Berbeda dari yang Lain, Ini 4 Langkah Melakukan Silent Meeting ala Amazon
Isi Artikel
Salah satu hal yang menarik dari budaya kerja yang diterapkan di Amazon adalah pemberlakuan silent meeting.
Dalam surat pemegang saham tahunan yang dilansir dari CNBC, pendiri Amazon Jeff Bezos menyebut jenis meeting ini sebagai salah satu cara untuk membuat proses meeting menjadi lebih efektif.
Budaya silent meeting kemudian mulai diterapkan di berbagai perusahaan lainnya. Terutama, pada berbagai perusahaan yang dipimpin oleh mantan karyawan eksekutif Amazon.
Lantas, seperti apa pelaksanaan silent meeting ini? Yuk, cari tahu selengkapnya!
Apa Itu Silent Meeting?
© Freepik.com
Silent meeting adalah solusi yang diperkenalkan Jeff Bezos kepada karyawannya di Amazon untuk mengurangi penggunaan slide presentasi.
Dilansir dari Forbes, Bezos menyebut bahwa silent meeting merupakan usaha agar karyawan benar-benar memahami materi yang akan didiskusikan saat meeting.
Selain itu, jenis meeting ini memberi kesempatan kepada setiap karyawan untuk mengeluarkan pendapatnya. Terutama, menurut CNBC, karyawan minoritas dan/atau berkepribadian introvert yang cenderung jarang berpendapat.
Tidak hanya itu, silent meeting memiliki beberapa keuntungan berikut.
- Menghindari informasi-informasi yang tidak relevan saat meeting.
- Meningkatkan efektivitas pada meeting online.
- Semua saran dan komentar peserta saat meeting dapat terdokumentasi dengan baik.
- Mempercepat durasi meeting.
Saat ini, budaya silent meeting telah diterapkan di berbagai perusahaan ternama. Selain Amazon, Square, Twitter, hingga LinkedIn adalah beberapa perusahan yang juga menerapkan silent meeting.
Langkah-Langkah Melakukan Silent Meeting
1. Susun agenda meeting
© Pexels.com
Seperti meeting lain pada umumnya, langkah pertama untuk melakukan silent meeting adalah menyusun agenda dari meeting itu sendiri.
Rencanakan segala elemen yang dibutuhkan dari meeting tersebut. Mulai dari jadwal meeting, susunan agenda, dokumen yang diperlukan, hingga berbagai kebutuhan logistik yang sekiranya diperlukan saat meeting.
Jika diperlukan, tunjuklah masing-masing peran yang dibutuhkan saat meeting. Misalnya, siapa yang akan menjadi moderator dan notulis meeting.
2. Persiapkan narrative memo
Narrative memo adalah salah satu item yang esensial dalam melakukan silent meeting.
Dikutip dari situs resmi Amazon, narative memo merupakan sebuah dokumen yang berisikan rancangan perencanaan tim, organisasi, atau individu. Umumnya, dokumen ini terdiri atas 6 halaman narasi.
Sebuah narrative meeting yang ideal sebaiknya dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut.
- Siapa yang akan menggunakan ide tersebut?
- Keuntungan apa yang akan didapatkan dari ide tersebut?
- Masalah apa yang dapat diselesaikan oleh ide tersebut?
- Mengapa ide tersebut dapat menyenangkan pengguna?
Narrative memo dapat dibuat dalam bentuk print-out ataupun dokumen kolaboratif online yang bisa diakses peserta meeting di mana saja.
3. Biarkan peserta rapat membaca memo
© Freepik.com
Membaca adalah kegiatan utama dari silent meeting.
Kegiatan ini mengubah dinamika rapat karena peserta dapat membaca dokumen meeting dengan kecepatan mereka sendiri, mengklik tautan, merujuk kembali ke materi lain, dan berpikir.
Cara ini akan memudahkan proses meeting jika terdapat peserta yang bukan penutur asli ataupun peserta jarak jauh.
Dengan menggunakan dokumen kolaboratif seperti Google Docs atau Figma, peserta meeting dapat menambahkan komentar di dokumen tersebut sesuai kebutuhan.
Cara ini memastikan semua peserta memiliki kesempatan untuk menambahkan pemikiran mereka pada dokumen tersebut.
Tidak hanya itu, cara ini membantu peserta non-penutur asli untuk mengajukan pertanyaan dalam bahasa aslinya dan membatasi kesempatan untuk pertanyaan yang tidak relevan dengan diskusi.
4. Lakukan diskusi yang dipandu oleh moderator
Sejatinya, silent meeting dapat dilakukan tanpa suara sama sekali.
Kamu dapat memanfaatkan dokumen kolaboratif untuk saling berbagi komentar dan pendapat.
Namun, adanya moderator akan membuat meeting menjadi lebih fokus dan terstruktur.
Moderator juga dapat membantu para peserta rapat apabila terdapat hal-hal yang perlu dijelaskan lebih lanjut atau diklarifikasi.
Nah, itu dia penjelasan lengkap seputar silent meeting ala Amazon dan berbagai perusahaan ternama lainnya.
Selain silent meeting, kamu tentunya akan menghadapi ragam meeting dan diskusi dengan atasanmu.
Maka, untuk mempersiapkan dirimu, Glints punya tips-tips sukses menghadapi ragam tipe atasan.
Tertarik? Klik di sini dan dapatkan artikelnya sekarang juga!
