13 Skill Staf Administrasi yang Wajib Kamu Tahu
Isi Artikel
Menurut Chron staf administrasi memiliki peran yang penting di perusahaan. Jadi, agar seorang staf administrasi bisa menyelesaikan tugasnya dengan lancar dibutuhkan beberapa skill khusus.
Staf administrasi menangani banyak hal untuk mendukung kelancaran proses administrasi yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Lantas, agar bisa menjadi seorang staf administrasi yang andal, apa saja skill yang dibutuhkan?
Jangan bingung, Glints sudah menyiapkan rangkumannya untukmu di bawah ini!
1. Komunikasi
© Freepik.com
Wikijob menjelaskan bahwa komunikasi yang baik adalah kunci utama kesuksesan seorang staf administrasi. Tanpa skill yang satu ini tentu akan kesulitan dalam menjalankan tugas sehari-hari.
Seorang staf administrasi yang andal tidak hanya perlu menguasai komunikasi verbal. Namun, komunikasi tertulis juga sangat perlu dimiliki.
Dengan memiliki kemampuan komunikasi verbal yang baik pastinya akan lebih mudah dalam mengikuti instruksi yang diberikan oleh atasan.
Selain itu, kemampuan komunikasi tertulis juga dibutuhkan karena proses administrasi membutuhkan banyak dokumen untuk dikerjakan.
2. Organisasi
© Freepik.com
Kemampuan organisasi di sini berarti seorang staf administrasi harus mampu mengatur segala jenis tugas yang dimilikinya.
Selain itu, dalam tugas sehari-harinya seorang staf administrasi juga bertanggung jawab untuk mengatur banyak hal mulai dari rapat hingga pengarsipan dokumen.
Karena itu dibutuhkan skill yang satu ini agar proses pengorganisasian berjalan lancar sehingga kamu tidak akan kesulitan dalam mengerjakan tugas sehari-hari.
3. Manajemen waktu
© Freepik.com
Skill selanjutnya yang harus dimiliki oleh seorang staf administrasi adalah manajemen waktu.
Melansir Indeed, manajemen waktu merupakan kemampuan untuk menjadwalkan tugas agar bisa diselesaikan sesuai dengan waktu yang diberikan.
Seorang staf administrasi yang andal harus mampu mengatur waktu karena tanggung jawab yang diembannya cukup banyak.
Jika tidak mampu mengelola waktu dengan baik, pastinya akan kesulitan untuk menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan deadline yang sudah ditentukan.
4. Perhatian terhadap detail
© Freepik.com
Banyak tugas dari staf administrasi yang membutuhkan ketelitian. Itulah mengapa skill yang satu ini harus dikuasai jika ingin lancar dalam mengerjakan pekerjaan.
Ada banyak dokumen yang harus dikerjakan oleh seorang staf administrasi. Jika tidak teliti dan memperhatikan detail, pasti akan ditemukan banyak kesalahan.
Dalam menyusun dokumen mereka harus bisa meminimalisir kesalahan penulisan karena dapat menyebabkan masalah yang serius.
Apalagi jika itu adalah dokumen penting perusahaan. Maka kesalahan sekecil apa pun harus dihindari.
5. Paham teknologi
© Freepik.com
Kata siapa staf administrasi tidak harus paham teknologi? Padahal tugas sehari-harinya sangat berkaitan erat dengan penggunaan teknologi, lho!
Mulai dari melakukan data entry, menjadwalkan rapat tim, hingga membuat laporan administrasi pekerjaan, semuanya membutuhkan bantuan teknologi.
Karena itu menurut Masteron seorang staf administrasi harus mahir dengan teknologi dan mau selalu update dengan perkembangan terbarunya.
Selain itu, software Microsoft Office seperti Word, Excel, hingga Power Point juga harus dipahami secara mendalam.
6. Penyelesaian masalah
© Freepik.com
Skill problem solving atau penyelesaian masalah juga tidak kalah pentingnya bagi seorang staf administrasi.
Ada kalanya tiba-tiba muncul masalah dalam pekerjaan misalnya rapat yang harus ditunda atau dokumen yang perlu segera direvisi.
Dengan memiliki kemampuan penyelesaian masalah, pastinya akan lebih mudah untuk menghadapi hambatan yang tidak terduga tersebut.
Dalam menyelesaikan masalah tidak apa-apa jika membutuhkan bantuan dari orang lain. Malah, jika kamu tidak bisa menyelesaikannya sendiri, sebaiknya jangan ragu meminta saran atau bantuan.
7. Kerja sama
© Freepik.com
Seorang staf administrasi pasti akan sering berinteraksi dengan karyawan dari departemen lainnya.
Mereka menjadi orang pertama yang dicari untuk berkoordinasi jika ada rapat gabungan.
Selain itu, saat akan melakukan kunjungan luar kantor juga membutuhkan staf administrasi untuk menyiapkan dokumennya.
Dengan kemampuan kerja sama yang baik tentunya staf lain akan merasa lebih nyaman saat meminta bantuan untuk mengurus dokumen administrasi.
8. Menulis
Bagi beberapa perusahaan, kemampuan menulis yang dimaksud adalah dalam bahasa Indonesia dan Inggris.
Kemampuan menulis yang baik akan meningkatkan kualitas korespondensi yang berjalan di kantor, email, hingga memo.
© Pexels.com
9. Koordinasi kantor
Koordinasi yang dilakukan dalam kantor biasanya dibantu oleh staf administrasi.
Sebagai staf administrasi, kamu memastikan kantor beroperasi dengan baik tanpa ada distraksi atau interupsi.
Hal ini termasuk penggunaan alat-alat kantor, inventori, hingga pengaturan budget kantor untuk berbagai keperluan.
10. Administratif
Sesuai namanya, staf administrasi tentu harus menguasi skill yang satu ini.
Masih mengutip Chron, kemampuan administratif dibutuhkan untuk manajemen kinerja karyawan yang ada di kantor.
Contohnya, saat kantor sedang sibuk mempersiapkan sesuatu, staf administrasi yang akan mengatur komunikasi dan mengurus permintaan dari staf lain.
11. Perencanaan
Kemampuan perencanaan atau planning juga dibutuhkan seorang staf adminstrasi. Kemampuan ini digunakan untuk membuat prosedur administrasi kantor.
Kemampuan perencanaan ini juga butuh dilengkapi dengan perhatian pada detail saat membuat prosedur.
Staf administrasi akan menyiapkan rencana juga sumber daya untuk memastikan proyek kantor berjalan sesuai jadwal.
12. Inisiatif
© Pexels.com
Dikutip dari Snacknation, staf administrasi yang baik, tidak perlu diberitahu terlebih dahulu apa yang harus dilakukan.
Staf administrasi akan mengantisipasi permasalahan yang akan timbul dan mengambil inisiatif dalam penyelesaiannya.
13. Multitasking
Seperti yang dijelaskan di atas, ada banyak tugas dan tanggung jawab seorang staf administrasi.
Makanya, kamu harus memiliki strategi untuk menyelesaikan pekerjaan dan menjadwalkan hal-hal penting terkait keperluan kantor.
Kemampuan multitasking akan sangat membantu staf administrasi untuk tetap bisa menyelesaikan tugasnya dengan baik.
Itulah beberapa jenis skill yang dibutuhkan oleh seorang staf administrasi yang profesional.
Dengan memiliki rangkaian skill di atas, tentu kamu bisa menjadi karyawan yang bisa diandalkan.
Jika tertarik mencari peluang kerja sebagai staf administrasi, kamu bisa segera mengunjungi Glints dengan klik gambar di bawah ini!
Di Glints ada banyak lowongan staf administrasi untuk fresh graduate atau yang sudah memiliki pengalaman. Jadi, jangan ragu untuk kirim lamaranmu lewat Glints, ya!
Namun agar kamu bisa segera mendapatkan panggilan dari rekruter, sebaiknya asah dulu skill yang dibutuhkan oleh staf administrasi seperti yang sudah disebutkan di atas.
Yuk, tetap semangat meningkatkan skill agar kamu bisa segera mencapai tujuan kariermu.
