RACI Matrix, Cara Pembagian Tugas Efektif untuk Tim yang Lebih Produktif
Isi Artikel
Pembagian tugas yang tepat sangat berpengaruh pada performa anggota tim. RACI matrix adalah salah satu cara terbaik yang bisa kamu jadikan pilihan.
Sebenarnya, matriks RACI sudah cukup umum dan telah digunakan oleh banyak lembaga dan perusahaan.
RACI memang adalah salah satu tools untuk membantu mengidentifikasi suatu peran yang tepat untuk para anggota tim.
Jadi, diharapkan semua anggota tim dapat melakukan pekerjaannya dengan lebih baik serta lebih paham atas tanggung jawab yang dimilikinya.
Tertarik untuk segera mencoba menerapkannya untuk timmu? Yuk, baca dulu rangkuman soal RACI matrix yang sudah Glints persiapkan untukmu berikut ini.
Baca Juga: Kenalan dengan 11 Pilihan Metode Manajemen Proyek di Sini, Yuk!
Apa Itu RACI Matrix?
© Tacticalprojectmanager.com
Sederhananya, RACI adalah suatu metrik yang efektif untuk membagi tugas dan tanggung jawab kepada para anggota tim.
Untuk lebih jelasnya, menurut RACI Solutions, sebenarnya RACI matrix adalah suatu tool yang efektif untuk menjelaskan peran individu dalam suatu kelompok.
Tidak hanya itu, metode ini juga dapat membantu setiap individu untuk memahami tanggung jawab pekerjaannya.
RACI matrix atau yang juga sering disebut sebagai RACI model ini pertama kali diperkenalkan pada tahun 1950-an.
Pada saat itu, metode ini disebut dengan Decision Rights Matrix. Namun, kini RACI matrix menjadi sebutan yang paling umum digunakan.
Telah muncul sejak puluhan tahun yang lalu membuat RACI matrix sangat populer dan telah digunakan oleh banyak perusahaan besar dunia.
Setelah mengetahui definisinya, kini cari tahu dulu apa makna dari singkatan RACI berikut ini.
Responsible
Huruf R dari singkatan RACI adalah kepanjangan dari responsible atau tanggung jawab.
Saat membagi tugas menggunakan metode ini, responsible adalah orang yang bertanggung jawab untuk melakukan tugas yang sudah diembannya hingga selesai.
Accountable
Kemudian huruf A adalah accountable yaitu mereka yang bertanggung jawab dengan seluruh tugas yang dilimpahkan ke anggota timnya.
Selain itu, mereka juga memiliki otoritas untuk mengambil keputusan terkait dengan penugasan.
Peran ini sangat penting karena mereka harus bisa bertanggung jawab dalam setiap keputusan yang sudah diambil.
Consulted
Seseorang yang menjadi bagian dari consulted adalah mereka yang telah ahli di bidangnya.
Pasalnya, mereka akan bertugas untuk memberikan informasi seputar proyek yang sedang dikerjakan.
Biasanya ada beberapa orang yang berperan sebagai consulted karena sarannya sangat diperlukan agar proyek bisa berjalan dengan lancar.
Informed
Terakhir, I dari RACI adalah informed yaitu anggota yang selalu mendapatkan informasi tentang kemajuan dari proyek yang sedang dijalankan.
Setiap ada keputusan dan perubahan yang dilakukan oleh tim harus selalu diberitahukan kepada seseorang yang masuk dalam golongan ini.
Manfaat Menggunakan RACI Matrix
© Projectsmart.co.uk
Setelah mengetahui apa definisi dan unsurnya, kamu juga harus tahu apa saja manfaatnya saat menggunakan metode ini.
Dilansir dari The Digital Project Manager, inilah beberapa manfaat menggunakan RACI matrix yang perlu kamu pahami.
1. Memudahkan komunikasi
Manfaat pertama dari menggunakan RACI matrix adalah untuk mempermudah komunikasi di antara anggota tim.
Saat menggunakan tools ini, tugas masing-masing anggota sudah dipastikan. Mulai dari siapa yang melaksanakan pekerjaan, memberikan informasi, hingga siapa yang bertanggung jawab penuh.
Jadi, komunikasi yang terjadi antar anggota tim lebih mudah dilakukan karena mereka sudah tahu peran masing-masing.
Tidak ada lagi yang terus bertanya mengenai tugasnya atau bahkan terjadi miskomunikasi di dalam tim.
Hal itu tentunya akan mempermudah dan mempercepat proses pengerjaan suatu proyek.
2. Mencegah terlalu banyak orang dalam suatu tugas
Terlalu banyak orang dalam satu peran juga kurang baik dan tidak efektif.
Itulah mengapa lewat RACI matrix kita bisa menentukan siapa yang paling cocok dalam mengerjakan suatu pekerjaan.
Penempatan tugas juga tidak asal-asalan saja karena tergantung dengan skill yang dimiliki hingga jabatannya di perusahaan.
Menggunakan metrik RACI akan dengan mudah untuk membagi peran secara efektif. Jadi, tidak akan ada kelebihan orang dalam posisi tertentu.
3. Kelebihan beban kerja bisa dicegah
Manfaat selanjutnya dari RACI adalah untuk mengatur agar setiap karyawan tidak mendapatkan beban kerja yang terlalu berlebihan.
Saat seseorang melakukan pekerjaan yang terlalu banyak, pastinya hasil kerjanya tidak akan maksimal.
Bahkan, seorang karyawan juga bisa terancam mengalami stres di tempat kerja karena merasa tertekan dengan beban pekerjaannya.
Saat menggunakan metrik RACI, tentunya semua orang akan mendapatkan porsi kerja yang sesuai dengan kemampuannya.
Baca Juga: 7 Kualitas Tim yang Baik dan Sukses
Cara Membuat RACI Matrix
© Triaster.co.uk
RACI adalah suatu metode yang akan memudahkan untuk mengidentifikasi peran dan tanggung jawab anggota tim.
Oleh karena itu, dalam proses pembuatannya diperlukan persiapan menyeluruh. Mulai dari mengidentifikasi siapa saja yang terlibat hingga macam-macam tugasnya.
Berikut ini langkah-langkah dalam menyusun RACI matrix, antara lain:
1. Identifikasi apa saja jenis pekerjaan yang diperlukan
Langkah pertama untuk membuat RACI matrix adalah dengan mengidentifikasi apa saja jenis pekerjaan yang dibutuhkan dalam proyek yang akan dijalankan.
Sebagai contoh, proyek yang akan dijalankan adalah untuk membangun sebuah website untuk produk.
Tentu saja contoh tugas yang harus dilakukan adalah melakukan riset, proses mendesain, hingga melakukan pengujian.
2. Identifikasi setiap anggota tim
Setelah tahu apa saja pekerjaan yang dibutuhkan dalam menjalankan proyek, tahapan kedua bisa segera dilakukan.
Dari tahapan pertama, diketahui bahwa tugas yang perlu dilakukan adalah melakukan riset, membuat desain, hingga melakukan pengujian.
Jadi, anggota tim yang terlibat dalam proyek ini haruslah mereka yang mampu menguasai hal tersebut.
Misalnya saja UX researcher, UI/UX designer, business analyst, web developer, hingga product manager.
3. Mulai gambar matriksnya
Setelah sudah tahu apa saja tugas dan orang yang terlibat, kini waktunya untuk mulai menggambar matriks RACI.
Menurut Software Advice, kita bisa memanfaatkan Microsoft Excel atau Google Sheet untuk menggambar matriks RACI.
Pastikan kamu membuat kolomnya dengan benar. Di kolom bagian paling kiri buatlah beberapa baris untuk menuliskan apa saja jenis tugas yang akan dilakukan.
Kemudian, buat beberapa kolom lagi di sebelah kanan untuk menuliskan peran dari setiap anggota tim yang terlibat.
4. Tuliskan peran dan tanggung jawab dari masing-masing anggota
Setelah selesai membuat kolom, kamu bisa segera mengisi setiap kotaknya dengan R, A, C, dan I.
Dalam menentukan tugas dan peran, sebaiknya lakukan dengan berdiskusi terlebih dahulu agar semua pihak bisa paham tugasnya masing-masing.
Pastikan semua anggota tim yang terlibat dalam proyek bisa datang mengikuti diskusi. Pasalnya, dalam pembagian tugas, diperlukan juga persetujuan dari setiap anggota.
Selain itu, mereka juga bisa mengutarakan pendapatnya mengenai pembagian tugas ini. Jadi diharapkan tidak ada paksaan dan semua bisa bekerja dengan usaha terbaik.
5. Informasikan hasil pembagian tugasnya kepada semua yang berkepentingan
Tahap terakhir dari proses pembuatan matriks RACI adalah dengan menginformasikan hasil diskusinya kepada para pihak yang terkait.
Sebelum proyeknya dimulai, pastikan para stakeholder dan semua yang berkepentingan mengetahui soal pembagian tugas melalui matriks RACI ini.
Baca Juga: Key Performance Indicators yang Tepat untuk Tim Marketing
Demikianlah penjelasan mengenai RACI matrix mulai dari pengertian, manfaat, dan cara membuatnya.
Menariknya, RACI adalah metode pembagian tugas yang bisa dilakukan untuk proyek berskala kecil hingga besar. Jadi, kamu bisa memanfaatkannya sesuai dengan kebutuhan.
Jika kamu masih penasaran seputar topik produktivitas kerja, Glints punya artikel lainnya untuk kamu.
Klik di sini dan baca sekarang!
