Purchase Order, Dokumen Penting untuk Proses Pembelian yang Lebih Efisien
Isi Artikel
Melakukan pembelian untuk perusahaan bukanlah hal yang mudah karena prosesnya cukup kompleks. Selain invoice, rupanya purchase order adalah dokumen yang tidak kalah pentingnya untuk disiapkan.
Bagi sebuah bisnis yang sering melakukan transaksi pembelian dari pihak lain, tentunya sangat memerlukan dokumen yang satu ini.
Lantas, apa sebenarnya purchase order tersebut? Mengapa dokumen yang satu ini dianggap sangat penting?
Yuk, cari tahu jawabannya di bawah ini!
Memahami Purchase Order
Purchase order adalah sebuah dokumen yang dikirim oleh pembeli ke penjual yang berisikan apa saja produk atau layanan yang akan dipesan, dilansir dari Purchase Control.
Dengan membuat dokumen ini sangatlah membantu bagi sebuah perusahaan yang akan membeli barang dalam jumlah yang banyak.
Dari sudut pandang penjual pun rupanya hal tersebut juga sangat berguna. Pasalnya, mereka bisa menyiapkan barang pesanan dengan lebih mudah sesuai yang tertera pada daftar.
Dalam membuat purchase order pembeli harus menyertakan nomor pemesanan unik yang berguna untuk melacak pesanan dengan mudah.
Berikut ini beberapa hal yang harus ikut dicantumkan dalam setiap purchase order, di antaranya adalah:
- Nomor dokumen pembelian
- Jumlah barang yang dibeli
- Nama barang atau SKU
- Harga per unitnya
- Pajak
- Tanggal pengiriman
- Lokasi pengiriman
- Metode pengiriman
- Alamat tagihan
- Ketentuan pembayaran
- Informasi tambahan seperti nomor telepon dan email
Inilah contoh dari dokumen purchase order:
© Bench.co
Shopify juga menyatakan bahwa hal yang satu ini juga memiliki pro dan kontra. Berikut ini penjelasannya:
Pro
- Meningkatkan akurasi inventaris maupun manajemen keuangan
- Penganggaran yang lebih baik karena harus ada dana yang tersedia sebelum purchase order dikirimkan
- Pengiriman yang lebih cepat karena ada jadwal yang harus ditaati di dalam dokumen
Kontra
- Cukup repot karena harus mengeluarkan dokumen meskipun untuk pembelian yang lebih sedikit
Alasan Mengapa Purchase Order Penting bagi Perusahaan
© Freepik.com
Menurut Bench ada beberapa alasan mengapa jenis dokumen ini sangat penting bagi perusahaan, berikut ini penjelasannya:
1. Memberikan perlindungan hukum
Alasan pertama mengapa penting untuk membuat purchase order adalah bisa memberikan perlindungan hukum bagi pihak pembeli dan penjual.
Misalnya, kantormu memesan 10 meja kerja dari sebuah vendor. Namun, kenyataannya yang dikirimkan oleh vendor hanya sembilan meja kerja.
Dengan mengirimkan purchase order dan pihak vendor menyetujuinya, maka hal tersebut sudah merupakan kontrak yang mengikat secara hukum.
Jadi, saat pihak vendor mengirimkan barang yang tidak sesuai dengan pesanan maka hal tersebut bisa dibawa ke ranah hukum.
2. Membuat pesanan lebih mudah dilacak
Seperti yang sempat dijelaskan di atas, dokumen yang satu ini juga bisa membantu memudahkan pelacakan pesanan.
Hal tersebut pastinya akan sangat memudahkan staf untuk memantau proses pemesanan dan mengetahui kapan barang pesanannya tiba.
3. Menghindari masalah audit
Alasan terakhir mengapa pembeli harus membuat purchase order adalah untuk menghindari masalah saat proses audit.
Proses audit akan berjalan dengan lancar jika setiap pembelian telah dicatat dengan rapi dan teliti.
Tanpa memiliki dokumen yang satu ini, maka staf harus melakukan proses panjang untuk mempersiapkan dokumen lain seperti invoice, kontrak, hingga email dengan vendor.
Cara Kerja Purchase Order
© Freepik.com
Setelah memahami pengertian dan pentingnya dari jenis dokumen yang satu ini, berikut ini akan Glints jelaskan cara kerjanya dari perspektif pembeli.
- Departemen pembelian di perusahaan mendapatkan info dari manajemen bahwa ada beberapa produk yang harus dibeli. Biasanya barang yang akan dibeli dimasukkan ke dalam formulir daftar permintaan pembelian.
- Jika pesanan tersebut telah disetujui, maka akan segera dibuatkan dokumen pembelian yang terperinci.
- Purchase order segera dikirimkan ke vendor untuk mencari tahu apakah mereka bisa memenuhi pesanan tersebut. Setelah mereka setuju, maka dokumen itu sudah mengikat secara hukum.
- Pembeli mengirimkan pembayaran untuk harga yang telah disepakati. Namun, ada juga yang melakukan pembayaran setelah barang sudah dikirimkan.
- Vendor mengirimkan pesanan barang bersamaan dengan invoice. Pihak pembeli harus membandingkan informasi dari invoice dan purchase order untuk memastikan bahwa harga serta barang di kedua dokumen sesuai.
Satu hal yang pasti bahwa purchase order adalah dokumen yang dikeluarkan pembeli kepada penjual.
Jadi, hal yang satu ini jelas berbeda dengan invoice yang dikeluarkan oleh penjual untuk pembeli.
Mau tahu tips penting lainnya seputar dunia sales? Ayo baca lebih banyak artikel di dari Glints!
Glints Blog punya banyak artikel seputar sales. Jadi, kamu bisa temukan banyak insight tentang tips prospek kerja, skill wajib, istilah menarik dan lain sebagainya.
Tertarik? Ayo temukan artikel terbarunya di sini sekarang juga! Semuanya gratis.
