Staf Administrasi: Apa Itu, Tugas & Tanggung Jawab, Skills, Gaji

Pekerjaan staf administrasi adalah pekerjaan yang sering dianggap mudah. Padahal, syarat minimum untuk menjadi staf administrasi itu tidak segampang itu, lho.

Di kantor kecil dengan anggota tim 10-14 orang, biasanya tugas staf administrasi adalah memastikan jadwal atasan dan mobilitas supir kantor tertata, termasuk keluar masuknya uang kantor.

Nah, tugas tenaga admin ini pun akan berbeda lagi kalau kamu bekerja di perusahaan besar atau semacam kantor konsultan.

Supaya kamu punya gambaran tentang profesi ini, yuk, simak artikel di bawah ini!

Apa Itu Staf Admin?

Dikutip dari Top Resume, staf admin adalah seseorang yang memiliki tugas dan tanggung jawab dalam memberikan dukungan administratif untuk memastikan operasional perusahaan berjalan secara efisien.

Staf admin memiliki tugas memberi dukungan kepada manajer serta karyawan untuk urusan administratif seperti menerima telepon, menyiapkan dokumen, membuat janji, dan lain-lain.

Menurut SnackNation, untuk menjadi staf administrasi yang baik, kamu harus menjadi pribadi yang paham teknologi, mampu mengatur dan mengorganisir kegiatan, dan memiliki perhatian terhadap detail.

Selain itu, komunikasi dan kecepatan dalam mengetik dan menyiapkan data adalah dua hal utama yang perlu dimiliki.

Sebenarnya, ada beberapa keuntungan yang kamu dapat kalau bekerja sebagai staf admin.

Salah satunya, kamu akan mengenal banyak orang termasuk bos-bos yang akan kamu cari saat membutuhkan tanda tangannya.

Tugas dan Tanggung Jawab Staf Administrasi

Menurut LiveAbout, beberapa tugas yang biasa dikerjakan oleh seorang staf administrasi adalah sebagai berikut;

• berkoordinasi dengan staf administrasi/sekretaris divisi lain jika ada meeting gabungan atau kegiatan lainnya
• menulis, mengumpulkan, menyusun, dan mengedit dokumen tertulis seperti surat, laporan, hingga manual
• menyiapkan tiket dan akomodasi untuk kegiatan kerja atau kunjungan luar kantor
• memastikan persediaan alat tulis kantor
• memanipulasi data statistik, untuk poin ini biasanya harus dilakukan apabila ada tuntutan dari atasan atau situasi yang mendesak
• menyiapkan memo, email, invoice, laporan, dan dokumen sejenis lainnya jika dibutuhkan
• mengelola rekening dan melakukan pembukuan
• menjawab panggilan telepon dan menyambut tamu yang berkunjung

Tugas dan tanggung jawab staf administrasi tidak sesederhana yang dibayangkan. Misalnya, ketika mengerjakan surat, maka harus dipastikan semua ejaan yang ada di surat tersebut sudah tepat.

Jobdesc kamu adalah memastikan segala sesuatu berjalan sesuai jadwal dan terkoordinasi baik ke atas (level manajerial) ataupun ke bawah (staf blue-collar).

Peranan Staf Administrasi

Staf administrasi adalah peran yang penting di perusahaan. Karena itulah, posisi ini selalu dicari oleh perusahaan.

Meskipun salah satu lingkup pekerjaannya adalah mengurus jadwal meeting atau izin peminjaman ruangan, hal seperti ini justru sangat penting bagi perusahaan, lho.

Apabila tidak ada yang mengurus hal-hal seperti itu, bisa dipastikan meeting tidak akan berjalan sama sekali.

Oleh karena itu, selalu persiapkan segala kemungkinan atau skenario untuk menyiasati situasi yang tidak terduga.

Jadwal atasan harus kamu kuasai sepenuhnya, biasanya kalau perusahaan sudah berbasis sistem online maka semua jadwal akan masuk ke kalendar elektronik tiap orang.

Para bos juga bisa mengakses jadwalnya sendiri, tapi jika mereka punya tenaga administrasi atau sekretaris, maka para atasan tinggal menunggu diinfokan olehnya.

Tantangannya, kamu harus punya organisasi waktu yang baik untuk diri sendiri supaya bisa ‘mengatur’ orang lain dengan baik juga.

Skills yang Dibutuhkan Staf Administrasi

Pekerjaan apa saja yang kamu tekuni tentu diharapkan bisa menambah skill kamu untuk kemajuan karier masa depan, termasuk sebagai staf admin.

Lalu, apa saja skill yang kamu perlukan jika ingin berkarier di bidang ini?

Merangkum Indeed dan Randstad, berikut adalah beberapa skill wajib seorang staf administrasi.

1. Kemampuan komunikasi

Kemampuan komunikasi, baik itu tertulis maupun verbal, merupakan skill penting yang wajib dimiliki oleh seorang staf admin agar bisa menjalankan tugas dengan baik.

Dengan kemampuan ini, kamu dapat membuat dan membawakan presentasi dengan detail.

Tidak hanya itu, kemampuan komunikasi juga membantumu membangun imej yang bisa diandalkan dan dipercaya oleh atasan.

2. Keinginan untuk melayani orang lain

Salah satu skill yang dibutuhkan jika kamu ingin menjalankan peran dan tugas sebagai staf administrasi dengan secara efektif adalah kemauan untuk melayani orang lain.

Maksudnya, kamu dapat melihat bahwa membantu perusahaan adalah salah satu tanggung jawab utamamu.

Seorang staf administrasi yang baik yaitu dia yang mau membantu perusahaan demi mencapai kesuksesan.

3. Manajemen waktu

Skill selanjutnya yang penting kamu miliki agar dapat menjadi seorang tenaga administrasi adalah manajemen waktu.

Dengan kemampuan ini, kamu dapat menyelesaikan pekerjaan tepat waktu meskipun memiliki jadwal yang padat.

Tidak hanya itu, kemampuan manajemen waktu juga dapat membantumu mengatur prioritas pekerjaan, terlebih ketika terjadi hal tak terduga.

Kemampuan ini juga meningkatkan produktivitasmu. Hal ini membuatmu lebih menonjol dibandingkan yang lainnya.

4. Perhatian terhadap detail

Kemampuan ini adalah salah satu hal yang perlu dimiliki oleh seorang staf administrasi.

Dengan memerhatikan detail, kamu bisa meminimalisir terjadinya kesalahan dalam pekerjaanmu. Tentu, hal tersebut membantumu menyelesaikan pekerjaan dengan tepat waktu.

Tidak hanya itu, kemampuan ini juga membantumu mengurangi terjadinya salah informasi dari dokumen yang disampaikan.

5. Problem-solving

Kemampuan problem-solving juga menjadi salah satu skill yang wajib dimiliki oleh staf administrasi.

Seorang staf admin yang sibuk dapat menemukan masalah atau halangan dalam pekerjaan secara tak terduga, misalnya ada perubahan jadwal.

Ketika hal tersebut terjadi, kemampuan problem-solving dapat membantumu untuk menyelesaikannya dengan baik.

Tidak hanya itu, kemampuan ini juga membantumu menjadi terbuka untuk meminta pertolongan orang lain untuk menyelesaikan masalah.

6. Teknologi

Skill menggunakan teknologi adalah salah satu kemampuan yang perlu dimiliki seorang staf administrasi untuk bisa mengerjakan tugas dengan baik.

Hal ini karena seorang tenaga administrasi akan banyak bekerja menggunakan komputer.

Kemampuan seperti menggunakan aplikasi spreadsheet, word processor, hingga menggunakan perangkat seperti scanner.

7. Mengorganisasi dokumen

Skill mengorganisasi dokumen adalah kemampuan selanjutnya yang perlu dimiliki tenaga administrasi.

Hal ini karena seorang staf admin akan banyak berurusan dengan dokumen penting perusahaan.

Dengan skill ini, kamu memastikan bahwa dokumen dapat tertata dengan rapi serta tidak hilang.

Kemampuan ini juga membuatmu dapat bekerja secara efektif. Hal tersebut tentu akan membantumu meningkatkan produktivitas kerja.

Gaji Staf Administrasi

Berdasarkan riset yang Glints lakukan, rata-rata gaji yang didapatkan seorang staf administrasi yang bekerja di daerah DKI Jakarta adalah Rp4,5 juta – Rp5 juta.

Meski begitu, besaran gaji ini bisa bermacam-macam tergantung daerah tempatmu bekerja nanti karena ada UMK yang berlaku di setiap kota.

Apabila kamu melamar pada perusahaan multinasional, tentu besarannya akan berbeda karena ada benefit lainnya yang diberikan oleh perusahaan.

Lain lagi kalau kamu memilih bekerja di lembaga kenegaraan atau BUMN. Kesempatan untuk belajar berorganisasi dengan lingkungan kerja profesional akan lebih terbuka buat kamu.

Saran Glints bagi kamu yang ingin terjun pada profesi ini, cari tempat kerja yang sudah mapan manajemennya, termasuk urusan gaji dan kesejahteraan karyawan.

Pasalnya, kalau tidak, kamu akan terbebani dengan banyaknya tuntutan tugas sebagai staf admin yang tidak seimbang dengan penghasilanmu.

Jenjang Karier Staf Administrasi

Salah satu hal yang bisa kamu pertimbangkan ketika ingin memulai karier sebagai staf administrasi adalah jenjang karier yang bisa dilaluinya.

Mengutip Zippia, staf administrasi dapat bergerak ke berbagai peran yang ada di perusahaan, mulai dari human resources hingga bagian operasional.

Berikut adalah beberapa jenjang karier yang bisa dijalani seorang staf administrasi menurut Zippia;

• staf administrasi > executive assistant > office manager > manajer human resources > kepala departemen human resources
• staf administrasi > executive assistant > office manager > manajer operasional > kepala bagian operasional
• staf administrasi > analis manajemen > project manager > direktur > direktur administratif

Kamu tertarik untuk mengawali karier sebagai staf administrasi? Kamu bisa mulai dengan lamar beragam lowongan yang ada di Glints.

Yuk, lihat berbagai lowongannya di Glints sekarang! Gratis!