7 Tips Produktif saat Terlalu Banyak Meeting, Bijak Atur Waktu dan Energi
Isi Artikel
Kamu punya jadwal rapat yang padat? Kalau iya, yuk, pakai tips-tips produktif saat terlalu banyak meeting!
Kamu bisa membaca informasinya dalam artikel ini. Tinggal terapkan trik yang ada agar hari-harimu lebih produktif.
Langsung saja, simak selengkapnya.
Dampak Terlalu Banyak Rapat
Sebenarnya, apa saja dampak buruk ketika mengikuti terlalu banyak rapat di kantor?
1. Mengganggu produktivitas
Jika seharian aktivitas diisi dengan meeting, kapan kamu punya waktu untuk fokus bekerja?
Belum lagi bicara mengenai energi dan fokus yang tersita selama meeting. Kamu pasti memerlukan tambahan waktu sebelum dapat beralih ke tugas selanjutnya.
Hal ini tentu sangat mengganggu produktivitas, padahal rapat yang diadakan juga belum tentu produktif.
2. Mengurangi kepercayaan
Karyawan mungkin akan merasa tidak dipercaya jika terlalu sering diadakan meeting hanya untuk mengecek progres pekerjaan mereka.
Untuk mewujudkan kolaborasi dan kerja sama yang kuat, pasti diperlukan kepercayaan satu sama lain.
Meeting yang terlalu banyak merupakan salah satu tanda tidak adanya kepercayaan tersebut.
3. Membuat cepat bosan
Rasa bosan di tempat kerja memanglah hal yang normal.
Akan tetapi, hal ini dapat diperparah dengan rutinitas rapat yang terlalu banyak dan sebenarnya tidak diperlukan.
Hal ini diatasi dengan cara mengurangi meeting yang tidak perlu atau menerapkan beberapa tips produktif saat di kantor ada terlalu banyak meeting.
4. Menimbulkan kecemasan
Bagi sebagian orang, mempersiapkan diri untuk datang rapat bukanlah hal yang mudah.
Selain itu, kecemasan juga datang ketika kamu merasa tidak punya cukup waktu untuk menyelesaikan pekerjaan akibat rapat yang terlalu banyak.
Meski ini merupakan tuntutan pekerjaan, kecemasan tersebut sangat bisa diminimalkan.
5. Menimbulkan demotivasi
Saat karyawan mulai merasakan ketidaknyamanan yang berarti, di situlah mereka mulai kehilangan motivasi.
Hal ini terutama jika ketidaknyamanan tersebut mulai mempengaruhi kinerja dan tugas utama di kantor.
Meeting yang terlalu intens bukannya menambah motivasi, justru membuat karyawan cepat bosan bahkan rentan mengalami burnout jika dibiarkan untuk jangka panjang.
Trik Produktif saat Terlalu Banyak Rapat
© Kenyan-post.com
1. Pakai Google Calendar untuk blok jadwalmu
Kantormu memakai Google atau Microsoft Calendar? Coba manfaatkan aplikasi itu untuk mencegah terlalu banyak rapat.
Mengutip Fellow App, blok satu sampai dua jam kerjamu dalam sehari untuk deep work.
Di jam tersebut, kamu tak bisa menghadiri rapat. Durasi, jadwal, dan frekuensinya bisa kamu atur sendiri sesuai kebutuhan.
Dengan begitu, meski ada banyak meeting, kamu tetap punya 1-2 jam untuk fokus bekerja. Teknik ini dikenal dengan nama time blocking.
Psst, Elon Musk, CEO Tesla Motors, juga memakai teknik yang satu ini untuk mengatur jadwalnya. Tertarik untuk pelajari lebih lanjut? Klik tombol ini untuk baca artikel soal time blocking:
2. Tak perlu datangi semua rapat
Tips produktif saat terlalu banyak meeting selanjutnya adalah menolak undangan beberapa rapat.
Tentu saja, pilih rapat yang tepat untuk ditolak. Kalau kamu memang tak harus hadir, lalu jadwalmu sudah terlalu padat, tolak saja undangan meeting terkait.
Akan tetapi, kalau ada rapat penting, usahakan untuk tetap datang.
3. Minta rekam rapat tertentu
Kalau tak datang rapat, kamu bisa membaca notula atau minutes of meeting agar bisa memahami pembicaraan di sana.
Walau begitu, kadang kala, catatan rapat minim konteks. Tak hanya itu, formatnya yang diketik bisa memicu salah paham.
Itulah mengapa, coba minta rekam rapat tertentu apabila memungkinkan. Kamu bisa menontonnya apabila ada informasi yang membingungkan.
Ini berlaku terutama untuk meeting yang diadakan secara online. Sebab, merekam rapat online lebih mudah daripada rapat offline.
4. Delegasi
Punya bawahan atau sedang diminta membimbing tenaga magang? Sebagai tips, saat terlalu banyak meeting, kamu bisa minta mereka untuk mewakilimu.
Dengan begitu, kamu tetap bisa fokus bekerja. Rapat pun tetap kamu hadiri lewat perwakilan.
Akan tetapi, jangan sembarang mendelegasikan, ya. Melansir Tech Tello, pastikan orang yang kamu delegasikan mampu:
- menggantikan tugasmu di rapat
- memegang tanggung jawab yang diminta
Kalau memang tak ada yang bisa, tak perlu khawatir. Tetap hadiri rapat, namun delegasikan tugasmu. Tetap pastikan tugas bisa selesai dengan baik, ya.
Supaya proses delegasi makin mulus, yuk, pelajari dulu semua tentangnya! Klik tombol di bawah dan baca artikel tentangnya:
5. Gabungkan beberapa meeting menjadi satu
Kadang kala, saat bekerja, ada berbagai macam agenda dan topik yang sejatinya dibahas oleh orang yang sama. Agar tak terlalu banyak meeting, sebagai trik, coba gabungkan agenda-agenda itu menjadi satu.
Dengan begitu, rapat bisa lebih efisien. Durasinya mungkin menjadi semakin lama, namun kamu tak perlu berkumpul berkali-kali dengan orang yang sama untuk membahas berbagai topik berbeda.
Tentu saja, penggabungan ini ada batasnya. Kalau kamu mencampur terlalu banyak agenda, durasi rapatnya menjadi sangat lama.
Alih-alih hemat waktu, rapat justru jadi tak efektif. Sebab, tak semua orang bisa ikut meeting yang durasinya berjam-jam sambil menyimak semua informasi yang ada.
Jadi, seimbangkan durasi dan jumlah rapat yang digabung, ya. Kalau keduanya [as, kamu bisa hemat waktu dan tenaga.
6. Sudahi rapat bila pembahasan selesai
Tips produktif saat terlalu banyak meeting selanjutnya berkaitan dengan durasi rapat.
Rapatmu dijadwalkan selama satu jam, namun bisa selesai dalam 45 menit saja? Jika begitu, tak perlu berlama-lama menyudahi rapat.
Sisa waktu 15 menit bisa digunakan untuk melakukan hal lain yang lebih produktif. Jadi, kalau memang agenda sudah selesai, selesaikan juga rapatmu, ya.
7. Tak semua komunikasi harus lewat rapat
Trik produktif saat terlalu banyak rapat terakhir adalah memakai sarana komunikasi alternatif.
Ingat, rapat hanyalah salah satu pilihan koordinasi. Selain itu, masih ada chat atau email untuk menyampaikan pesan tertulis.
Kalau butuh menjelaskan secara lebih detail atau merincikan langkah-langkah, kamu bisa merekam video atau layar laptop lalu mengirimnya ke orang yang membutuhkan.
Dengan begitu, waktumu tak banyak terbuang karena rapat.
Demikian tips dan trik dari Glints saat kamu menghadapi terlalu banyak meeting. Yuk, terapkan semuanya satu per satu agar hari-harimu makin produktif!
Selain tips-tips di atas, Glints juga punya trik agar rapatmu tak buang-buang waktu. Dengan begitu, waktumu bisa digunakan untuk mengerjakan hal lainnya.
Yuk, klik tombol di bawah ini untuk membacanya!
