Mengenal Admin Purchasing: Arti, Jobdesc, Kualifikasi, dan Jenjang Karier
Isi Artikel
Bagi kamu yang ingin bekerja di sektor retail dan manufaktur, admin purchasing adalah salah satu pilihan karier yang menarik.
Profesi ini umumnya bernaung di bawah departemen procurement yang bertugas untuk menghadirkan logistik perusahaan.
Meskipun tak sepopuler analis atau supply manager, jasa seorang admin purchasing akan selalu dibutuhkan oleh perusahaan.
Ketersediaan lowongannya juga cukup banyak, seperti pada badan usaha formal hingga industri kesehatan.
Tak hanya itu, penawaran gaji dan jenjang kariernya pun jelas dan menarik bagi karyawan baru.
Nah, memangnya, apa yang dimaksud dengan admin purchasing? Seperti apa deskripsi pekerjaan dan daftar kualifikasinya.
Yuk, simak penjelasan lengkapnya dalam rangkuman singkat Glints di bawah ini!
Apa Itu Admin Purchasing?
© Pexels.com
Melansir laman Zippia, admin purchasing adalah para spesialis yang bertugas untuk mengawasi prosedur pembelian perusahaan.
Tugas utama mereka adalah memantau inventaris, mengumpulkan dan menganalisis permintaan pembelian, serta memproses purchase order perusahaan.
Selain itu, admin purchasing juga bertanggung jawab untuk memberikan solusi apabila ada proses pembelian yang bermasalah.
Meskipun demikian, biasanya mereka dan para dewan direksi sudah merencanakan strategi pencegahan terkait risiko tersebut.
Nah, seiring berjalannya waktu, tugas admin purchasing akan dikaitkan dengan keperluan staf tim procurement.
Hasilnya, mereka juga harus bernegosiasi dengan para vendor dan pemasok, serta membangun hubungan positif dengan pihak-pihak tersebut.
Selanjutnya, mereka juga ditugaskan untuk memelihara semua catatan transaksi dan menghasilkan progress report secara teratur untuk alur kerja yang lebih efisien.
Deskripsi Pekerjaan Admin Purchasing
© Pexels.com
Seperti yang sudah Glints jelaskan, admin purchasing adalah para petugas yang bertanggung jawab atas prosedur pembelian perusahaan.
Mereka ditugaskan untuk mengawasi jalannya transaksi serta kualitas logistik yang telah dibeli oleh badan usaha.
Selain itu, deskripsi pekerjaan atau tanggung jawab mereka juga akan disesuaikan kembali berdasarkan kebutuhan badan usaha.
Sebagai contoh, pada instansi pemerintahan, admin purchasing harus mengawasi keabsahan dari setiap produk yang dibeli.
Di sisi lain, pada industri medis, mereka perlu memastikan bahwa produk yang dibeli sudah sesuai dengan standar kesehatan yang berlaku.
Kendati demikian, masih ada beberapa tugas-tugas umum yang wajib dilaksanakan oleh para admin purchasing dari seluruh sektor industri.
Penasaran apa saja? Berikut adalah daftar dan penjelasannya. Jangan lupa dicatat, ya.
1. Melakukan pembelian barang
Menurut Robert Half, salah satu tugas utama dari seorang admin purchasing adalah melakukan pembelian barang.
Biasanya, tanggung jawab ini mereka lakukan setelah menerima purchase dan budget list dari perusahaan.
Selain itu, saat melakukan pembelian, admin purchasing juga harus memastikan jumlah, kualitas, serta bahan dari barang yang dibeli.
2. Membangun hubungan baik dengan vendor
Tanggung jawab berikutnya dari seorang admin purchasing adalah membangun hubungan yang baik dengan para vendor.
Sejatinya, kemitraan supply chain merupakan bagian integral dari kesuksesan sebuah perusahaan.
Dengan demikian, admin purchasing memiliki tugas untuk menciptakan hubungan jangka panjang yang baik dengan vendor dan penyedia layanan lainnya.
Untuk melakukan ini, mereka perlu berkolaborasi dengan purchasing manager guna memastikan bahwa vendor mendapatkan insentifnya secara teratur.
3. Memastikan kepatuhan akan hukum
Menurut laman Career Trend, tugas lainnya dari admin purchasing adalah memastikan kepatuhan pembelian terhadap hukum.
Misalnya, kebijakan kota menyatakan bahwa perusahaan hanya dapat membeli perlengkapan yang nilainya tidak lebih dari 15 juta rupiah dalam waktu sebulan.
Nah, admin purchasing perlu memastikan kepatuhan terhadap kebijakan ini dengan mengamati pengeluaran perusahaan untuk persediaan setiap bulannya.
Selain itu, untuk memastikan bahwa semua pembelian konsisten dengan kebijakan dan hukum, admin purchasing biasanya mengadakan sosialisasi mengenai pedoman pembelian badan usaha.
4. Menerima pembelian dan periksa kualitas
Tanggung jawab selanjutnya yang wajib dikerjakan oleh admin purchasing adalah menerima pembelian dan memeriksa kualitas supply.
Hal ini dilakukan agar supply yang dipesan oleh perusahaan tiba pada jadwal yang sudah ditentukan.
Tak hanya itu, proses pemeriksaan juga diperlukan agar kualitas supply yang dibeli sesuai dengan yang diharapkan.
Tanpa adanya tahap penerimaan seperti ini, supply bisa datang terlambat sehingga mempengaruhi kinerja bisnis perusahaan.
5. Menyusun laporan keuangan
Menurut laman Career Trend, tugas terakhir dari admin purchasing adalah menyusun laporan pembelian.
Umumnya, admin purchasing bertugas untuk mendokumentasikan faktur, purchase order, work order dan invoice pembelian barang.
Semua dokumen ini akan diperlukan nantinya saat mereka merancang laporan keuangan atas pembelian barang yang telah dilakukan perusahaan.
Jika salah satu dokumen di atas ada yang tidak didokumentasikan, kecurigaan atas adanya penyelewengan dana bisa timbul dan merugikan badan usaha.
Kualifikasi dan Jenjang Karier Admin Purchasing
© Pexels.com
Meskipun terlihat mudah, tugas-tugas seorang admin purchasing adalah sebuah hal yang tak bisa disepelekan.
Sebab, bila tak dapat dituntaskan dengan baik, perusahaan terancam oleh risiko kerugian besar.
Nah, untuk menghindari hal tersebut, perusahaan biasanya menempatkan kualifikasi tertentu bagi kandidat yang hendak menjadi admin purchasing.
Apa saja daftar kualifikasi tersebut? Berikut adalah daftarnya, sesuai pemaparan Ziprecruiter.
- memiliki gelar dari studi manajemen atau bisnis
- pengetahuan mengenai fungsi-fungsi purchasing
- memahami dasar-dasar bisnis dan partnership
- menguasai keterampilan untuk mengelola sistem supply management
- skill komunikasi verbal dan nonverbal yang memadai
- keahlian negosiasi dan networking yang mumpuni
- kemampuan interpersonal yang baik
Setelah menjadi admin purchasing, pekerja dapat mengharapkan jenjang karier yang cukup jelas.
Umumnya, setelah 2 tahun bekerja, mereka akan menerima jabatan baru sebagai seorang purchasing officer.
Setelah itu, pekerja yang sudah bertugas selama 5 tahun dapat naik jabatan menjadi purchasing atau supply chain manager.
Itulah pemaparan singkat Glints mengenai profesi admin purchasing, mulai dari definisi hingga jenjang karier.
Intinya, admin purchasing adalah para spesialis yang bertugas untuk mengelola proses pembelian perusahaan.
Opsi karier ini cukup menarik sebab mereka dibutuhkan pada hampir semua sektor industri dengan jenjang karier yang jelas.
Maka dari itu, bagi kamu yang ingin terjun ke dunia bisnis dan procurement, jangan ragu untuk jadikan admin purchasing sebagai pilihan utama dari jalur kariermu.
Nah, selain penjelasan di atas, kamu bisa dapatkan ragam informasi yang serupa di kanal Prospek Karier Glints Blog.
Di dalamnya, Glints sudah siapkan banyak artikel mengenai pilihan profesi beserta deskripsi pekerjaannya khusus buat kamu.
Jadi, tunggu apa lagi? Yuk, langsung pelajari berbagai artikelnya sekarang juga. Gratis!
