lainnya.
Pasalnya pekerjaan ini akan mengorganisir dan memasukan banyak data-data perusahaan sehingga menguasai Microsoft Office, Microsoft Excel, dan Microsoft Powerpoint sangat penting.
Selain itu mampu mengoperasikan peralatan kantor, seperti mesin faks dan telepon multi-saluran juga penting untuk diketahui.
4. Decision making
Skill decision making adalah kunci dari admin support.
Pasalnya, profesi ini perlu memprioritaskan berbagai tugas dan membuat keputusan setiap harinya.
Maka dari itu, kemampuan ini dapat menunjang keseharian seorang admin support memiliki solusi yang lebih baik.
5. Komunikasi interpersonal
Sebagai admin support, kamu akan berinteraksi dengan banyak pihak.
Klien, pelanggan, karyawan lain hingga pimpinanmu adalah stakeholder yang banyak bersinggungan dengan posisi ini sehari-hari.
Untuk meninggalkan kesan positif yang bertahan lama dan menjaga lingkungan kerja yang baik, kemampuan ini menjadi penting.
6. Menulis
Pengetahuan seputar ejaan, tanda baca, struktur kalimat, dan penulisan sangat penting bagi admin support.
Karena akan banyak surat-menyurat yang dilakukan oleh posisi ini, kemahiran dalam menulis sangat diperlukan.
Kemahiran yang dimaksud adalah mampu menulis dalam berbagai gaya, mulai dari kreatif, profesional, teknis dan lainnya.
Syarat Menjadi Admin Support
Umumnya, sebuah perusahaan mencantumkan hal-hal di bawah ini sebagai syarat dasar menjadi seorang admin support:
- Pengalaman yang terbukti sebagai admin support, asisten virtual atau asisten admin kantor.
- Pengetahuan tentang sistem dan prosedur manajemen kantor.
- Pengetahuan tentang peralatan kantor, seperti printer dan mesin faksimile.
- Kemahiran dalam mengoperasikan MS Office (MS Excel dan MS PowerPoint).
- Keterampilan mengatur waktu yang sangat baik dan kemampuan untuk memprioritaskan pekerjaan.
- Perhatian terhadap detail dan keterampilan memecahkan masalah.
- Keterampilan komunikasi tertulis dan verbal yang sangat baik.
- Keterampilan organisasi yang kuat dengan kemampuan untuk multi-tugas.
- Lulusan SMA, kualifikasi pendidikan tambahan di bidang administrasi atau sekretaris akan menjadi nilai tambah.
Demikian ulasan mengenai profesi admin support.
Jika merasa memiliki kemampuan yang dibutuhkan untuk menjadi admin support, kamu bisa melamar pekerjaannya di Glints.
Ada banyak perusahaan yang menantikan lamaranmu, lho!
Yuk, klik di sini untuk jelajahi lowongan pekerjaan sebagai admin support!
