Semua yang Perlu Kamu Tahu sebelum Handover Alias Serah Terima Pekerjaan

Sebelum resmi mengundurkan diri dari kantor, ada satu tugas terakhir yang harus kamu tunaikan yaitu serah terima pekerjaan (handover).

Jangan pernah berpikir bahwa tugasmu selesai hanya karena sudah mengirimkan surat pengunduran diri. Kamu tetap harus bertanggung jawab pada proses transisi agar bisa pergi tanpa beban.

Nah, berikut semua hal yang perlu kamu tahu seputar proses serah terima pekerjaan alias handover.

Apa Itu Handover?

© Freepik.com

Proses handover adalah hal yang umum dilakukan saat ada karyawan resign.

Namun, serah terima pekerjaan juga dapat berlaku sementara, seperti untuk menggantikan posisi rekan kerja yang mengambil cuti panjang atau cuti melahirkan tiga bulan.

Handover juga dapat dilakukan ketika kamu berpindah jabatan atau pindah departemen masih di perusahaan yang sama.

Apa pun alasannya, serah terima pekerjaan adalah proses penting yang harus selalu dilakukan dalam masa peralihan.

Sederhananya, kamu akan menyerahkan semua pengetahuan, tugas, dan tanggung jawab yang diemban selama ini kepada orang baru, baik dalam jangka panjang atau pendek.

Mengapa Harus Ada Periode Serah Terima Pekerjaan?

© Freepik.com

Periode waktu handover penting untuk memudahkan pekerjaan dari semua orang yang terlibat di dalamnya.

Bagi orang yang akan keluar, proses serah terima akan membantunya resign dengan lega tanpa dihantui oleh beban tuntutan atau utang sisa pekerjaan yang tak sempat dikerjakan.

Sementara itu, proses serah terima pekerjaan secara umum juga sangat bermanfaat bagi perusahaan.

Pasalnya, proses handover yang lancar dapat mencegah risiko munculnya gangguan atau hambatan pada alur kerja tim dan produktivitas di perusahaan.

Baca Juga: Saran jika Kamu Baru Masuk Kerja tapi Sudah Mau Resign

Proses handover akan membantu orang yang menggantikan posisimu mendapat gambaran yang jelas tentang pekerjaan yang akan mereka lakukan.

Selama prosesnya, karyawan pengganti akan diminta untuk melakukan tugas di bawah bimbingan dan instruksi dari pendahulunya.

Alhasil, mereka akan lebih cepat dan mudah beradaptasi dengan pekerjaan barunya.

Mereka pun jadi tahu persis apa yang harus dilakukan, bagaimana cara melakukannya, dan apa output yang diharapkan dari pekerjaan tersebut.

Bagaimana Cara Serah Terima Pekerjaan?

© Pexels.com

Perencanaan dan pelaksanaan proses serah terima adalah tanggung jawab utama dari karyawan yang keluar. Berikut adalah langkah-langkahnya untuk proses serah terima yang baik:

1. Diskusikan dulu rencana handover dengan manajer/supervisor

Jika kamu sudah mengetahui kapan tepatnya penggantimu mulai efektif bekerja, diskusikan dengan manajermu.

Hal ini penting untuk menentukan bagaimana detail proses serah terima pekerjaan akan dilaksanakan.

Manajer atau supervisor adalah pihak yang akan bertanggung jawab untuk memastikan prosedur handover dilaksanakan semaksimal mungkin.

Maka dari itu, tanyakan seberapa besar kontribusi yang ia harapkan dari kamu dan apa yang harus kamu prioritaskan selama masa serah terima ini. 

Kamu juga bisa menyisihkan waktu untuk berdiskusi dengan rekan kerja lainnya tentang rencana serah terima. tanyakan apa saja yang harus kamu prioritaskan dari sudut pandang mereka.

Jika ada isu baru yang belum kamu ketahui, manfaatkan kesempatan ini untuk mencari informasi dan merancang solusinya.

2. Siapkan dokumen serah terima

Ada baiknya untuk mulai menyiapkan draf dokumen serah terima pekerjaan begitu kamu tahu seberapa besar peranmu dalam proses ini dan kapan penggantimu akan mulai bekerja.

Di luar itu, menurut Chron, dokumen ini bisa bermanfaat jika proses transisimu berlangsung dalam waktu pendek.

Dokumen serah terima biasanya mencantumkan:

• Informasi rinci seputar day-to-day task list, deskripsi tugas, jadwal kerja, dan prioritas kerja.
• Deskripsi proses kegiatan harian saat bekerja.
• Daftar hal-hal penting yang harus dilakukan saat ini dan tanggung jawab yang harus dipenuhi dalam waktu dekat (deadline, rencana proyek, meeting, dsb).
• Berkas-berkas penting terkait pekerjaan yang harus diserahkan.
• Akses ke semua dokumen, spreadsheet, dan file online yang relevan.
• Apa saja yang diharapkan dari karyawan pengganti.
• Daftar kontak yang berkaitan dengan pekerjaan, meliputi klien, stakeholders, manajer, dll.
• Detail semua login dan kata sandi dari akun-akun yang relevan.
• Informasi tentang pekerjaan yang sedang berprogres.
• Masalah yang sedang berlangsung yang mempengaruhi proyek.
• Kalender berisi rencana kegiatan dan tenggatnya.
• Panduan untuk mengakses berkas dan direktori di komputer.

Serahkan dokumen ini secara langsung pada orang yang menggantikanmu. Manfaatkan juga kesempatan ini untuk menjelaskan informasi penting kepadanya.

Selain itu, momen ini bisa dimanfaatkan penggantimu untuk menanyakan hal-hal tertentu yang mungkin tidak ada di dokumen agar serah terima bisa berjalan dengan baik.

3. Sisihkan waktu untuk mentoring karyawan pengganti

Proses serah terima pekerjaan sangat penting untuk menjaga kelancaran kegiatan operasional perusahaan. 

Saat mentoring dan berdiskusi, berikan gambaran tentang situasi kerja dan jelaskan konteks pembicaraan agar tidak ada informasi yang terlewat.

Jika ia terbentur suatu masalah, bantu temukan penyebabnya dan cari solusinya bersama-sama.

Karyawan baru biasanya merasa sungkan atau segan untuk bertanya dalam beberapa hari pertama. Jelaskan bahwa kamu siap memberikan dukungan dan bantuan jika dibutuhkan.

Dengan demikian, kalian berdua bisa saling mendukung untuk memenuhi tanggung jawab selama masa serah terima pekerjaan.

4. Buat batas waktu

Seperti mengerjakan proyek dengan deadline khusus, proses handover juga ada batas waktunya agar tidak jadi berlarut-larut.

Melansir CIO, durasi proses serah terima pekerjaan yang efektif dan efisien adalah sekitar 2 minggu.

Namun, perencanaan durasi handover dapat bervariasi sesuai kebutuhan dan kondisi pada saat itu.

Kamu mungkin butuh mengarahkan, mengajari, atau melatih karyawan pengganti secara intensif selama beberapa jam hingga beberapa hari atau beberapa minggu.

Hal itu terutama jika tugas-tugas yang diwarisinya banyak dan berskala besar.

Baca Juga: 8 Tips Manajemen Waktu Agar Kerja Lebih Efisien

Pembatasan durasi waktu serah terima pekerjaan memastikan bahwa setelah proses selesai, individu yang bersangkutan dapat kembali fokus pada pekerjaan inti yang harus dikerjakan masing-masing.

Adanya pembatasan durasi serah terima juga memudahkan manajer melakukan pemantauan untuk memastikan bahwa prosesnya selesai dalam waktu yang ditentukan.

5. Adakan meeting di akhir untuk membahas proses handover

Sebelum kamu benar-benar keluar, pastikan untuk mengakhiri proses serah terima pekerjaan dengan meeting bersama manajer dan karyawan penggantimu.

Meeting ini adalah kesempatan yang bagus, dan terakhir, untuk memastikan bahwa ia sudah memahami peran dan tanggung jawabnya di tempat kerja tersebut.

Oleh karena itu, mintalah dia untuk menyiapkan pertanyaan, kekhawatiran, sampai isu-isu tak terduga yang mungkin dihadapinya selama handover.

Manfaatkan juga kesempatan meeting handover ini untuk meminta saran atau informasi penting lainnya dari kacamata manajer kamu berdua.

Baca Juga: Persiapkan Diri untuk 7 Pertanyaan Exit Interview Ini sebelum Resign!

Dengan memahami proses serah terima ini kamu akan menjadi karyawan bertanggung jawab dan meninggalkan kesan baik. Oleh karena itu, maksimalkan prosesnya saat akan resign, ya!

Nah, masih banyak informasi lain yang perlu kamu ketahui tentang proses resign dan dunia kerja secara umum.

Kamu hanya perlu berlangganan newsletter Glints untuk mendapatkan info tersebut setiap minggu.

Yuk, daftarkan akun profesionalmu di Glints untuk dapatkan tips dan trik pengembangan karier yang menarik untukmu!

• Job Handover Guidelines