20 Pertanyaan Interview Staf Admin dan Cara Menjawabnya
Kalau kamu sudah punya gambaran pertanyaan interview admin, kamu bisa belajar cara menjawabnya dengan maksimal.
Nah, dalam artikel ini, Glints TapLoker sudah rangkum beberapa pertanyaan interview yang umum diberikan pada kandidat yang melamar jadi staf administrasi.
Yuk, pelajari satu per satu!
1. “Mengapa Anda melamar pekerjaan ini? Apa yang membuat Anda yakin bisa menjadi staf administrasi yang baik?”
Dalam menjawab pertanyaan interview admin satu ini kamu harus jujur, tapi jangan terlalu blak-blakan seperti, “Saya butuh uang”.
Fokuslah pada aspek-aspek yang menurutmu menyenangkan dari menjadi seorang staf administrasi.
Lalu, sampaikan juga kelebihan-kelebihan yang bisa meyakinkan rekruter bahwa kamu adalah kandidat yang cocok untuk pekerjaan tersebut.
Contoh:
- Saya melamar pekerjaan ini karena saya memiliki keterampilan organisasi yang kuat, perhatian terhadap detail, dan pengalaman luas dalam tugas-tugas administratif. Saya juga ramah dan memiliki kemampuan komunikasi yang baik, yang saya yakin akan membantu saya berkolaborasi dengan tim dan membangun kepercayaan dengan rekan kerja.
2. “Menurutmu, apa peran seorang staf administrasi di perusahaan?”
Pertanyaan interview ini diajukan rekruter untuk menilai seberapa dalam pengetahuanmu tentang peran seorang admin di perusahaan. Jadi, tunjukkanlah pada pewawancara bahwa kamu betul-betul memahami tanggung jawab pekerjaanmu.
Untuk menjawab pertanyaan tersebut, garis bawahi peran paling penting dari seorang staf administrasi dan jelaskan mengapa menurutmu peran ini penting di perusahaan.
Contoh:
- Menurut saya, peran seorang staf administrasi sangat vital dalam sebuah perusahaan. Mereka bertanggung jawab untuk menjaga kelancaran operasional harian dengan mengelola pengarsipan, penjadwalan, dan koordinasi yang efisien. Selain itu, mereka berperan sebagai tulang punggung dalam mendukung tim kerja dengan menyediakan informasi penting secara tepat waktu.
3. “Bagaimana cara Anda mengatur pekerjaan?”
Kemampuan organizing atau mengatur adalah salah satu skill paling penting bagi seorang staf administrasi. Oleh karena itu, pertanyaan interview admin ini kemungkinan ditanyakan.
Jawablah pertanyaan ini dengan detail. Informasikan sistem dan program apa saja yang kamu gunakan. Tunjukkan kamu telah mahir menggunakan semua tools yang dibutuhkan untuk mengelola pekerjaanmu dengan baik.
Contoh:
- Dalam peran saya sebelumnya, saya mengintegrasikan tiap agenda dengan software seperti Google Calendar, sehingga saya dapat dengan mudah beralih antara email, kalender, dan daftar tugas. Saya juga sangat terampil menggunakan Google Workspace lainnya dan juga Microsoft Office.
4. “Ceritakan tentang pelanggan atau klien yang paling sulit dihadapi”
Nah, dengan pertanyaan interview ini, rekruter ingin tahu apakah kamu bisa mengatasi konflik dengan baik sebagai staf admin.
Jadi, mulailah dari mengapa permasalahan itu terjadi. Lalu jelaskan pada rekruter bagaimana kamu menganalisis situasi tersebut.
Kemudian, paparkan bagaimana caramu menyelesaikan konflik dengan baik.
Contoh:
- Di perusahaan saya dulu, saya pernah menghadapi klien yang tidak puas dengan layanan kami. Saya menghadapi situasi tersebut dengan mendengarkan secara aktif, memahami kekhawatiran mereka, dan mencari solusi yang sesuai.
- Dengan menunjukkan empati dan fokus pada solusi, saya berhasil meredakan situasi dan membangun kembali kepercayaan klien. Di internal, saya selalu terlibat dalam dialog terbuka dan saling menghormati dengan rekan kerja, menyelesaikan konflik secara kolaboratif dan fokus pada tujuan bersama.
5. “Apakah kamu mampu bekerja di bawah tekanan?”
Kamu bisa menjawab pertanyaan ini dengan pertama-tama mengakui bahwa kamu tentunya tetap merasa stres. Akan tetapi, jawablah bagaimana kamu mengelola stres tersebut sehingga tetap bisa maksimal di tempat kerja.
Hindari menjawab dengan jawaban yang tidak mungkin, seperti, “Saya tidak pernah stres dan selalu optimal dalam bekerja”.
Contoh:
- Saya percaya bahwa kemampuan untuk bekerja di bawah tekanan adalah bagian yang penting dari peran sebagai staf administrasi. Saya mengakui bahwa di lingkungan kerja yang dinamis, tekanan dapat menjadi hal yang umum. Dalam pengalaman saya sebelumnya, saya telah belajar bagaimana mengelola stres dengan cara yang produktif. Saya biasanya membagi tugas menjadi langkah-langkah yang lebih kecil dan mengatur prioritas secara cermat. Selain itu, saya selalu membiasakan diri untuk tetap tenang dan fokus pada solusi daripada masalah itu sendiri. Dengan strategi ini, saya bisa tetap produktif dan memberikan hasil terbaik dalam situasi yang menuntut.
6. “Seperti apa gaya manajemen yang Anda sukai?”
Pertanyaan ini diberikan untuk mengetahui budaya kerja yang cocok denganmu. Jadi, jawaban yang diberikan harus yang sejujur-jujurnya.
Contoh:
- Saya senang bekerja dengan manajer yang memberikan informasi yang jelas dan ekspektasi yang terukur, serta memberikan kepercayaan untuk menyelesaikan tugas tanpa pengawasan ketat.
- Saya terorganisasi dan efisien dalam mengatur waktu, dan menghargai feedback yang diberikan secara rutin terhadap kinerja saya, yang pastinya akan sangat berpengaruh pada perkembangan secara profesional.
7. “Software atau peralatan kantor apa saja yang bisa kamu gunakan?”
Menyadur Indeed, pertanyaan interview admin ini juga kerap dilontarkan. Jawabanmu terhadap pertanyaan ini sangat penting karena;
- pihak rekruter bisa tahu software dan peralatan kantor apa saja yang dapat kamu gunakan
- meyakinkan pihak rekruter bahwa kamu siap menjalankan tanggung jawab sebagai staf admin dengan pelatihan yang minimal
Contoh:
- Saya berpengalaman dalam mengoperasikan berbagai software dan peralatan kantor yang umum digunakan oleh staf administrasi. Contohnya, Microsoft Office, termasuk Word, Excel, dan PowerPoint.
- Saya dapat dengan mudah mengoperasikan mesin fotokopi, printer, dan scanner untuk kebutuhan sehari-hari. Kemampuan ini membantu saya dalam menjalankan tugas administratif dengan efisien dan akurat.
8. “Skills apa yang menurutmu paling penting bagi seorang staf admin?”
Pertanyaan interview admin ini juga sering kali muncul. Pasalnya, rekruter mau tahu bagaimana kamu menggunakan skills tersebut di masa lalu dan dengan cara apa dirimu akan menerapkan kemampuan tersebut untuk berkontribusi terhadap kesuksesan tim.
Gunakan teknik STAR untuk menggambarkan bagaimana dirimu menerapkan skills tersebut di masa lalu dan dengan cara apa kamu akan mengaplikasikannya saat bekerja nanti.
Contoh:
- S (situation): Saya percaya bahwa kemampuan organisasi, komunikasi, dan manajemen waktu sangat penting bagi seorang staf administrasi. Dalam pekerjaan saya sebelumnya, saya dihadapkan dengan tantangan mengatur jadwal untuk empat orang eksekutif.
- T (task): Saya harus memastikan tidak ada jadwal yang bentrok, semua berjalan lancar, dan empat orang eksekutif yang jadi tanggung jawab saya bisa bekerja secara optimal dengan waktu mereka.
- A (action): Saya menggunakan Google Calendar untuk membuat janji dan rapat mereka. Saya rutin mengomunikasikan jadwal mereka melalui email mingguan dan secara langsung pada rapat pagi setiap hari.
- R (result): Ini membantu menjaga kantor tetap berjalan sesuai jadwal dan efisien.
9. “Bagaimana kamu akan menghadapi situasi di mana kamu diberikan tugas tanpa instruksi yang lengkap?”
Jawabanmu dapat memberi gambaran bagi rekruter tentang bagaimana pendekatan yang akan kamu ambil ketika dihadapkan pada situasi kompleks yang tidak ada instruksi yang jelas.
Rekruter pun bisa tahu kemampuanmu mencari tahu cara melakukan suatu hal dan menilai apakah dirimu mau bertanya agar mendapatkan klarifikasi maupun bantuan saat dibutuhkan.
Contoh:
- Jika diberi tugas tanpa instruksi yang lengkap, saya akan mulai dengan melakukan penelusuran online untuk mencari informasi yang dibutuhkan.
- Jika saya masih memerlukan kejelasan lebih lanjut, saya akan langsung bertanya kepada atasan atau tim yang memberikan tugas tersebut.
10. “Menurutmu, apa hal yang paling sulit dalam peran staf admin?”
Pertanyaan interview admin ini adalah cara bagi rekruter untuk mengetahui kelemahanmu serta bagaimana dirimu mengembangkan aspek diri yang perlu ditingkatkan.
Usahakanlah agar tidak memberikan jawaban yang bertele-tele. Contoh:
- Sebagai seorang staf administrasi, saya menemukan bahwa salah satu tantangan terbesar adalah kemampuan untuk mengatur prioritas dengan efektif tanpa membuat orang lain menunggu.
- Dalam pengalaman sebelumnya, saya belajar bahwa tanpa jadwal yang terstruktur, saya cenderung merasa terburu-buru untuk menyelesaikan semua tugas sekaligus.
- Untuk mengatasi hal ini, saya mulai menggunakan Google Calendar yang dapat membantu merencanakan tugas berdasarkan deadline dan memastikan saya dapat memberikan perhatian maksimal pada setiap tugas yang mendesak.
11. “Bagaimana Anda menangani pekerjaan yang bersifat repetitif?”
Pertanyaan ini bertujuan untuk menilai apakah kamu bisa tetap termotivasi dan menjaga kualitas kerja meskipun mengerjakan tugas yang monoton atau berulang.
Contoh:
- Saya memahami bahwa tugas administratif bisa bersifat repetitif, seperti pengarsipan atau entri data. Saya biasanya menjaga fokus dengan membagi waktu kerja menjadi sesi-sesi pendek dan memberikan jeda singkat agar tetap segar. Saya juga menantang diri untuk bekerja lebih efisien dari sebelumnya, sambil tetap memastikan akurasi.
12. “Bagaimana cara Anda menjaga kerahasiaan dokumen dan data perusahaan?”
Rekruter ingin tahu apakah kamu bisa dipercaya untuk menangani informasi penting atau sensitif, terutama karena staf admin sering terlibat dengan data internal perusahaan.
Contoh:
- Saya selalu menjaga kerahasiaan informasi perusahaan dengan tidak membicarakan data pekerjaan di luar ruang kerja, baik secara langsung maupun melalui media sosial. Selain itu, saya terbiasa menggunakan sistem penguncian file dan mengatur hak akses dokumen digital agar hanya pihak yang berwenang yang bisa melihatnya.
13. “Apa yang kamu lakukan jika ada dua atasan yang memberikan tugas berbeda di waktu yang sama?”
Pertanyaan ini menguji kemampuan kamu dalam manajemen prioritas dan komunikasi yang efektif di lingkungan kerja yang dinamis.
Contoh:
- Saya akan memprioritaskan tugas berdasarkan urgensi dan deadline. Jika kedua tugas sama pentingnya, saya akan segera mengomunikasikan situasinya kepada kedua atasan, meminta klarifikasi prioritas mana yang harus didahulukan. Ini penting agar ekspektasi tetap jelas dan hasil kerja optimal.
14. “Apakah kamu lebih suka bekerja sendiri atau dalam tim?”
Rekruter ingin tahu bagaimana kamu beradaptasi dalam lingkungan kerja dan apakah kamu fleksibel dalam berkolaborasi.
Contoh:
- Saya merasa nyaman bekerja secara mandiri karena saya cukup disiplin dan mandiri. Namun, saya juga menikmati kerja tim karena bisa bertukar ide dan saling membantu menyelesaikan tugas. Menurut saya, fleksibilitas itu penting, terutama di lingkungan kantor yang terus berubah.
15. “Apa yang akan Anda lakukan jika melihat kesalahan dalam dokumen penting?”
Pertanyaan ini menunjukkan apakah kamu teliti dan berani bertanggung jawab untuk menjaga kualitas pekerjaan administratif.
Contoh:
- Jika saya menemukan kesalahan, saya akan segera meninjau kembali dokumen tersebut untuk memastikan benar-benar ada kekeliruan. Setelah itu, saya akan mengonfirmasi dengan pihak terkait sebelum memperbaiki dan menyimpan ulang dokumen dengan benar, demi menjaga akurasi dan integritas data.
16. “Apa yang kamu lakukan ketika jadwal rapat berubah mendadak?”
Pertanyaan ini menguji kemampuan adaptasi dan inisiatif kamu dalam situasi mendadak, yang sering terjadi di pekerjaan administratif.
Contoh:
- Saya akan segera memberi tahu semua peserta terkait perubahan jadwal melalui email atau chat, lalu memperbarui kalender internal. Saya juga akan mengecek ulang ketersediaan ruang rapat dan menyesuaikan dokumen pendukung yang sudah dipersiapkan sebelumnya.
17. “Bagaimana kamu memastikan tidak ada tugas yang terlewat?”
Rekruter ingin tahu bagaimana kamu mengatur tugas sehari-hari dengan baik agar tidak ada yang tertinggal atau terlambat.
Contoh:
- Saya biasa menggunakan task list harian dan tools seperti Trello atau Google Tasks untuk memantau semua pekerjaan saya. Saya juga menyusun reminder dan mengurutkan prioritas berdasarkan deadline serta urgensi. Ini membantu saya menjaga alur kerja tetap rapi dan tertib.
18. “Bagaimana kamu mengelola arsip dokumen fisik dan digital?”
Pertanyaan ini penting karena admin harus mampu menjaga keteraturan data, baik yang tercetak maupun berbentuk digital.
Contoh:
- Saya selalu menerapkan sistem klasifikasi dokumen berdasarkan kategori, tanggal, dan tingkat urgensi. Untuk dokumen fisik, saya menggunakan map berlabel dan lemari arsip yang terorganisir. Sementara untuk digital, saya menyimpan file di cloud storage dengan folder terstruktur dan backup rutin.
19. “Apa yang kamu lakukan ketika merasa kewalahan dengan banyak tugas sekaligus?”
Pertanyaan ini bertujuan mengetahui cara kamu mengelola tekanan saat beban kerja meningkat secara drastis.
Contoh:
- Saat merasa kewalahan, saya berhenti sejenak untuk membuat daftar tugas dan membaginya berdasarkan prioritas. Saya fokus menyelesaikan satu tugas dalam satu waktu sambil memastikan kualitas tetap terjaga.
- Jika benar-benar tidak memungkinkan, saya juga tidak ragu untuk meminta bantuan tim atau berdiskusi dengan atasan untuk solusi terbaik.
20. “Apa motivasimu bekerja sebagai staf administrasi?”
Pertanyaan ini membantu rekruter memahami motivasimu yang lebih dalam terhadap profesi ini, apakah sekadar mencari pekerjaan atau memang karena ketertarikan dan komitmen.
Contoh:
- Saya sangat menikmati keteraturan dan kepuasan dari menyelesaikan pekerjaan administratif dengan rapi dan efisien. Saya merasa senang bisa menjadi bagian penting dalam menjaga operasional kantor tetap berjalan lancar. Peran admin mungkin sering dianggap di balik layar, tapi menurut saya justru itulah yang membuatnya berharga.
Demikian 20 pertanyaan interview admin dan contoh jawabannya.
Pelajari dan sesuaikanlah jawaban tersebut dengan kondisimu. Dengan begitu, kamu bisa memberi respons terbaik saat nanti di-interview.
Nah, kalau sudah siap dengan pertanyaan interview di atas, kamu bisa mulai melamar kerja sebagai staf administrasi.
Di Glints, ada banyak lowongan kerja admin yang bisa kamu lamar. Kamu bisa cari pekerjaan mana yang paling cocok dengan lokasi dan gaji idamanmu.
Yuk, klik tombol di bawah untuk temukan pekerjaannya sekarang!
