Retrospective: Definisi, Pentingnya, Tips, dan Template Gratis
Ditulis oleh : Alisatul Aini
Bagi kamu yang bekerja di startup, retrospective adalah istilah yang mungkin sering didengar.
Pasalnya, retrospective memang sering diadakan dalam agile project management yang banyak diterapkan di lingkungan kerja yang fast-paced.
Namun, tak menutup kemungkinan retrospective juga akan mulai sering ditemui di berbagai tempat kerja lainnya, mengingat manfaatnya yang memang cukup esensial.
Untuk memahaminya lebih lanjut, ayo simak pembahasan Glints berikut ini!
Isi Artikel
Definisi Retrospective
Dilansir dari Lucid Spark, retrospective adalah meeting yang dilakukan di beberapa tahapan project untuk evaluasi dan merumuskan strategi yang lebih baik ke depannya.
Dari definisi tersebut, dapat terlihat bahwa retrospective dapat diadakan oleh semua tim dalam perusahaan.
Dalam tim product, misalnya, Product Plan menyebutkan bahwa retrospective juga dilakukan untuk mendiskusikan keseluruhan proses pengembangan hingga launching produk.
Hal ini dilakukan agar anggota tim tahu apa yang harus diperbaiki berdasarkan hasil diskusi tersebut.
Konsep retrospective pada dasarnya menekankan pentingnya belajar dari kesalahan masa lalu agar tidak mengulangi kesalahan yang sama di masa depan.
Pentingnya Retrospective
Beberapa alasan penting diadakannya retrospective meeting di antaranya adalah sebagai berikut.
1. Menciptakan ruang untuk membahas berbagai masalah
Di dunia kerja, sebuah tim tentunya memerlukan safe space atau ruang aman untuk membahas masalah yang terjadi selama pengerjaan project.
Melalui retrospective, semua orang akan memahami bahwa ini memang saatnya untuk berterus terang mengenai tantangan yang mereka hadapi.
Hal ini mungkin cukup sulit untuk dilakukan tanpa retrospective. Mereka akan merasa bahwa momen tertentu sangatlah tidak tepat untuk membahas persoalan terkait project.
2. Kerja sama untuk mencari solusi
Melalui retrospective, semua orang dari berbagai divisi dapat berpartisipasi dalam memberikan ide.
Cara ini tentunya lebih efektif dibandingkan dengan mengadakan meeting terpisah di setiap tim atau divisi.
Selain itu, semua anggota akhirnya bisa lebih menyadari bahwa ada masalah di tim lain lalu ikut menyarankan sebuah solusi dan memberi perspektif dari sisi yang berbeda.
3. Mengidentifikasi peluang di masa depan
Nah, selain membahas tantangan dan masalah, retrospective adalah cara tepat agar perusahaan dapat mengidentifikasi peluang yang selama ini belum disadari.
Dengan adanya meeting ini, divisi lain juga dapat memberi masukan bagaimana suatu peluang dapat dioptimalkan.
Pimpinan bisa memancing agar tiap divisi berinisiatif untuk menawarkan bantuan demi memaksimalkan peluangnya.
4. Mendokumentasikan keberhasilan tim
Momen retrospective bisa dimanfaatkan untuk mengakui keberhasilan dan merayakan kemenangan kecil yang diraih.
Dari kemenangan tersebut, tentunya ada pelajaran yang bisa dipetik agar perusahaan tidak melewatkan peluang yang lebih baik di masa depan.
Apresiasi adalah salah satu sumber semangat yang mampu memotivasi karyawan di tempat kerja. Jadi, gunakanlah kesempatan ini untuk mengapresiasi anggota tim dan rekan kerja.
5. Merencanakan langkah selanjutnya
Setelah mengidentifikasi keberhasilan dan tantangan yang dihadapi, saatnya membuat action plan yang jelas dan terukur.
Meeting ini akan membantu lead untuk mengakomodasi saran dari semua orang dan menuangkannya dalam actionable steps.
Tips Melakukan Retrospective yang Efektif
Kapan sajakah perusahaan perlu mengadakan retrospective dan seberapa sering meeting ini perlu diselenggarakan?
Nah, coba perhatikan tips-tips penting di bawah ini sebagaimana dilansir dari Easy Retro.
1. Lakukan sesegera mungkin
Waktu yang paling tepat untuk mengadakan retrospective adalah sesegera mungkin setelah tahap krusial berhasil terlewati.
Jadi, kamu tidak perlu menunggu project sampai 100% berakhir untuk mengadakan meeting ini.
Katakanlah project-mu terbagi menjadi 3 stage atau tahapan utama. Maka, sangat disarankan untuk mengadakan retrospective segera setelah 1 stage terselesaikan.
2. Jangan terlalu sering atau jarang mengadakan retrospective
Terlalu sering dan terlalu jarang mengadakan retrospective sama-sama akan memberi dampak negatif pada teamwork di perusahaan.
Efek samping terlalu sering melaksanakan retrospective di antaranya yaitu:
- tim akan mengalami burnout
- karyawan merasa sangat tertekan untuk melakukan tugasnya dengan sempurna
- retrospective hanya akan terasa seperti rapat rutin yang agendanya tidak terlalu produktif
Di sisi lain, akibat dari terlalu jarang melaksanakan retrospective di antaranya adalah:
- menghilangkan support system yang diperlukan karyawan
- karyawan akan lebih sering lupa
- suatu permasalahan akan terlalu lambat untuk diatasi
Menemukan jadwal yang pas merupakan tantangan tersendiri bagi perusahaan. Namun, kamu dapat memutuskannya berdasarkan seberapa sering sprint diadakan.
Sprint adalah pembagian tugas dan timeline project yang harus diselesaikan dalam periode waktu tertentu.
Jika timmu biasanya membuat sprint jangka panjang seperti tiap bulan atau kwartal, sebaiknya adakan retrospective 1-2x sebulan.
3. Tentukan durasi yang tepat
Tips selanjutnya untuk mengadakan retrospective yang efektif adalah dengan memperhatikan durasi meeting.
Waktu yang disarankan adalah 30 menit setiap meeting. Namun, jika retrospective diadakan setiap 2 minggu 1x atau lebih jarang, tak apa untuk menambah durasi menjadi 1 jam.
Yang jelas, harus ada seseorang yang mengatur waktu secara ketat agar pembahasan menjadi lebih ringkas dan produktif.
Bila perlu, gunakan timer agar setiap orang bisa lebih berhati-hati dan memperhatikan waktu ketika mendapat giliran berbicara.
4. Dokumentasikan dengan rapi
Menggunakan minutes of meeting saja terkadang tidak cukup karena pembahasan dalam retrospective biasanya lebih banyak dan kompleks.
Oleh karena itu, kamu akan memerlukan suatu dokumen untuk membantu mengorganisasikan hasil retrospective agar dapat digunakan dan diakses dengan mudah oleh semua pihak.
Contoh Retrospective
Supaya kamu dapat gambaran yang lebih jelas, berikut Glints lampirkan 2 contoh format dokumentasi retrospective.
Contoh di bawah ini dapat kamu jadikan sebagai referensi sebelum memutuskan mau menggunakan jenis yang mana.
Template Restrospective
Pada intinya, retrospective adalah jenis meeting yang difokuskan untuk mengevaluasi project secara lebih terorganisasi.
Untuk memudahkanmu menerapkan meeting ini, Glints telah siapkan template dokumen yang sudah siap untuk digunakan.
Di dalamnya, sudah terdapat format tabel serta petunjuk dan tips pengisiannya.
Cara mendapatkannya juga sangat mudah. Cukup isi pertanyaan di bawah ini lalu klik tombol Download Template!
